[Digitale Ordnung] E-Mail Postfach ausmisten und organisieren

Und weiter gehts mit dem Digitalem Ausmisten, ich hoffe ihr macht fleißig mit Wir haben nun also schon folgendes erledigt:

1. Den Desktop aufgeräumt
2. E-Mail Adressen ausgemistet

Heute geht es nun mit dem E-Mail Postfach weiter. Anders als bei der echten Post, landen E-Mails bei mir oft nicht schnell genug im Papierkorb. Ständig habe ich noch Newsletter, die schon uralt sind, im Posteingang, oder E-Mails mit Gutscheincodes, die schon gar nicht mehr gültig sind. Ich denke ihr versteht was ich meine. Ich habe bereits vor 3 Jahren einen Beitrag über das Leeren des E-Mail Postfachs geschrieben, den ihr hier finden könnt.

Heute möchte ich euch aber noch ein paar Tipps auf den Weg geben, die euch dabei helfen sollen euer Postfach besser zu strukturieren.

1. Betrachtet euren Posteingang nicht als permanenten Ablageort!

Jetzt mal ehrlich: Wenn wir echte Post bekommen, dann öffnen wir diese, bearbeiten sie, schmeißen sie weg oder legen sie in einen Ablagekorb, in dem wir alle Unterlagen sammeln die abgeheftet werden müssen. Im Idealfall wird die Post auch direkt weggeheftet. E-Mails hingegen landen im Posteingang und nunja, dann bleiben sie dort auch. Meist unbearbeitet, viele werden geöffnet aber nicht gelöscht (dadurch häufe ich auch die vielen Newsletter an, die gar nicht mehr von Bedeutung sind) und andere geraten einfach in Vergessenheit. Daher mein Tipp an euch: Betrachtet den Posteingang als euren Schreibtisch und versucht immer diesen auch leer zu lassen! In meinem Posteingang befanden sich vor ein paar Tagen noch 161 E-Mails. Nun sind es noch 10 (!!) Stück. Dabei bin ich so vorgegangen:

• Ich habe alles gelöscht, was nicht mehr aktuell war oder keine Bedeutung mehr hatte.
• Anschließend habe ich alle E-Mails, die ich aufbewahren möchte, in passende Ordner verschoben, wie z.B. Uni, Arbeit, Gutscheine.
• E-Mails, die dringend bearbeitet werden müssen, habe ich mit einem Sternchen markiert (so läuft das bei Googlemail, bei anderen Anbietern gibt es aber bestimmt ebenfalls eine Markier-Möglichkeit).

Somit habe ich in meinem Posteingang nur noch E-Mails, die aktuell sind: Bestellbestätigungen (von offenen Bestellungen, die Ware ist also noch nicht da),  oder eben E-Mails, die noch irgendeine Art von Handlung meinerseits verlangen.

2. Hinterfragt regelmäßig eure Newsletter-Abos!

Mir passiert es immer wieder, dass ich mich dabei ertappe wie E-Mails eines bestimmten Anbieters direkt ungelesen gelöscht werden. Wenn das häufiger passiert habe ich mir angewöhnt, die Newsletter abzubestellen. Wenn sie ungelesen gelöscht werden (und das immer wieder), dann können sie ja nicht so wichtig sein. Sobald ihr einen Newsletter abbestellt, überlegt euch auch ob es dazu ein Kundenkonto gibt und ob das nicht vielleicht auch direkt gelöscht werden kann! Bei manchen Shops bestellt man eben nur einmal (aus welchen Gründen auch immer) und dann brauch man dort auch kein Kundenkonto mehr. Lasst dieses direkt löschen, ggf. müsst ihr euch dennoch separat vom Newsletter abmelden.

3. Nutzt Unterordner in eurem Postfach!

Wie ich beim ersten Punkt schon erwähnt habe, verschieben ich alle E-Mails, die ich aufbewahren möchte, in separate Ordner. Es gibt eben immer wieder E-Mails, die nicht gelöscht werden dürfen, die aber eben auch nicht im Posteingang rumlungern müssen. Dafür kann ich Unterordner nur empfehlen! So habe ich z.B. auch einen Unterordner namens “Zugangsdaten”. Da landen alle Registrierungsbestätigungen drin. Wenn ich die alle im Posteingang hätte, dann würde der förmlich aus den Nähten platzen.

Neben den thematischen Ordnern kann man auch noch handlungsbezogene Ordner erstellen. Eine mögliche Ordnerstruktur wäre da beispielsweise:

1. Warten auf – Hier landen alle E-Mails, deren Inhalt noch auf eine Handlung anderer Menschen wartet
2. Beantworten – Hier könnten alle E-Mails abgelegt werden, deren Beantwortung sehr viel länger dauert als wenige Minuten.
3. Lesen/Ansehen – Diesen Ordner habe ich persönlich auch. Wenn ich unterwegs übers iPhone im Internet surfe und eine interessante Seite entdecke, dann schicke ich den Link dazu per E-Mail an mich selbst. Eingeordnet wird diese E-Mail dann in diesen Ordner, damit ich weiß, dass ich mir diese Website noch ansehen oder den Artikel lesen wollte etc.
4. Projekte – Falls ihr aktuell ein Projekt am Laufen habt könnten alle E-Mails, die dazu gehören, in diesem Ordner landen. Dann habt ihr direkt alles auf einem Blick zusammen.

Egal was für Ordner ihr euch anlegt, wichtig ist natürlich auch, dass ihr die Ordner regelmäßig durchseht und ggf. E-Mails löscht!

4. Passt die Reihenfolge der Ordner für euch an!

Viele E-Mail Programme (egal ob online oder offline) ordnen erstellte Unterordner alphabetisch. Ich empfehle jedoch immer, dass man oft benötigte Ordner ganz oben in der Liste hat und die selten benötigte eher unten. Wenn ihr das Glück habt keine alphabetische Sortierung zu haben (oder vielleicht könnt ihr diese deaktivieren), dann ist das Umsortieren der Ordner ganz einfach. Falls ihr die automatische Sortierung aber nicht verhindern könnt, dann nummeriert eure Ordner einfach durch! Selbst wenn der Order mit Z beginnt, wird er weiter oben landen, wenn er im Namen vorne eine 1, 2 oder 3 trägt.

5. Leert regelmäßig den Papierkorb!

Genauso wie Zuhause solltet ihr auch euren digitalen Papierkorb regelmäßig entleeren. Vielleicht könnt ihr in eurem E-Mail Programm auch einstellen, dass der Papierkorb in einem gewissen regelmäßigen Abstand immer automatisch geleert wird. Falls ihr diese Funktion habt, nutzt sie! Mein Papierkorb wird alle 30 Tage automatisch geleert und diese Funktion möchte ich nicht mehr missen.

Wenn ihr diese Tipps beachtet, sollte euer Postfach nicht mehr irgendwann überquillen oder im Chaos versinken. Ich werde mich nun wieder der nächsten Aufgabe widmen, die noch ausgewählt werden will, und lasse euch die Link-Party hier, falls ihr wieder mitmachen möchtet

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