7 wirksame Outlook-Optionen für mehr Zeitgewinn

Sie wollen mehr Zeitgewinn bei der täglichen Arbeit? Sicherlich setzen auch Sie Standard-Software im Unternehmen ein, um produktiv zu sein. Doch sind die Helferlein auch richtig konfiguriert? Oder gibt es noch ein paar Stellschrauben, die Sie bisher übersehen haben?

Schaffen Sie sich doch Freiräume für neue Aufgaben oder mehr Freizeit.

Mehr Freizeit durch gut konfigurierte Standard-Software Klick um zu Tweeten

Mehr Zeitgewinn durch sichtbar machen der Kalenderwoche

Gehören Sie auch zu den Menschen, die im Büro an der Wand einen 3-Monats-Kalender aufgehängt haben? Wozu benötigen Sie diesen Kalender? Häufig bekommen ich als Antwort auf diese Frage: „Damit ich erkennen kann, welche Kalenderwoche wir haben." In Ihrem Outlook-Kalender können Sie die Kalenderwochen auch anzeigen lassen. Das hat den Vorteil, dass Sie auch für Monate im Voraus die Kalenderwochen erkennen können. Also: Weg mit dem 3-Monats-Kalender und ganz schnell folgende Einstellung vornehmen:

Klicken Sie im Register Datei auf Optionen.
Wählen Sie dann Kalender.
Setzen Sie den Haken vor Wochennummern in der Monatsansicht um im Datumsnavigator anzeigen.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Feiertage im Kalender anzeigen lassen

Heilig Abend ist am 24.12. und Neujahr am 01.01. Das ist klar. Aber auf welches Datum fällt Himmelfahrt? Im April, Mai und Juni haben wir jedes Jahr einige Feiertage, die jedes Jahr auf ein anderes Datum fallen. Für die eigene Aufgabenplanung und zur Besprechungsorganisation ist es wichtig, die Feiertage im Outlook-Kalender anzeigen zu lassen. Aber bevor Sie sich jetzt hinsetzen und mühsam alle Feiertage für die nächsten Jahre selbst eintragen, sollten Sie das einfach Outlook für Sie erledigen lassen. 5 Klicks und Outlook importiert die bundesdeutschen Feiertage in sekundenschnelle.

Klicken Sie im Register Datei auf Optionen.
Wählen Sie dann Kalender.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Feiertage hinzufügen.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Die Feiertage werden als Ereignis im Kalender angezeigt, d.h. die Tage sind nicht blockiert.

Tipp: Sie können die Feiertage verschiedene Länder im Kalender anzeigen lassen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie häufig Kontakt zu ausländischen Niederlassungen oder Lieferanten bzw. Kunden haben.

Schulferien in den Kalender importieren

Berufstätige Eltern schätzen diese Funktion sicherlich sehr.

Lesebereich: Mail nicht automatisch als gelesen markieren

Lesen Sie Ihre E-Mails im Vorschaufenster, das entweder rechts oder unterhalb des Posteingangs angezeigt wird? Dann haben Sie ein Problem. Immer wenn Sie eine Mail gelesen haben und eine andere Mail anklicken, um diese zu lesen, wird die vorherige als gelesen markiert. Sie erscheint dann nicht mehr fett im Posteingang. Doch halt! Bevor Sie dann immer wieder die vorherige Mail wieder als ungelesen markieren, nehmen Sie doch einfach einmalig folgende Einstellung vor:

Ansicht

Klicken Sie in der Gruppe Layout auf die Schaltfläche Lesebereich und wählen dort Optionen.
Entfernen Sie den Haken vor Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Unterhaltungsansicht: was gehört zusammen?

Sie schicken eine Mail, der Empfänger antwortet darauf, dann antworten Sie wieder usw. Das geht ein paar Mal hin und her. Später möchten Sie vielleicht alle Mails, die zusammengehören auch untereinander sehen. Das ist insbesondere dann interessant, wenn Sie Ihre Mail an mehrere Empfänger gesendet haben und Ihnen alle antworten. Auch durch diese Maßnahme erreichen Sie mehr Zeitgewinn

Dafür empfehle ich Ihnen die Unterhaltungsansicht. Mit der Unterhaltungsansicht lassen sich aufeinander bezogene Nachrichten besser verfolgen und verwalten. Und zwar unabhängig von dem Ordner, in dem sich die Nachrichten befinden. Sie können den gesamten Verlauf einer Unterhaltung anzeigen, einschließlich Ihrer Antworten.

Wechseln Sie im Posteingang zum Reiter Ansicht.
Setzen Sie dann den Haken vor Als Unterhaltungen anzeigen.
Wählen Sie aus, dass die Unterhaltungsansicht nur in Diesem Ordner angezeigt wird (die Ansicht ist nicht für alle Ordner sinnvoll).

Diese Einstellung ist für Unterordner und im Archiv geeignet.

Signatur intern/extern

Sie haben sich sicherlich eine entsprechende Signatur für Ihre E-Mails angelegt. In dieser Signatur sind in der Regel der Name, Abteilung, Unternehmensname, Adresse, Telefonnummer, Fax, Web-Seite und Logo. Vielleicht auch Hinweise zum Datenschutz. D.h. die Signatur ist relativ lang. Für unternehmensinterne Mails ist diese lange Signatur aber nicht notwendig.

Daher empfehle ich Ihnen für interne Mails eine kürzere Signatur anzulegen, die Sie dann bei Bedarf auswählen.

Mehr Zeitgewinn durch Regeln für Newsletter

Am einfachsten lässt sich eine Regel erstellen, wenn Sie eine Mail als Grundlage nutzen. Sie sollte der Bedingung entsprechen, anhand deren Outlook die Mails erkennen kann, die automatisch in einen Unterordner verschoben werden sollen.

Markieren Sie die Mail.
Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Verschieben auf Regeln.
Klicken Sie auf Regel erstellen.
Setzen Sie den Haken bei Von [Absenderadresse]
Setzen Sie dann den Haken bei Element in Ordner verschieben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ordner auswählen.
Wählen Sie im nächsten Fenster aus der Liste den entsprechenden Ordner aus.
Falls Sie diesen noch nicht angelegt haben, können Sie es jetzt tun, indem Sie auf die Schaltfläche Neu klicken.
Geben Sie den Namen des Unterordners ein. Achten Sie bitte darauf, dass Sie im unteren Feld den richtigen Ordner anklicken, für den Sie einen Unterordner anlegen möchten.
Markieren Sie den richtigen Ordner und klicken auf OK.
Im nächsten Fenster klicken Sie nochmal auf OK.
Es öffnet sich automatisch ein neues Fenster, in dem Ihnen bestätigt wird, dass Sie eine neue Regel erstellt haben.
Hier haben Sie die Möglichkeit die Regel auf den aktuellen Ordner anzuwenden. Dies ist sinnvoll, wenn Sie sich im Posteingang befinden. Und dort mehr als eine Mail enthalten ist, die dieser Regel entspricht. Dann verschiebt Outlook diese Mails in den Unterordner.
Setzen Sie dafür den Haken und klicken auf OK.
Je nach Anzahl der Mails, die sich im Posteingang befinden, kann dieser Vorgang durchaus 3 Minuten dauern.

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