Kündigt sich der Betriebsprüfer des zuständigen Finanzamts an, entstehen bei den meisten Unternehmern tiefe Sorgenfalten auf der Stirn. Selbst wenn man sich keiner Schuld bewusst ist, alle Obliegenheiten und Pflichten erfüllt zu haben glaubt – allein nicht zu wissen, warum und wonach gesucht wird, verunsichert. Wann eine Außenprüfung ansteht und wie sie abläuft, aber auch, welche Folgen sie haben kann, soll hier geklärt werden.
Die erste Frage, wenn die Ankündigung im Briefkasten liegt, lautet meist: „Warum ich?“ Während große Unternehmen regelmäßig unter die Finanzamtslupe genommen werden, müssen kleine und mittlere Betriebe nur damit rechnen, bei Verdachtsmomenten oder nach dem Losprinzip ausgewählt zu werden. Hellhörig werden die Beamten vor allem, wenn das Betriebsvermögen Zuwachs bekommt, das Privatvermögen allerdings keine entsprechenden Einlagen zulassen dürfte. Auch das umgekehrte Prinzip, also hohes Privatvermögen oder ein nicht erklärbarer Lebensstil ohne entsprechende betriebliche Gewinne – die im Übrigen mit dem Branchendurchschnitt abgeglichen werden –, rufen das Finanzamt auf den Plan. Das alarmierende Stichwort hierzu lautet: Schwarzgeld! Verluste, die sich über mehrere Jahre hinziehen, auffällige frühere Betriebsprüfungen mit höheren Steuernachzahlungen, eine teilweise oder auch komplette Betriebsaufgabe sowie Rechtsformwechsel stellen weitere Gründe dar.
Prüfer sind grundsätzlich neugierig
Wie kann man sich nun auf den Besuch des Finanzbeamten vorbereiten? Zunächst sind der Zeitraum sowie die Steuerarten interessant, die dieser prüfen will. Meist werden drei Kalenderjahre kontrolliert, häufig die letzten. Dabei geht es selten nur beispielsweise um die Umsatzsteuer, sondern in der Regel um mehrere Steuerarten. Diese Information kann der Ankündigung entnommen werden, die für gewöhnlich zwei Wochen vor dem Termin zugeht. Viel Zeit bleibt also nicht, um sich vorzubereiten. Dennoch sollte man Antworten auf detaillierte Fragen parat und alle relevanten Unterlagen griffbereit haben. Der Prüfer ist grundsätzlich berechtigt, zu den üblichen Geschäftszeiten Grundstücke und Betriebsräume zu besichtigen – und er wird das auch tun, um sich ein Bild zu machen. Soll verhindert werden, dass er einen zu genauen Einblick in betriebliche Abläufe erhält, kann eine Prüfung im Amt oder beim Steuerberater beantragt werden. Das allerdings ist nur im Ausnahmefall gestattet, etwa, wenn im Unternehmen keine Räumlichkeiten für den Besucher zur Verfügung stehen.
Fehler bereits im Vorfeld vermeiden
Ist der Prüfer im Haus, können eigentlich kaum noch Fehler gemacht werden – außer man verweigert die gewünschten Auskünfte und Unterlagen oder versucht gar, ihn auf unlautere Weise zu beeinflussen. Im Vorfeld allerdings kann man viel falsch machen. Statistiken zeigen, dass allein 2006 die kleinen Unternehmen ihre Betriebsprüfungen teuer zu stehen kamen: 980 Millionen Euro Steuern wurden nachgefordert, davon entfielen 450 Millionen Euro auf die Einkommenssteuer, 170 Millionen Euro auf die Körperschaftssteuer und 135 Millionen auf die Umsatzsteuer. Häufig wurden dabei private Kosten als Betriebsausgaben gebucht, Einnahmen nicht oder in falschen Zeiträumen erfasst, nicht die korrekten Umsatzsteuersätze gewählt sowie Eigenverbräuche nicht angesetzt oder gewinnmindernde Posten gebucht, die bei objektiver Betrachtungsweise nicht abziehbar wären. Fallen dem Betriebsprüfer jedoch Sachverhalte auf, die zum Verdacht einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit führen, ist er verpflichtet, die Prüfung zu unterbrechen und die zuständige Straf- oder Bußgeldstelle zu informieren. Die Selbstanzeige, lange Mittel der Wahl, um Schlimmeres zu vermeiden, ist übrigens inzwischen keine wirkliche Option mehr – zumindest nicht in einem Stadium des Verfahrens, in dem man bereits ins Visier der Behörden geraten ist.
Bei Fundsachen hilft Verhandlungsgeschick
Das Ende der Betriebsprüfung markiert die Schlussbesprechung. Sie stellt in der Praxis eine Art Verhandlung zwischen der Finanzverwaltung und dem Steuerpflichtigen über das Ergebnis der Prüfung dar. Spielräume sind gegeben, hängen allerdings durchaus vom Verhandlungsgeschick des Unternehmers ab. Beanstandungen fließen in den Abschlussbericht des Prüfers ein. Bevor dieser vom Finanzamt zur Berechnung der Nachzahlung herangezogen wird, kann – und sollte! – er eingesehen und gegebenenfalls nochmals diskutiert werden. Kommt es zu Nachforderungen, kann ebenfalls verhandelt werden – nicht über die Höhe als solche, immerhin aber über eine eventuelle Stundung sowie die Raten, in denen die Steuerschulden abgezahlt werden können. Hier gilt es allerdings auch mit der Hausbank zu sprechen, denn die Zinsen, die der Staat für das Quasi-Darlehen verlangt, liegen deutlich über den marktüblichen Kreditangeboten.
