Die Aufgabenliste – ein Klassiker im Consulting

Aufgabenliste?! – was soll denn daran so besonderes sein? Eine schlichte Übersicht wer bis wann welchen Job zu erledigen hat. Soweit die Theorie. In meiner Beraterpraxis habe ich Aufgabenlisten gesehen, die mit 20 und mehr Feldern pro Aufgabe schlichtweg gruselig waren. Kompliziert bei der Handhabung, unklar bei der Nachverfolgung offener Punkte. In diesem Beitrag möchte ich Dir meine simple aber nicht weniger effektive Aufgabenlisten vorstellen mit der ich in Beratungsprojekten erfolgreich unterwegs bin.

Einsatzgebiet der Aufgabenliste

Sowohl bei lokal verteilten als auch größeren Projekten ist es sinnvoll, vom Start weg eine Aufgabenliste zu erstellen und diese kontinuierlich zu pflegen. Das klassische Projektmanagementinstrument zeigt den Teilnehmern, wer bis wann welche Aufgabe zu erledigten hat. Häufige in der Praxis anzutreffende Synonyme sind „Liste offener Punkte“, „Offene Punkte Liste“ oder „to-Do Liste“, im Projektdeutsch gerne als LOP, OPL und to-Do abgekürzt.

In meinem Beraterleben habe ich schon die seltsamsten Aufgabenlisten gesehen. Komplexe Vertreter besaßen mehr als 20 Spalten, bei anderen wusste keiner der Projektmitarbeiter mehr wirklich, welches konkrete Ergebnis für eine bestimmte Aufgabe von dem Verantwortlichen erwartet wurde. Die Arbeit mit solchen Listen war dann eine Wissenschaft, viel Zeit und Gehirnschmalz floss in die Interpretation und Aktualisierung. Zeit, die uns für die Erledigung der Projektaufgaben fehlte. Wie ein Damocles Schwert hing die Aufgabenliste dann über unseren Projekt, jede Woche wurde sie komplexer und undurchsichtiger.

Dabei ist die Aufgabenliste ein sehr nützliches Werkzeug vorausgesetzt Aufbau und Handhabung sind (und vor allem bleiben) einfach und leichtgewichtig. Im folgenden erkläre ich Dir die Details

Maximal sechs Spalten – der Aufbau

Eine einfache aber durchaus effektive Aufgabenliste besteht aus maximal sechs Spalten.

1. Eine aufsteigende Nummer versieht eine Aufgabe mit einem eindeutigen Bezeichner. Dieser ermöglicht Dir die Herstellung von Querverweisen zwischen Aufgaben und gibt einen Überblick über Aufgabenmenge und -alter (je älter eine Aufgabe, desto geringer ihre Nummer).
2. Oft ist eine Kategorie für die Aufgaben sinnvoll. Sie ordnet die Aufgabe in ein bestimmte Schublade ein, z.B. Themengebiet, Teilprojekt oder Zielgruppe. Kategorien sollten selbsterklärend sein, beispielsweise durch Verwendung der im Projekt bereits bekannten Begriffe.
3. Die Spalte Verantwortlicher nennt Ross und Reiter – wer schuldet die Erledigung der Aufgabe bis zur festgesetzten Frist. Es ist zu empfehlen, dass Du neben dem Familiennamen auch den Vornamen einzutragen. Das beugt Namensverwechselung vor und schafft eine höhere Verbindlichkeit.
4. Die Beschreibung ist die vielleicht wichtigste Eigenschaft einer Aufgabe. Messbar und spezifisch enthält die Spalte eine klare Definition des erwarteten und abgestimmten Ergebnisses. Ergebnis und nicht Aktivität! Gerne kannst Du hier fachlichen und technischen Hintergrund in erklärenden Zeilen ergänzen.
5. Eine Terminfrist setzt fest, bis zu welchem Datum der Verantwortliche die Aufgabe vollständig! zu erledigen hat. Es gilt das Ende eines Arbeitstages, bei globalen Projekten die Zeitzone des Verantwortlichen (auch solche Diskussionen gibt es gelegentlich). Über Fristen kann das Projekt priorisieren. Sind einem Verantwortlichen zwei Aufgaben zugewiesen, dann ist die Aufgabe mit der zeitlich nächsten Fälligkeit aus Projektsicht die wichtigere.
6. Der Status beschreibt eindeutig den Zustand einer Aufgabe. Verwende „Offen“, „Erledigt“ und „Entfällt“ als mögliche Ausprägungen. Bei den letzten beiden füge zusätzlich in Klammern das Datum hinzu, wann die Aufgabe in diesen Zustand überführt worden ist. Von Prozentangaben halte ich nicht viel, fällt es den meisten Projektteilnehmern schwer abzuschätzen, wieviel Strecke bereits zurückgelegt wurde bzw. noch vor ihnen liegt.

