Projektabschlusspräsentation. Endlich. Im finalen Meeting mit dem Steuerkreis wollen wir die Ergebnisse präsentieren und unser Beratungsunternehmen für einen Folgeauftrag empfehlen.
Silvia – Beraterin und Leiterin des Projektes – hat zur Abschlussveranstaltung geladen. Kurz vor knapp erscheint sie zum Treffen, klappt ihren Laptop auf und versucht diesen mit dem Beamer zu verbinden.
Die Minuten verstreichen, das Meeting hat längst begonnen. Silvia geht die einzelnen Bildschirmkonfigurationen durch, testet verschiedene Beamerkabel. 10 Minuten später erscheint endlich die erste Slide und wir können loslegen.
Meeting-Zeit ist eine teure Zeit
Kennst Du den Preis für Dein letztes Meeting?
Nein? Aktiviere einfach bei Deiner nächsten Besprechung die Stoppuhr Deines Smartphones und halte diese am Ende der Zusammenkunft wieder an. Die verstrichene Zeit multiplizierst Du mit der Anzahl der anwesenden Personen und errechnest somit den Gesamtzeitbedarf. Multipliziere diesen Wert schließlich mit dem durchschnittlichen Stundensatz der Teilnehmer. Das Produkt sind die Gesamtkosten für das Meeting.
Beispiel: Nehmen Personen mit einem Durchschnittsstundensatz von 100 Euro an einem 60-Minunten Meeting teil, dann kostet die Unterredung schlappe 500 Euro. Kosten für Vorbereitung, Organisation, Nachbereitung, Räumlichkeiten und Technik sind dabei nicht mit einkalkuliert. Ebenfalls nicht enthalten sind die Opportunitätskosten, daher die Aktivitäten welche die Teilnehmer statt dem Meeting im Projekt hätten vorantreiben können.
Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.
– Lucius Annaeus Seneca, römischer Philosoph, Dramatiker, Naturforscher, Politiker
Je mehr Personen, je höher ihr Tagessatz und je länger die Dauer, desto höher der Gesamtbetrag für ein Meeting. Fängt das Projekttreffen nun wegen einer Verzögerung 10 Minuten später an, dann wird buchstäblich Geld verbrannt.
Diese Rechnung gilt nicht nur bei Meetings. Ob nun Workshops, Telefonkonferenzen, Jour Fixes oder Video-Calls: jedes Mal, wenn Personen in der Geschäftswelt zur gleichen Zeit – also synchron – miteinander interagieren wird es teuer.
Schätze die Zeit Deiner Kollegen und Kunden, insbesondere bei Besprechungen. Bereite jedes von Dir verantwortete Meeting organisatorisch, inhaltlich und technisch tipptopp vor. Erscheine überpünktlich und mache Dich im Vorfeld mit den Räumlichkeiten bzw. den technischen Feinheiten vertraut. Verstrichene Zeit ist wertvoll und kann (anders als Geld) nie zurückgewonnen werden.
