„Wer zu viel arbeitet, hat keine Zeit Geld zu verdienen.“ Mit diesem Glaubenssatz hat es John D. Rockefeller immerhin zu einem der reichsten Menschen der Neuzeit geschafft, und ist damit stolze 98 Jahre alt geworden. Es scheint also zu gehen, stressfrei zu leben und dabei produktiv zu sein.
Stressfreie Produktivität und die Dinge geregelt zu kriegen ist auch der Kern des „Getting Things Done“-Ansatzes. Bei „Getting Things Done“ (GTD) geht es nicht darum, To-Do Listen zu erstellen, so wie es bei den meisten Zeitmanagement-Methoden der Fall ist. Der GTD-Ansatz setzt – im Vergleich zu anderen Methoden – viel früher an, nämlich dann, wenn die Dinge, die Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen, in Ihrem Kopf oder E-Mail-Eingang oder auf Ihrem Schreibtisch auftauchen.
Fassen Sie jedes Stück „Zeugs“ nur einmal an
Ziel ist es, alles, das Ihre Aufmerksamkeit beansprucht, in einem System zu erfassen, in dem Ideen, Gedanken, Verpflichtungen und Ihre gesamte Kommunikation erfasst und organisiert ist. Sie sollten sich auch zum Ziel machen, jedes einzelne Stück „Zeugs“ in Ihrem System konsequent daraufhin zu prüfen, ob es eine Aktion erfordert. Und wenn ja, dass Sie konkrete nächste Schritte und gewünschte Ergebnisse daraus ableiten und aufschreiben. Wichtig ist, dass Sie jedes Stück Zeugs nur einmal anfassen und bis zum Ende überlegen, was genau damit zu tun ist – und wie und wo dieses erledigt werden soll. Beispielsweise am Computer, am Telefon, oder im Büro. Wenn Sie im Flugzeug sitzen, brauchen Sie mit der Liste der zu führenden Telefonate gar nicht erst Stress produzieren, sondern schauen besser nur auf Aufgabenlisten (Kategorien), die Sie im Flieger auch bearbeiten können.
Getting Things Done – und zwar dann, wenn die Dinge gerade die Aufmerksamkeit beanspruchen.
Aufgaben in unterschiedlichen Listen bzw. Kategorien zu erfassen, gibt Ihnen mehr Struktur und Klarheit bei Ihren Verpflichtungen. Mit dieser Vorgehensweise bauen Sie sich Schritt für Schritt ein vollständiges System auf, in dem alle Ihre Verpflichtungen, Projekte und Gedanken gut aufgehoben sind. Dann können Sie dieses System regelmäßig durchsehen und jederzeit entscheiden, was in diesem Moment Priorität hat und was in diesem Moment am besten und effektivsten erledigt werden kann. Und übrigens: alles was Sie in Ihrem System erfasst haben, haben Sie nicht mehr im Kopf. Da ist jetzt Platz, um kreative Ideen zu entwickeln, konzentriert und aufmerksam zu sein, oder um einfach nur zu entspannen und nichts zu tun – denn nichts tun fühlt sich nur dann gut an, wenn Sie wissen, was Sie nicht tun.
„Getting Things Done“ als Schlüsselelement für Erfolg
Klingt simpel und dennoch werden im Durchschnitt gut 50% der Arbeitsvorgänge, die ein Wissensarbeiter anfängt, nicht zu Ende gebracht. Hand auf’s Herz, wer von Ihnen hat schon mal eine E-Mail wieder auf ungelesen gesetzt, weil Sie sie aus Neugier geöffnet haben, um dann festzustellen, dass der Inhalt Sie in dem Moment überfordert.
