Projekte

Johari Fenster

Gruppendynamik ( Projektmanagement Fachmann)
Man sagt, das Ganze sei mehr als die Summe seiner Teile. Diese Behauptung ist nicht unumstritten. Die Autoren geben aber zu bedenken, dass es Aufgaben gibt die vorteilhafter in der Einzelarbeit als in der Gruppenarbeit gelöst werden können.
Insgesammt unterscheidet Hofstätter drei Typen von Aufgaben die in Gruppen gelöst ewrd´5n müsste
zum Einen die Kräfte Additon, bei der die Gruppe ihre Kräfte summiert. Dies kann bei Aufgaben des Tragen und Hebens der Fall sei. Für eine Projektgruppe bedeutet dies die Notwendigkeit der gegnseitigen Unterstützung, sowie der Ergänzung ihrer Fähigkeiten. Hier wirkt der Koaktionseffekt ( vergleich Baitsch 1994), diese entstehen bereits wenn ehrere Menschen in der Nähe vonenadner auch ohne Kooperation mit dem Ausführen von Aufgaben beschäftigt sind. Dieser Effekt bewirkt, dass diese Arbeiter effektiver tätig sind, als wenn sie getrennt voneinander arbeiten. Basierend auf den Effekt sollten Projektgruppen gesonderte Räume zur Verfügung gestellt werden.
Die zweite Aufgabengruppe ist das Problemlösen. Baitsch ( 1994) nennt diese hier wirkende Effekte Kooperationseffekt: Die Gruppe trägt Lösungsvorschläge zusammen und wägt gemeinsam ab welche Vor- und Nachteile eine Lösung hat. Dieses Vorgehen gewährleistet, dass individuelle Fehler ausgemerzt werden.
Der Projektleiter muss jedoch die Konvergenzneigung berücksichtigen. Das bedeutet, dasss Gruppezu Übereinstimmungen neigen.
Ein weiterer beachtenswerter Aspekt ist der risky shift, bei dem alle Entscheidungn die in der Gruppe getroffen werden ein höheres Risiko beinhalten, als ewn diese Entscheidungen allein getroffen werden. Diesen Effekt muss der Projektleiter kennen, beachten und ausgleichen. Dieser Ausgleich kann unter anderem durch folgende Maßnahmen erfolgen: Er kann de Prozess von Ideensuche und Beurteilung voneinander trennen, dadurch erhält er eine objektivere Risikobeurteilung. Er sollte beim Beurteilen Störungen zulassen, durch diese Zwischenbemerkungen können Risikoüberlegungen mit in den Beurteilungsprozess einfließen. Zudem macht es Sinn die Risikoabschätzung getrennt durch einzelne Gruppenmitglieder vorzunehmen
Die dritte Aufgabenart ist das Setzen von Leistungmaßstäben, Normen und Regeln, Bestimmen und Entscheide
Hier liegt ein Vorteil in der Gruppenarbeit: Gruppen entschieden schneller und diese Entscheidungen werden schneller realisiert als bei Einzelaufgaben (BAITSCH 1994)
Hoffstätter nennt drei Bedingungen die für einen Leistungsvorteil in der Gruppe gegeben sein müssen: Kommunikationsbediungen ( es muss ein Meinungsaustausch stattfinde)
Akzeptanzbedingung ( die Mitglieder müsssen sich gegenseitig akzeptieren)
Unabhängigkeitsbedingung

Leistungshemmende Faktoren

Not inventet here Syndrom: S 352 festegestellt von Katz und Allen: Stabile Arbeitsgruppen glauben, dass sie ein Monopol auf das Wissen und Können von ihrem Arbeitsbereich hätten. Je länger die Gruppe besteht, desto stärker ist dies Phänomen ausgeprägt. Es findet hier bei laut Katz und Allen zwar kein direkter Leistungsabfall statt, wohl aber die Tendenz sich äußeren Informationsquellen gegenüber zu verschließen.