Abbildung 1 – Aufgabenliste für Consulting-Life.de

Abbildung 1 zeigt beispielhaft eine mögliche Aufgabenliste für Consulting-Life.de, erstellt mit Microsoft Excel. Über die Filterfunktionen lässt sich mit ein paar Klicks alle Aufgaben mit einer spezifischen Kategorien, Termin, Verantwortlichen und/oder Status selektieren.

Der treue Projektbegleiter – die Anwendung

Eine Aufgabenliste solltest Du ab Projektbeginn anlegen. Von diesem Zeitpunkt sollte sie Grundlage der Regel- und Synchronisationstermine sein. In den gemeinsamen Treffen nehmen die Verantwortlichen zu ihren Aufgaben Stellung und berichten kurz von den Ergebnissen und Erkenntnissen. Auf Basis der Aussagen werden dann die Aufgaben

• präzisiert, d.h. mit Zwischenergebnisse und neuen Erkenntnissen angereichert
• eliminiert, falls das angestrebte Ergebnis nicht mehr erforderlich ist sowie
• geschlossen, falls das Ziel erreicht und die Aufgabe damit erledigt ist.

Oft schließt sich im Projektalltag dem Abschluss einer Aufgabe das erstellen neuer Aufgaben an. Diese bauen dann auf den Erkenntnissen und der Vorarbeit bisher geleisteten Resultate.

Vor- & Nachteile

Die große Stärke von Aufgabenlisten liegt in ihrer raschen und einfachen Erstellung, gepaart mit einer unkomplizierten Pflege. Keine Aufgabe die ein Team näher zum Projektziel bringt wird übersehen, alles steht an einem Ort geschrieben.

Leider neigen die Listen speziell bei großen Projekten schnell dazu, unübersichtlich zu werden. So zeigen Aufgabenlisten nicht, welche Themen wer aktiv vorantreibt oder wo ein Engpass entsteht. Auch sind Zusammenhänge zwischen den Aufgaben erst nach umständlicher Lektüre der Beschreibungstexte klar.

Tipps & Tricks

Nachfolgend einige Erfolgsfaktoren die aus meiner Sicht maßgeblich zur Akzeptanz und Verwendung einer Aufgabenliste beitragen:

• Zentrale Ablage: Die Aufgabenliste sollte zentral und für jeden einsehbar abgelegt werden. Mit wenigen Mausklicks muss sich jeder Projektteilnehmer in Erinnerung rufen können, was er/sie bis wann zu tun hat.
• Präzise ToDos: Bei der Beschreibung sollten unspezifische Verben wie „Klären“, „Abstimmen“ oder „Untersuchen“ verwendet werden. Es geht um Ergebnisse nicht Tätigkeiten. Verständliche Texte erleichtern die Delegation der Aufgabe. Auch erinnern sich die Teilnehmer nach einer Arbeitswoche um was es geht.
• Nutzung von Filtern: Zur technischen Umsetzung der Liste eignet sich eine Tabellenkalkulation wie z.B. Microsoft Excel. Speziell die Filterfunktion der Aufgaben, z.B. nach Kategorie und Status ist sehr mächtig.
• Regelmäßige Inventuren: Unerledigte Aufgaben mit einer niedrigen Nummer sollten im Projekt hinterfragt werden. Warum ist die Aufgabe längere Zeit nicht vorangetrieben worden? Handelt es sich ggf. um eine Listenhüter der aussortiert werden kann? Keine Scheu Aufgaben zu eliminieren!
• Nicht ohne Verantwortlichen: Als Verantwortlicher sollten nur Personen notiert werden, die beim Meeting anwesend sind und die Übernahme der Aufgabe bestätigen. Fehlt ein Projektteilnehmer, gehört die Aufgabe aber klar in sein Arbeitsbereich, dann sollte dieser als Verantwortlicher notiert, die Frist aber offen gelassen werden.
• Aufgaben vorbehalten: Ausgearbeitete Ergebnisse und gefällte (Entwurfs-)Entscheidungen gehören nicht in die Liste sondern in die auszuarbeitenden Fachkonzepte. Die Liste ist eine Aufgabendokument und keine Sammlung von Zwischenresultaten. Erkenntnisse, welche eine Aufgabe präzisieren und/oder näher erklären, sollten jedoch im Beschreibungstext festgehalten werden.

Fazit

Literatur (siehe Webtipp), Apps und Vorlagen für Aufgabenlisten gibt es viele. Doch warum sollte man die Dokumentation, Abstimmung und Nachverfolgung von Aufgaben unnötig verkomplizieren? Meiner Erfahrung nach reicht eine einfach gestrickte Liste mit nicht mehr als sechs Spalten. Kontinuierlicher Einsatz im Projekt natürlich vorausgesetzt.

Last but not least ist das Thema Aufgabenliste auch eine Kulturfrage. So habe ich Projekte erlebt, wo es keine Listen gab. Kommuniziert wurde ausschließlich per Zuruf oder E-Mail. Bei anderen Unternehmen wiederum existierte eine streng umhegte Gesamtliste, die in den Teilprojekten akribisch zu Einzellisten aufgegliedert wurde. Eine gesunde Nutzung liegt sicherlich irgendwo dazwischen.

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