Projektleiter - was machen die nochmal genau?

Peter ist frischgebackener Projektleiter und freut sich über seine neuen Aufgaben. Das erste Projekt steht auch schon an. Sein Abteilungsleiter hat ihm da eine Aufgabe auf den Tisch gelegt: "Kümmern Sie sich da mal darum, Sie haben ja jetzt diese Schulung gehabt."
Peter ist dann doch etwas ratlos. Wie soll er jetzt genau anfangen?
Er holt sich Rat bei einem erfahrenen Kollegen. "Tja", sagt der, "wenn dein Telefon nicht dauernd klingelt, stimmt was in deinem Projekt nicht. Mit der Planung allein ist es nicht getan, du musst auch für die Umsetzung sorgen. Also im Zweifelsfall immer noch mal nachfragen, ob alle alles verstanden haben und es auch tun." "Naja", denkt Peter, "das sollte doch nicht so schwer sein. Und überhaupt, ich soll das Projekt leiten und nicht telefonieren." "Solange alle an einem Strang ziehen, die du für das Projekt brauchst, ist das auch einfach. Sorge dafür, dass alle das Projekt verstanden haben, um das Du Dich kümmerst", bekommt er zur Antwort.
 

Projektleiter -  was machen die nochmal genau?

Grafik: braintool software gmbh

Die grundlegenden Dinge sind immer gleich, auch wenn jedes Unternehmen sie wahrscheinlich ein wenig anders handhabt : Die Aufgaben eines Projektleiters. Projektleiter haben umfassende Verantwortlichkeiten oder werden zeitlich befristet mit einem bestimmten Projekt betraut. Die generellen Aufgaben eines Projektleiters sind nicht eindeutig definiert. Allerdings gibt es in allen Branchen und Unternehmen zahlreiche Gemeinsamkeiten. Diese hat der Projektmanagement-Software-Hersteller braintool in einer animierten Infografik zusammengefasst.
Von der Planung bis zum Projektabschluss
Der Projektleiter ist für die Durchführung des jeweiligen Projektes verantwortlich. Er plant und koordiniert die Umsetzung, setzt Ziele und Meilensteine. Er steuert das Projekt anhand der Daten und Fristen, die er zuvor in seiner Planung einfliessen liess. Ist das Planziel in Verzug, leitet er notwendige Steuerungsmaßnahmen in die Wege, um gegenzusteuern.
Im Verlauf eines Projektes zeichnen sich daher folgende Aufgaben ab:
  • Projekte planen und koordinieren
  • Projektziele sowie Meilensteine definieren und erreichen
  • Mitarbeiter führen, koordinieren und motivieren
  • Projektcontrolling, Kontrolle und Einleitung von Maßnahmen
  • Kommunikation mit Teams, Vorgesetzten und Auftraggebern
  • Projektdokumentation und Projektabschluss sicherstellen
Motivation und Kommunikation sind ein wichtiger Faktor
Für die erfolgreiche Umsetzung eines jeden Projektes ist das Projektteam das entscheidende Fundament. Der Projektleiter koordiniert dabei die Aufgaben seines Teams und sollte die Motivation dabei nie aus den Augen verlieren. Ebenso entscheidend für den Erfolg ist eine saubere und klare Kommunikation mit dem Team, Vorgesetzten und externen Parteien.
Nach der ersten Projektplanungsrunde weiß Peter, was der erfahrene Kollege gemeint hat. Alle ins Boot zu holen, ist doch nicht so einfach. Peter hat verstanden, dass er sich erstmal um eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis des Projektzieles kümmern muss. Tatsächlich hatte jeder in der Besprechung eine andere Vorstellung vom Projektziel im Kopf. Es war harte Arbeit, dass sich alle auf ein gemeinsames Bild, eine Metapher, für das Projekt einigen konnten. Dafür weiß aber jetzt auch jeder, was gemeint ist. Und Peter fragt ab sofort immer nach Beispielen, egal um welche fachliche Anforderung oder Idee es geht. Je genauer alle erklären, was sie meinen, umso schneller kommen alle voran. Und das geht am besten mit Beispiel-Geschichten. Nicht das Peter Geschichtenerzähler werden wollte....
 
Der erfolgreiche Abschluss
Der Projektleiter stellt eine informative Projektdokumentation während des Projektes und zum Abschluss sicher. Dies gilt, bei erfolgreicher Projektdurchführung ebenso wie bei Projekten, die aus guten Gründen nicht bis zum Ende umgesetzt werden. Bei jedem Projekt gibt es Learnings für das Team und den Projektleiter, die Verbesserungen für Folgeprojekte sicherstellen. In diesem Sinne wünschen wir viel Erfolg für die Durchführung zahlreicher Projekte.
Die schönsten Geschichten entstehen tatsächlich beim Rückblick auf das Projekt, stellt Peter dann einige Wochen später fest. Dann wenn alle in Ruhe auf das geleistete zurückblicken, und Pannen und unerwartete Erfolge Revue passieren lassen. Peter und sein Team nehmen eine ganze Menge Erfahrung mit, die sie dann den Neulingen weitererzählen werden. Und Peter weiß jetzt: wenn das Telefon nicht den ganzen Tag klingelt, läuft irgendetwas aus dem Ruder.
Danke an Braintool für die Grafik und die Erklärung, was denn ein Projektleiter so macht. Peter hat das sehr geholfen.
Wer wie Peter mehr über die Kommunikation mit Geschichten im Projekt lernen möchte, kann sich hier informieren:
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