Auch die Außenkommunikation betrifft das Gatekeeper Funktion. Die Abgrenzung der Gruppe nach außen ist oft wichtig für Identität und Leistung. Ist ein einziges Mitglied für die Kommunikation mit der Außenwelt zuständig, oder gar der Projektleiter, so spricht man von der Gatekeeper Funktion. Die Kommunikationssperre kann sich negativ auf die Gruppenleistung auswirken muss es aber nicht.

Ein weiteres Phänomen bei der Gruppenarbeit ist as Groupthink ( Janis 1972), nach dem selbst Fachleute erstaunliche Fehlleistungen verbringen. Hierbei ist die rationale Denkfähigkeit der Gruppenmitglieder vom Bedürfnis den Meinungen der Gruppenleitung zu entsprechen überlagert, außerdem dominiert in den betroffenen Gruppen das Gefühl von Unverwundbarkeit der Gruppe. Hierbei werden inkonsistente Informationen ignoriert oder weniger wichtig bewertet, also konsistente Informationen. Inkonsistente Informationen werden als unbewußte Selbstzensur zurück gehalten oder weniger gewichtig dargestellt. Dieses Phänomen tritt bei Gruppen auf, die hoch kohäsiv und von anderen Informationsquellen abgeschlossen sind.

Gruppenphase Thomas Ruf

Jede Gruppe die sich neu gründet, hat besondere Phasen die sie durchlaufen-. Die Teamentwicklung vollzieht sich nach Thomas Ruf in vier Phasen: Orientierung, Frustation, Aufbruch, Produktion
Die Erste Phase Orientierung ist durch viel Arbeitseifer mit hohen Erwartungen gekenzeichnet. Die Abhängigkeit von Autorität udn Hierachie ist hoch, sowie das Bedürfnis sich in das Team einzubinden
In der zweiten Phase (Frustation) zeigen sich die Unterschiede zwischen Realität und Hoffnung. Die Teilnehmer sind unzufrieden mit der eigenen Autoritätsabhängigkeit und auch negative Reaktionen gegenüber Leitern und anderen Teilnehmern sind an der Tagesordnung. Hinzu kommen Konkurrenz um Machtpositionen, sowie das Erleben von Polaritäten
In der Aufbruchsphase brechen diese Unzufriedeheiten auf, die Kluft zwischen Erwartung und Realität wird immer weniger Überbrückbar. Die Teilnehmer entwickeln Selbstvertrauen udn Zuversicht, es kommt zu einem offenen Austausch zwischen den Teilnehmer. Sie entwickeln eine Teamsprache und teilen Verantwortungen untereinander auf.
In der Produktionsphase dominiert die Freude am Team, das gemeinsame Produktivitätserleben, ein Selbstbewußtsein, sowie ein hohes Leistungniveau.

Projektplanung Thomas Ruf

Projektverlauf Thomas Ruf

Projektidee
Leitbilder und strategische Ideen beeinflussen das Bilden einer Projektidee
Recherche und Datenauswertungen, sowie Problemanalyse
Projektdefinition
Ziele werden gesteckt, Durchführbarkeitsstudie ist bei Großprojekten wichtig, die Managementplanung beginnt

Projektauftrag: Nach der Definition werden Auftraggeber, Entscheidungsträger die Ergebnisse der Zielanalyse und Durchführbarkeitsstudie vorgestellt. Entscheidung über diee Projektfreigabe durch die Entscheidungsträger

Durchführungsplanung
Grobplanung: Hier werden Sammelvorgänge definiert, Dokumentationssoftware und Layoutanpassung
Feinplanung
von Sammelvorgängen werden die Tätigkeiten in konrete Tätikeiten umgschrieben, Zeiteinsätze und Einsatz von Ressourcen werden abgschätzt.
Projektdurchführung: Ausführungsschritte, Kontrollschritte und Steuerungsschritte werden festgelegt.
Projektabschluss
Projektergebnisse werden ermittelt es wird überprüft in wie fern die Ziele erreicht wurdn. Das Dokumenttieren und Archivieren gehört in diese Projektphase.

