Mit „Verklausulierungen“ in Leistungsbeurteilungen sowie deren Entschlüsselung befassen sich viele Publikationen. Arbeitsgerichtsklagen von Arbeitnehmern beziehen sich jedoch häufiger auf die Form der Zeugnisausstellung als auf die inhaltlichen Details. Grundsätzlich gilt: Das Arbeitszeugnis vermittelt dem Leser nicht nur ein Bild von demjenigen, der darin beurteilt wird, sondern auch eines des ausstellenden Unternehmens. Nachfolgend gehen wir auf die grundsätzlichen rechtlichen Erfordernisse ein.
Die Pflicht. Grundsätzlich sind Arbeitgeber sind Ausstellung eines Zeugnisses verpflichtet. Berechtigt dazu ist der Inhaber des Unternehmens bzw. ein Vertretungsberechtigter; bei juristischen Personen – zum Beispiel einer GmbH – muss das Zeugnis durch den gesetzlichen Vertreter ausgestellt werden. Die Stellung oder Position muss sich durch einen entsprechenden Hinweis unmittelbar aus dem Arbeitszeugnis ergeben.
Die Form. Zu beanstanden ist ein Zeugnis schon dann, wenn die Form nicht gewahrt wird. Mindestanforderungen sind:
- Sauberes, unbeschädigtes Original-Geschäftspapier im DIN-A4-Format mit
- vollständiger Firmenbezeichnung sowie die Geschäftsanschrift und ggf. Logo, jedoch
- ohne Adressfeld. Die Anschrift des Mitarbeiters ist im Zeugnis nicht aufzuführen.
- Der Text muss in Maschinenschrift bzw. mittels Textverarbeitung erstellt werden und darf keine Radierungen, Verbesserungen, Streichungen usw. enthalten.
- Die zu verwendende Sprache ist Deutsch, sofern nichts anderes vereinbart wurde.
- Wird das Zeugnis verschickt, darf es nicht gefaltet werden (BAG, Az.: 9 AZR 893/98).
Die Überschrift. Ein Arbeitszeugnis muss keine Überschrift tragen, allerdings ist diese ratsam. Üblich sind (ohne Interpunktion):
- „Arbeitszeugnis“
- „Zwischenzeugnis“
- „Ausbildungszeugnis“
- „Praktikantenzeugnis“ oder „Praktikumszeugnis“
Begriffe wie Arbeitsbescheinigung, Arbeitsbeurteilung, Beurteilung, Bewertung oder Bestätigung sind nicht nur unüblich, sondern inhaltlich falsch.
Die Struktur. Die folgende Gliederung hat sich bewährt und sorgt für einen schnellen Überblick beim Leser:
Beim einfachen Arbeitszeugnis:
- Einleitung mit Angaben zur Person des Arbeitnehmers (Vor- und Familienname, ggf. Geburtsname, akademische Titel, Geburtsdatum und -ort),
- Angaben zur vertraglichen Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie
- der Kurzbezeichnung der Position mit Tätigkeitsbeschreibung,
- auf Wunsch einer Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses,
- die Schlussformel (außer bei Zwischenzeugnissen).
Beim qualifizierten Arbeitszeugnis:
- Einleitung (siehe oben),
- eine ausführliche und vollständige, jedoch nur relevante Tätigkeitsbeschreibung (Stellenbeschreibung, Funktionsumfang, Aufgaben- und Verantwortungsbereich, Kompetenzen, Aufgabenschwerpunkte, ggf. Zusatz- und Spezialaufgaben, Aufgabenwechsel, berufliche Entwicklung im Unternehmen),
- konkrete Leistungsbeurteilung (Leistungsbereitschaft – das „Wollen“ des Mitarbeiters -, Befähigungen – das „Können“ -, Arbeitsweise und Arbeitsstil, allgemeine Ergebnisse und besondere Erfolge, Zufriedenheitsformel),
- ggf. Führungsbeurteilung (Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter, Aussagen zur Motivation und Entwicklung von Mitarbeitern, Delegationsfähigkeiten, Erfolge des Teams, Kompetenzen im Rahmen der Führungsrolle, Auswahl- und Einstellungserfahrung)
- auf Wunsch eine Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie
- die Schlussformel (außer bei Zwischenzeugnissen).
Das Ausstellungsdatum und die Unterschrift. Zum notwendigen Inhalt eines Arbeitszeugnisses gehört das Datum. Es sollte auf den Austrittstag datiert sein, kann bei späterer Zeugnisanforderung aber auch das aktuelle Datum tragen. Letzte Formerfordernis ist die Originalunterschrift des Ausstellers mit einem dokumentenechten Stift. Ausbildungs- und Praktikantenzeugnisse müssen zusätzlich vom Ausbilder unterzeichnet werden.
