Warum uns E-Mails heute mehr und mehr Zeit kosten anstatt Zeit einzusparen und was wir dagegen tun können. Als die E-Mail so langsam Einzug in unsere Arbeitswelt hielt, sparte sie uns zunächst eine Menge Zeit. Als elektronisch übermittelte Post ist sie deutlich schneller beim Empfänger als ein Brief der mir der herkömmlichen Post versendet wird. Mittlerweile sieht es jedoch so aus, dass uns die tägliche Flut an E-Mails zunehmend Zeit kostet die uns somit an anderer Stelle fehlt. Hier erhältst du Tipps für dein persönliches E-Mail-Management!
1. Schalte deine E-Mailbenachrichtigungen aus
Wer permanent von neu eingehenden E-Mails abgelenkt wird, sei es durch das aufpoppen einer kleinen Benachrichtigung auf dem Desktop und oder noch schlimmer mit einem Hinweiston, kann nicht konzentriert und fokussiert an einer Sache bleiben. Immer wieder wird man dadurch aus seinem Arbeitsfluss rausgerissen und ist genötigt diese sofort zu öffnen, zu lesen und eventuell auch noch zu bearbeiten. Bei Outlook kannst du diese Benachrichtigung wie folgt deaktivieren: Menü Extras > Optionen > Registerkarte Einstellungen > Schaltfläche E-Mail-Optionen dann das Häkchen bei Desktopbenachrichtigung anzeigen wegmachen und OK. Bei Mac OS X kannst du diese Benachrichtigung wie folgt deaktivieren: Systemeinstellungen > Mitteilungen > Mail und dann das Häkchen bei In Mitteilungszentrale anzeigen wegmachen.
2. Arbeite deine Mails stets in Blöcken ab
Checke deine Mails so selten wie möglich, doch so häufig wie nötig! Hast du dein Mailprogramm erst geöffnet, bearbeite auf jeden Fall alle Mails unmittelbar nacheinander ab. Dass soll jetzt nicht heißen, dass du Alle beantworten bzw. erledigen musst doch zumindest öffnen, kurz überfliegen und anschließend priorisieren solltest du sie. Spam und Werbung sofort löschen, unsinnige Infos oder Mails die mich nicht wirklich betreffen Marke CC: kurz anschauen und dann löschen. Mails die schnell und einfach zu erledigen bzw. beantworten sind, kurz und knackig beantworten. Und was dann noch übrig bleibt, würde ich nach dem Eisenhower-Prinzip abarbeiten. Sobald ich wieder eine Zero Inbox habe, Mailprogramm wieder schließen bzw. minimieren.
3. Mails immer von der aktuellsten zur ältesten bearbeiten
Wer seine Mails wie in Punkt 2. beschrieben in Blöcken abarbeitet hat im Normalfall zahlreiche ungelesene Mails aus den letzten paar Stunden. Hier empfiehlt es sich die Nachrichten von der neusten zur ältesten hin zu bearbeiten, nicht selten bedarf eine E-Mail überhaupt keiner Antwort mehr, da sie bereits von jemand anderem bearbeitet wurde – klassische CC: Mail – oder sich aus einem anderen Grund bereits erledigt hat. Diese Reihenfolge der Bearbeitung bewart dich davor deine wertvolle Zeit in die Beantwortung einer Mail zu stecken und fünf Mails später festzustellen dass die Mühe vergebens war.
4. Melde dich von unnötigen Newslettern ab
Newsletter können sehr interessant und nützlich sein, von dieser Art von Newslettern schreibe ich im Folgenden nicht. Oft wird man im Netz aufgefordert seine E-Mailadresse anzugeben, tut man dies kommt diese auf eine E-Mailliste und man bekommt – meist nachdem man seinen Eintrag zunächst in einer E-Mail bestätigt hat – ab jetzt E-Mails von dem jeweiligen Seitenbetreiber, gibt man seine Adresse nicht preis, kommt man häufig nicht an die Informationen heran die man eigentlich haben wollte. Wenn man die daraufhin folgenden E-Mails dann auch ließt und interessant findet, ist ja alles Gut und es ist nichts dagegen einzuwenden. Hat man sich jedoch nur eingetragen um weiter zu kommen oder um zu testen ob der angebote Inhalt etwas für einen ist, sind die darauf folgenden Mails für einen oft nutzlos und nervig. Hier solltest du dir die Zeit nehmen und dich davon abmelden. Oft erkennt dein Mailprogramm von selbst wenn es sich bei einer Mail um eine Massenmail handelt und bietet dir gleich oben am Kopf der Mail an, dich von diesem Newsletter abzumelden. Hast du diese Funktion nicht, dann suche ganz unten am Fuß der Mail nach abmelden oder unsubscribe so wirst du in Zukunft eine menge Mails weniger erhalten und sparst somit Zeit beim sortieren, abarbeiten und löschen.
5. Arbeite mit Ordnern um deine Mail zu organisieren
Um dein Postfach schnell und einfach übersichtlich zu bekommen, solltest du dir eine Ordnerstruktur in deinem E-Mailprogramm anlegen. Folgende Ordner haben sich bewährt: Antworten: Mails auf die ich reagieren muss, Lesen: Mails die ich später lesen möchte, Später lesen: Mails die später benötigt werden der Termin aber noch nicht klar ist oder ich auf jemand anderen angewiesen bin. Ablage: hier kommen Mails rein die ich behalten möchte oder muss. Jeder arbeitet ein wenig anders und es kann von Nöten sein, dass du noch ein paar weitere Ordner benötigst, doch bedenke: auch hier ist weniger mehr!
6. Nutze Regeln und Filter um deine Mails vorzusortieren
Spam wird immer raffinierter doch auch die Spamfilter werden immer weiter verbessert. Es lohnt sich von Zeit zu Zeit ein wenig daran rumzutüfteln und eventuelle neue Einstellmöglichkeiten auszuprobieren. Auch die Einrichtung gewisser Regeln kann sehr nützlich sein um seine Mails zu organisieren. Sende beispielsweise automatische Antworten oder verschiebe Mails bei denen du im CC: stehst direkt in deinen Später lesen Ordner. Sieh dir einfach die Auswahl an verschiedenen Regeln an und probiere welche für dich am nützlichsten sind.
Hast du auch noch einen guten Tipp zum Thema E-Mail Organisation, dann hinterlasse uns doch bitte eine Nachricht in den Kommentaren!