Meilensteine Thomas Ruf
Ein Projekt sollte in Teilerfolge zerlegt werden, in sogenannte Meilensteine. Diese Projektabschnitte sind sogenannte Meilensteine, welche höchste Priorität im Projektverlauf haben.

Projektcontrolling Thomas Ruf
Strategisches Controlling Projektübergreifend, strategische Bedeutung des Projekts, unternehmerisches Portfolio, Projektziele
Operatives Controlling projektbezogene Kosten, Investitonen, Entwicklung des Projektbudgets
Nutzen Controlling Analyse von Effizienz, Risiko, Chance und Sinn, permanetnte Überprüfung
Qualitative Controlling permanenter Proze durch Projektleiter, Richtlinien udn korrekte Duchführung werden überprüft
Ergebniscontrolling periodisch wiederkehrender Prozess, bei dem der IST Zustand mit dem Soll Zustand abgeglichen wird, Termine und Meilensteine werden überprüft. o
Prozesscontrolling: EInhalten der Feinplanung ( Termine und Resourcen)
Risiken Thomas Ruf

Ein Projekt kann nur so gut kontrolliert werden wie es geplant wurde.

Eine falsche Planung führt zu einer falschen SOLL Annahme und damit können Abweichungen nnicht mehr realistisch beurteilt werden.

Typische Fehler bei der Iniitierung und Bearbeitung von Projekten nach Pannenbäcker 1994 aus (Projektmanagement Fachmann Band 1) S 122
1.Ungenügende Analyse der Ausgangssituation
Wünsche werden zu Projekte
Subjektive Eindrücke als Basis von Veränderungen
Kein Datenmaterial vorhanden
2. Unklare Vorgaben der Projektziele
Subjektiv
unbegründet
nicht strukturiert
nicht dokumentiert
3.Ungenügende Alternativsuche für Projektlösung
Favorisieren der Lieblingslösung
Fehlender Mut bisheriges in Frage zu stellennn
4. Unklare Projektverantwortlichkeiten
Führungskräfte nicht informiert
Kompetenzen nicht festgelegt
Projetverantwortung nicht festgelegt
5. Ungenügende Zuweisung von Personal
Qualitative Defizite
Kapazitätsdefizite
6. Unprofessioneller Umgang mit Projektabweichungen
Abeichungen werden nicht erfasst und bewertet
Scheu, über Abweichungen zu berichten
7.Unterschätzung von Risiken im Bearbeitungsablauf
Fehlende Definition und Bewertung
Keine Risikovorsorge
Keine Alternativstrategien
8.Fehlende Projektstrukturierung und-Organisationn
Fehlende Übersicht über Projektinhalt und -ablauf
Improvisation gegenüber Projektbeteiligten, Kunden und Leitung
9.Fehlende Auswertung abgeschlossener Projekte
Keine Lernbereitschaft
Kein Erfahrungstransfert
Keine Abschlussbewertung

heitel und krainz

Projektgruppen wurden entwickelt als normale, lineare Organisationsformen nicht mehr weiter führten

