Wie planst du deinen Tag? Um produktiv planen zu können, empfiehlt es sich bereits am Abend seine To-do-Liste für den folgenden Tag zu erstellen. Überlege dir welche deiner Aufgaben du heute nicht geschafft hast und was du morgen alles angehen wirst. Dies spart dir Zeit, denn am gerade endenden Arbeitstag weißt du genau wo du dran bist und kannst so am besten entscheiden was noch alles zu tun ist. Dank der feierabendlichen To-do-Liste, brauchst du am nächsten morgen nicht lange zu überlegen was zu tun ist und womit du anfangen sollst.
Heute möchte ich euch eine weitere Technik aus dem klassischen Zeitmanagement vorstellen. Bekannt ist sie unter dem Namen: A-L-P-E-N-Methode.
„Die A-L-P-E-N-Methode ist ein Begriff des Zeitmanagement und ist eine vergleichsweise einfache, bei richtiger und konsequenter Handhabung aber sehr effektive Art, seinen Tagesablauf zu planen.“ – wie es das Online-Lexikon Wikipedia so schön umschreibt.
A-L-P-E-N steht für:
Aufgaben
Länge
Pufferzeiten
Entscheidungen
Nachkontrolle
Aufgaben
Aufgaben aufschreiben ist ein Tipp den wir immer wieder in den verschiedensten Zeitmanagement-Methoden wiederfinden. Zum einen hilft es einem dabei nichts zu vergessen, und zum anderen bringe ich somit einen Teil meiner Gedanken – die immer wieder in meinem Kopf herumschwirren – auf Papier und nehme somit weniger davon mit in den Feierabend. Notiere dir alle Aufgaben und Termine für den morgigen Tag, hierbei ist die Reihenfolge zunächst völlig egal, die Hauptsache ist, du schreibst es auf. Was du notiert hast, musst du dir nicht mehr merken und du kannst morgen problemlos wieder darauf zugreifen. Ein weiterer Vorteil ist es, dass du anhand dieser To-do-Liste deine Aufgaben später besser priorisieren und sortieren kannst. Siehe hierzu: MIT (Most Important Task) und Das Wichtigste zuerst tun ☝
Länge
Wir neigen dazu zu überschätzen, was wir an einem einzelnen Tag schaffen können, wir unterschätzen jedoch, was wir in einem Jahr alles erreichen können. Nehmen wir uns zu viel vor und erreichen unser Tagesziel nicht, schaden wir damit unserem Selbstbewusstsein oder werden schnell frustriert. Um dies zu umgehen, ist es ratsam den Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben möglichst realistisch einzuschätzen. Bei vielen Aufgaben kann man hierzu auf Erfahrungswerte zurückgreifen, bei manchen jedoch ist es im Vorfeld schwierig eine Erledigungsdauer abzuschätzen. Notiere dir Datum und Uhrzeit für feste Termine und setzte dir Zeitlimits für die einzelnen Aufgaben.
Pufferzeiten
Neben dem realistischen Einschätzen des Zeitaufwandes und dem setzen von Zeitlimits für das abarbeiten von Aufgaben, ist es ebenso wichtig Pufferzeiten einzuplanen. Würdest du deinen Arbeitstag – wie oben beschrieben – komplett verplanen, könntest du dein Pensum niemals schaffen. Abgesehen von eventuellen Fehleinschätzungen vom Zeitaufwand, kommen erfahrungsgemäß immer noch weitere Verzögerungen oder Komplikationen auf. Du musst überraschend an einem Meeting teilnehmen, ein Kundengespräch dauert länger als gedacht oder die Technik spielt ganz einfach nicht mit. Schon wäre deine Planung dahin. Um dem zu entgehen solltest du stets Pufferzeiten in deine Planung mit aufnehmen. Die ALPEN-Methode empfiehlt hierzu lediglich 60 % des Arbeitstages fest zu verplanen und die restlichen 40 % als Puffer für Unvorhergesehenes einzuplanen.
Entscheidungen
Eine weitere wichtige Rolle – um seine Tagesziele auch wirklich zu erreichen – spielen die Entscheidungen die ich treffe. Es gilt Schwerpunkte und Prioritäten setzen! Eine bewährte Methode hierzu ist das Eisenhower-Prinzip auch Eisenhower-Matrix genannt. Es zielt darauf hin, seine anstehenden Aufgaben zunächst zu kategorisieren und mit Hilfe der Matrix auch zu priorisieren, um zu entscheiden womit man sich als nächstes beschäftigt und welche Aufgaben delegiert werden. Selbst wenn sich am Ende des Tages herausstellen sollte, dass noch etwas Zeit übrig ist, sollte man tunlichst vermeiden, einmal delegierte Aufgaben dann doch selbst zu übernehmen.
Nachkontrolle
Bei der Nachkontrolle geht es nicht nur darum die einzelnen Punkte der Liste nochmals auf Vollständigkeit zu kontrollieren, sondern auch darum zu überlegen wo es am vergangenen Tag Probleme gab. Wo waren die Bearbeitungszeiten nicht realistisch, kam ich mit den Pufferzeiten zurecht, Was kann sonst noch verbessert werden? Habe ich den Aufgaben – rückblickend betrachtet – die richtigen Prioritäten zugewiesen, oder hätte ich es besser anders gemacht. Was kann ich aus meinen Erfahrungen lernen?
Fazit: Auch wenn die A-L-P-E-N-Methode sich leider nur auf die Tagesplanung bezieht und andere Zeiträume völlig außer acht lässt, eignet sie sich – aufgrund ihrer Einfachheit – hervorragend für Zeitmanagement Einsteiger.
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