Von Uvos und Flow – wie alles läuft…

• 10. April 2016
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Sicherlich hast auch du jede Menge Uvo’s zuhause und in deinem Umfeld.
Und wie du die bekämpfst, ohne in Stress zu verfallen, möchte ich dir in diesem Artikel erklären.

Zunächst einmal was ist ein Uvo?

Nein ich habe mich nicht vertippt und ich meine auch nicht die fliegenden Untertassen. Ein Uvo ist ein unvollendetes Objekt. Das kann eine liegengebliebene Handarbeit sein, oder ein noch nicht geplantes Event, eine kaputte Schublade oder auch das Unkraut im Garten. Alle die Dinge, die mehr als 2 Schritte oder Tätigkeiten benötigen, um sie abzuschliessen nenne ich Projekt und wenn es noch nicht beendet oder abgeschlossen ist, ist es ein Uvo.

Wenn man nun eine Familie und einen Haushalt managed, dann kommen einem sehr viele Projekte unter, die alle bearbeitet werden müssen. Es ist keine leichte Aufgabe, darauf zu achten, dass man überall dran bleibt.

Inhalt

• Zunächst einmal was ist ein Uvo?
• Was ist denn Flow?
• Wo kommt das denn her?
• Was ist dieses Getting-Things-Done oder auch GTD?
• Wie funktioniert das nun?
• Wie fange ich denn jetzt an?

Wie oft passiert es dir, dass du dich beispielsweise über eine quietschende Schranktür ärgerst. Eigentlich keine große Sache, einfach einen Tropfen Öl ins Scharnier und erledigt. Dummerweise hast du aber gerade kein Öl im Haus, also kannst du es nicht erledigen. Es sind also mindestens 2 Schritte notwendig um dieses Projekt zu beenden, nämlich 1. Öl kaufen und 2. die Tür ölen. Du machst den Schrank also wieder zu, denkst dir, dass du mal Öl besorgen musst und eine Woche später machst du die Schranktür wieder auf und sie quietscht immernoch.

Dieses Beispiel ist sicherlich nur eine Kleinigkeit, aber man kann es auf viele andere Dinge ebenso übertragen. Wenn sich nun viele solcher Uvo’s stapeln bei dir, dann läuft nix mehr. Du bist frustriert, weil du das Gefühl hast, nichts auf die Reihe zu bekommen und dir alles irgendwie aus den Händen gleitet. Jedes Mal, wenn du im Alltag nun auf ein solches Uvo stößt, stresst es dich jedes Mal mehr und du wirst immer unzufriedener.

Was ist denn Flow?

Flow ist ein Zustand, welcher sehr erstrebenswert ist, weil er sich einfach geil anfühlt (Entschuldigung für dieses Wort, aber es ist tatsächlich so!!)

Wenn du alles am Laufen hast und alle Projekte und Aufgaben voran gehen (man kann nicht immer alles sofort komplett erledigen, aber zumindest auf den Weg bringen!) dann befindest du dich im Flow. Deine Tätigkeiten fliessen wie ein langer ruhiger Fluss und du bist dabei komplett entspannt, weil weder Zeitstress noch die Angst etwas Wichtiges zu vergessen dich in irgendeiner Art stressen. Weil du weißt, das du alles im Griff hast!

Der Flow ist also dein Ziel!

Wo kommt das denn her?

Ich habe es bereits mehrfach erwähnt, das eines der inspirierensten Bücher, welche ich je gelesen habe, das Buch „Wie ich die Dinge geregelt bekomme“ von David Allen ist.

Dort wird von der sogenannten Getting-Things-Done Methode gesprochen, welche ausführlich vorgestellt wird. Das funktioniert für den Beruf genauso wie für das Privatleben. Und erst nachdem ich dieses Buch wirklich verschlungen hatte, war mich wirklich klar, warum ich so frustriert war und wie ich das ändern kann.

Das liegt nun schon gute 12 Jahre zurück das ich es das erste Mal gelesen habe und es steht nach wie vor in meinem Regal mit Stickern gespickt und wird auch immer mal wieder als Inspiration gelesen.

Was ist dieses Getting-Things-Done oder auch GTD?

Gerade wenn man grosse Dinge vor hat, die viele Arbeitsschritte erfordern, dann wacht unser innerer Schweinehund auf und blockiert, wo er nur kann. Daraus ergibt sich, das man vieles aufschiebt, bis es nicht mehr geht. Das stresst und ist kontraproduktiv.

Daher wird empfohlen sich bei allen Projekten immer nur um die nächsten Schritte zu kümmern.

Das hat den Effekt, dass man sich nicht selber überfordert und trotzdem alles am Laufen bleibt.

Lieber in kleinen Schritten dem Ziel nähern.

Wie funktioniert das nun?

Ein Projekt ist eine Aufgabe, die aus mehr als 2 Schritten besteht.

Wenn du auf eine Aufgabe triffst, die weniger als 2 Schritte benötigt, dann erledige sie sofort.

Du hast nun also eine Aufgabe, die mehr als 2 Schritte erfordert. Du kannst dir dafür einen Projektordner anlegen, (geht super mit dem System von Classei) in dem du ab sofort alles sammelst, was mit dem Projekt zu tun hat.