Berufsakademie für Bankwirtschaft
Studienarbeit
SK01 Einführung und Selbstmanagement
für Studienanfänger
„Teammanagement als Teil des Projektmanagements“
Vorgelegt von: Henning Mextorf
Beselerstraße 9
25813 Husum
am:
Bank: VR Bank eG Niebüll
Studienjahrgang: 2012
Prüferin: Petra Strohmann
Inhaltsverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis 3
1. Einleitung 5
2. Teammanagement 5
2.1. Definition 5
2.2. Vergleich von Gruppen und Teams 6
2.3. Vor- und Nachteile von Teamarbeit 7
Abkürzungsverzeichnis
1. Einleitung
2. Teammanagement
2.1. Definition
Der Begriff „Team“ stammt aus dem Englischen und kommt seiner Bedeu-tung nach von „Tierkoppel“ oder „Gespann“. Damit wird die Verbindung von mindestens zwei Personen beschrieben, die eine sportliche oder arbeitsbe-zogene Tätigkeit durchführen, wobei für diese Arbeit nur der arbeitsbezogene Aspekt interessant ist. Ein Team dient häufig der Erfüllung von speziellen und innovativen Aufgaben.
Das „Management“ von Unternehmen und Organisationen beinhaltet die Führung sowie Leitung in zugewiesenen Verantwortungsbereichen. Die Wurzel des Begriffs stammt von „manus agere“, was in etwa „an der Hand bzw. mit der Hand führen und leiten“ bedeutet. Unter Management versteht Staehle die „Koordination arbeitsteiliger und multipersonal zugeordneter Aktivitäten in Ausrichtung auf abgestimmte Ziele und unter sparsamem Mitteleinsatz.“
Beim Teammanagement steht im Vordergrund die Führung und Beeinflus-sung der Teammitglieder sowie der Steuerung derer Leistungen. Auch ist es wichtig, dass die führende Person im Team sensibel mit der „Ressource Mensch“ umgeht. Nach den Autoren Hansel und Lomnitz stehen im Mittel-punkt des Teammanagements drei Bereiche: Thema, Gruppe und Individu-um.
Zunächst muss das Thema oder die Aufgabe definiert werden, welche in dem Team bearbeitet werden soll. Dazu muss ein zeitlicher Rahmen abge-steckt werden, in dem ein ebenfalls zu definierendes Ziel erreicht werden muss. Zur besseren Darstellung der Aufgabe des Teams kann diese visuell dargestellt werden.
Ziel des zweites Bereiches der Gruppe bzw. des Teams ist es eine möglichst hohe Arbeitsfähigkeit zu erreichen. Dafür muss geklärt werden wie gruppendynamische Prozesse verlaufen können.
Der letzte Bereich ist die Einbindung des Individuums in das Team. Bei der Auswahl passender Kandidaten für ein Team spielen vor allem soziale Fä-higkeiten sowie die Persönlichkeit neben dem Leistungsvermögen des Be-werbers eine äußerst wichtige Rolle. Aus diesem Grund soll von herkömmli-chen Stellenbeschreibungen Abstand genommen, da diese zu statisch for-muliert sind.
2.2. Vergleich von Gruppen und Teams
Scheinen Gruppen und Teams auf den ersten Blick dasselbe zu sein, so gibt es auf den zweiten Blick doch einige Unterschiede.
Bei einer Gruppe entsteht häufig ein Die-Gefühl, hingegen bei der Arbeit in einem Team eher ein Wir-Gefühl zu erkennen ist, welches von einer größe-ren Identifikation mit der Aufgabe zeugt.
Ein Team ist zudem flexibler in der Vorgehensweise, da eine Gruppe in den meisten Fällen sehr auf ein Ziel fixiert ist und durch Regeln sowie Organisationshandbücher in einen Handlungsrahmen gedrängt werden. Teams arbeiten mehr problemlösungsorientiert.
2.3. Vor- und Nachteile von Teamarbeit
Teamarbeit bietet sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter mehrere Vorteile. In einem Team können das Wissen und die Erfahrungen aller Mitwirkenden gebündelt werden und zur Umsetzung des gesetzten Ziels angewandt werden. Außerdem entsteht innerhalb des Teams ein Leistungsdruck unter den Teammitgliedern, welcher zu einer Steigerung sowohl der Effizienz als auch der Effektivität führen kann. Neben diesem Aspekt kann jeder Einzelne auch durch das Feedback der anderen an sich selber arbeiten. Positives Feedback bzw. Anerkennung führt darüber hinaus zur Steigerung des Selbstwertgefühls und der eigenen Zufriedenheit.