Donnerstagmorgen im Office des Kunden. Noch zwei intensive Tage und die Arbeitswoche ist durch. Ich blicke in meinen Outlook Kalender. Für 09:00 Uhr steht dort ein Eintrag mit dem Titel „Synchro mit Frau Winter“.
Da ich mir keinen Reim auf den Termin machen kann, rufe ich bei meiner Kollegin an, welche den Projektleiter administrativ unterstützt. „Claudia, kannst Du mir für das Meeting heute um 09:00 Uhr Details geben?“ frage ich Sie etwas hilflos „Was ist das Ziel der Synchro? Welche Fragen sollen geklärt werden?“.
„Tut mir leid.“ antwortet Claudia knapp zurück „Aber ich habe keine Ahnung, was in dem Termin inhaltlich besprochen werden soll.“
Keine Meeting-Einladung, ohne Agenda
Kennst Du in Deiner Berufswelt jemanden, der sich über zu wenige Meetings beschwert?
Ich auch nicht. Im Gegenteil. Beraterkollegen, Kunden und Vorgesetzte klagen regelmäßig über den bevorstehenden Meeting-Marathon. Häufig korreliert Position mit Meeting-Dichte. Das heißt, je höher eine Person in der Hierarchie, desto mehr Geschäftstreffen hat diese zu absolvieren.
Zudem sind Meetings sehr teuer. Alle Teilnehmer finden sich zur vereinbarten Zeit womöglich noch am identischen Ort zusammen, um verschiedene Punkte zu besprechen, zu entscheiden und Folgeaufgaben zu verteilen. Ein einstündiges Treffen mit vier Teilnehmern kostet – ohne Vor- und Nachbereitung, Logistik, Raummiete, Technik, etc. – einen halben Arbeitstag. Während der Zeit im Meeting, bleiben andere Aufgaben liegen.
Während Sie im Meeting sitzen, erledigt Ihr Wettbewerber seine Aufgaben.
– Martin Geiger, deutscher Autor, Redner und Coach
Trotz ihrer hohen Verbreitung und signifikanten Kosten senden Personen immer wieder Meeting-Einladungen ohne Agenda heraus. Warum? Weil die Festsetzung von Zielen und Diskussionspunkten Zeit und Aufwand bedeutet. Kurzfristig spart der Einzelne damit Arbeit ein, mittelfristig bezahlen die Teilnehmer mit unterdurchschnittlichen Meeting-Ergebnissen.
Versehe jede Einladungen mit einer Agenda. Und fordere diese bei Meeting-Organisatoren ein.
- Weshalb findet das Treffen statt? Welche Ziele sollen erreicht werden?
- Welche Punkte sollen geklärt, welche Entscheidungen gefällt werden?
- Wer ist der Themenführer für einen bestimmten Diskussionspunkt?
- Inwieweit kann das Meeting vorbereitet, der Ablauf beschleunigt werden?
- Müssen zu jedem Zeitpunkt alle Teilnehmer anwesend sein?
Plant Dein Kunde ein Treffen ohne Agenda, dann sendest Du ihm Deinen Agendavorschlag. Signalisiere ihm, dass Du Eure Zeit wertschätzt und Deine Arbeit an Ergebnissen orientierst.
