Die Papierindustrie hatte Angst, das der Computer ihnen die Grundlage nimmt. Gekommen ist alles aber ganz anders. Heute gibt es mehr Papier als jemals zuvor und da noch den Überblick zu behalten ist ohne Hilfsmittel nicht immer ganz einfach.
Papier ist geduldig, heißt es immer so schön. Und einmal abgeheftet, wartet es meist sehr lange, bis es wieder einmal angeschaut wird. Oft ist es auch schwer, ein gesuchtes Dokument zu finden. Ich durchsuche auch immer wider mal mehrere Ordner, um ein Schriftstück zu finden. Das liegt aber nicht an einer vorhandenen Unordnung, sondern eher an der Menge der Dokumente.
Finde schnell die gesuchten Dokumente
Im Ordner wird ein Stück Papier in den allermeisten Fällen alphabetisch einsortiert. So ist die Chance, es wiederzufinden, immer noch am größten. Allerdings kommt es bei mir auch immer wieder mal vor, das ich eine bestimmte Rechnung zu einem Gerät suche, bei dem ich nicht mehr sicher bin, wo oder von wem es gekauft wurde. Dann kann es schon eine Weile dauern, bis ich es gefunden habe. Mit einigen Suchbegriffen wäre es deutlich leichter. Das dürfte bei Papier aber schwer sein.
Dokumente digitalisieren
Digitalisierte Dokumente können nicht nur nach Namen, sondern auch nach vielen anderen Kriterien sortiert werden. Zudem lassen sich auch weitaus größere Formate archivieren. Während in einem Ordner in der Regel nur Blätter im DIN A4 Format abgeheftet werden, kann im digitalen Ordner auch die Tafel aus der Schule/Uni, ein übergroßes Schild oder ein Dokument, an das erinnert werden muss, abgelegt werden.
Durch die Erinnerungsfunktion können Kündigungsfristen oder Zahlfristen künftig eingehalten werden. Die eigentliche Ablage der Dokumente kann nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen, sodass sie schnell gefunden werden können.
Kategorien, Mappen, Tags und Volltextsuche
Die Verarbeitung der Dokumente erfolgt schnell und zuverlässig. In meinem Test habe ich ein Anschreiben fotografiert. Auf gute Lichtverhältnisse habe ich dabei nicht geachtet und trotzdem hat die App erkannt, um was es sich handelt. Es wurde automatisch eine passende Kategorie angelegt und auch das Datum des Anschreibens wurde erkannt und in Textform abgelegt. Mittels einer Volltextsuche ist dieses Dokument schnell zu finden.
Natürlich können zusätzlich auch noch eigene Filterkriterien wie Tags und Kategorien angelegt werden. Neben diesen Funktionen ist aber auch eine plattformübergreifende Verfügbarkeit der Dokumente wichtig.
Android, iPhone, iPad, Windows Phone und Browser
Gespeichert werden alle Dokumente auf einem zentralen Server. Nur so können diese auch auf unterschiedlichen Geräten verfügbar sein. Allerdings sollte man sich vorher auch überlegen, ob man bereit ist, seine Dokumente im Internet zu speichern. Immerhin können darunter auch sehr persönliche Daten sein.
Während die 3 wichtigsten mobilen Plattformen vorhanden sind, kann auch der Browser genutzt werden. Sollen hier Dokumente digitalisiert werden, muss natürlich ein Scanner vorhanden sein. Da aber in den allermeisten Fällen das Smartphone in der Tasche steckt, kann dieses zur Digitalisierung genutzt werden, während die weitere Verarbeitung auch dem Rechner erfolgt.
Registrierung erforderlich
Um mit organize.me arbeiten zu können, ist eine kostenlose Registrierung erforderlich. Diese kann direkt am Smartphone erfolgen und erfordert neben Email und Passwort auch noch Vor- und Nachnamen.
Die Nutzung des Dienstes ist kostenlos, wobei es künftig noch ein Premiumpaket zu 4,90 EUR monatlich geben soll. Auch ein Business-Paket für 79,90 EUR monatlich wird in den FAQ angekündigt. Was dieses genau enthält, lässt sich momentan nicht sagen, da der Link auf der Webseite noch ins Leere führt. Da die kostenlose Variante unbegrenzt viel Speicherplatz bietet und auch die Anzahl der Dokumente nicht limitiert wird, dürfte es spannend sein, ob dies mit den Premiumpaketen beschnitten wird oder noch zusätzliche Funktionen in der Schublade liegen. Die einzigen Beschränkungen liegen in der maximalen Größe eines Dokuments (5 MB) und der Anzahl, die pro Stunde hochgeladen werden können (maximal 50 Dokumente).
Fazit:
Der kostenlose Dienst hat eine ganze Menge zu bieten. Die Archivierung und vor allem das Wiederauffinden der Dokumente wird einem sehr leicht gemacht. Da die gängigsten mobilen Betriebssysteme und auch der Rechner unterstützt werden, dürfte es kaum einen Ort geben, an dem kein Blick in das Archiv geworfen werden kann. Einzig mit dem Speichern und der Analyse von persönlichen Daten im Internet muss man sich anfreunden können. Das dürfte auch die größte Hürde sein, die der Anbieter überwinden muss. Technisch hat er sein Angebot nahezu perfekt gelöst.