• Zunächst solltest du dein Projekt benennen und auch formulieren, wie der IST-Zustand ist.
• Dann solltest du festhalten, was der SOLL-Zustand ist, also wie es aussehen muss, damit dein Projekt abgeschlossen ist.

Der Weg zum SOLL-Zustand ist oft ein langer Weg mit vielen kleinen Arbeitsschritten und weil der am Anfang so weit aussieht, fangen wir erst gar nicht an.

Wenn du formuliert hast, wie dein Ist- und dein Sollzustand ist, hast du bereits einen Anfang getan. Diese Formulierungen wandern in den Projektordner.

• Nun überlegst du dir, was der nächste logische Schritt ist, um diesen Zustand zu erreichen. Diesen führst du dann entweder sofort aus (wenn es etwas ist, was man sofort machen kann) oder schreibst ihn dir in dein Superbuch.

Ein Beispiel: Du ärgerst dich schon lange über deine hässlichen Gardinen und möchtest dieses gerne ändern. Der SOLL-Zustand ist in diesem Fall eine Fensterdeko, die dir gefällt. Die nächsten logischen Schritte könnten sein:

• Informiere dich im Internet, was dir gefallen könnte
• wenn du schon genau weißt, was du haben möchtest, könnte der nächste logische Schritt sein, dass du dein Fenster ausmist.
• Du kannst dein Fenster nicht ausmessen, weil der Zollstock verschwunden ist, dann könnte der nächste logische Schritt sein, dass du deinen Partner fragst, wo der Zollstock ist.

Jedes Mal, wenn du einen Schritt erledigt hast, schreibst du dir gleich den nächsten logischen Schritt auf und erledigst ihn dann. So kommt die ganze Sache ins Rollen.

Du musst nicht einen ganzen Nachmittag damit verbringen, das komplette Projekt umzusetzen, aber wenn du, wie in diesem Beipiel schon mal dein Fenster ausgemessen hast, dann kannst du beim nächsten Stadtbesuch nach Gardinen schauen oder beim nächsten Surfen im Internet die Webshops abklappern.

Und so kommst du Schritt für Schritt deinem Ziel näher.

Nun ist es ja so, dass wir in der Regel sehr viele Projekte haben. Durch das Aufteilen in kleine Häppchen fällt es leichter, diese alle am Laufen zu halten. Denn man kann dann gleichartige Aufgaben gemeinsam erledigen.

Ist es für mehrere Projekt notwendig Anrufe zu tätigen, so können diese auf einer Liste der zu tätigenden Anrufe festgehalten werden. Hast du nun zwischendrin Zeit, kannst du dir diese Liste zur Hand nehmen und einen nach dem anderen abarbeiten.

Ich arbeite für Projekte gerne online mit Azendoo. Dort kann ich die Aufgaben mit Schlagworten belegen und mir dementsprechend Listen anzeigen lassen. Beispiel Anrufe, wenn ich eine Aufgabe mit dem Schlagwort Anruf versehe, kann ich mir alle Aufgaben anzeigen lassen, die das Schlagwort Anruf haben. So kann ich ganz einfach sehen, welche Leute ich wofür anrufen muss. Aber du kannst es auch in deinem Superbuch festhalten. Für Anrufe mache ich ein kleines Telefonsymbol vorne. Habe ich Zeit und Ruhe zum Telefonieren, gehe ich die Kürzel durch und arbeite nacheinander alle Telefone ab.

Wichtig ist dabei, dass du sofort nach dem Erledigen dieser Aufgabe überlegst, was der nächste logische Schritt ist und dir diesen vermerkst. So stellst du sicher, dass alles auch am Laufen bleibt.

Wie fange ich denn jetzt an?

Hier ist es tatsächlich am sinnvollsten, sich mal ein Wochenende Zeit zu nehmen und wirklich von Raum zu Raum zu wandern und sich alles das aufzuschreiben, was man erledigt haben möchte.

Auch den Papierkram durchgehen, Emails und alle weiteren Dinge, die von aussen auf dich zukommen.

Schreib dir alles am Besten auf einzelne Blätter, die du erstmal nur sammelst. Ich habe dafür immer einen Stapel Schmierpapier auf Din A 5 gerissen auf meinem Schreibtisch.

Wenn du alle Aufgaben erfasst hast, nimmst du dir die Zettel, dein Superbuch und deinen Kalender zur Hand.

Jetzt gehst du deinen „Projektzettelstapel“ durch und überlegst dir zunächst, wie das Endergebnis, also der SOLL-Zustand sein muss, damit du das Projekt für dich zufriedenstellend abschliessen kannst.

Das kannst du auf dem Projektzettel vermerken.

Als nächstes überlege dir den ersten logischen Schritt in diese Richtung, vermerke ihn als Aufgabe in deinem Superbuch und sollte es ein fixes Datum geben, bis wann diese Aufgabe unbedingt erledigt sein muss, schreibe dieses Datum dahinter.

Dieses Datum vermerkst du nun auch in deinem Kalender.

Wenn du deinen Stapel durchgearbeitet hast, dann hast du schonmal alle sogenannten „losen Enden“ erfasst und kannst beginnen jedes einzelne Projekt zum Laufen zu bringen und vor allem am Laufen zu halten!

Du siehst also, es klingt komplizierter als es ist. Probier es doch einfach mal aus. Und berichte von deinen Erfahrungen!