Eine Pressemappe ist eine Zusammenstellung von Unternehmensinformationen, Bildern und Pressemitteilungen. Eine solche Mappe wird in der Regel für bevorstehende Veranstaltungen wie Pressegespräche, Pressekonferenzen oder Messen angefertigt und den eingeladenen Medienvertretern bereits vor der Veranstaltung zur Verfügung gestellt. Eine Pressemappe sollte so zusammengestellt werden, dass sie Medienvertreter ausführlich über das Unternehmen informiert. Zudem hat die Pressemappe die Aufgabe, Journalisten einen Überblick über aktuelle Themen des Unternehmens zu geben, um sie bei der Recherche zu unterstützen. Eine Pressemappe gibt es sowohl in gedruckter als auch in digitaler Form.
Informationen in gedruckter Form
Bei geplanten Veranstaltungen ist es sinnvoll, eine gedruckte Pressemappe vorzubereiten und vor Ort an die Medienvertreter zu verteilen. Außerdem stellt man auf Messen den Besuchern Pressemappen in Pressefächern zur Verfügung. Gedruckte Pressemappen kann man zudem dazu verwenden, neu geknüpfte Journalistenkontakte über sein Unternehmen zu informieren. So erhält ein Journalist beim ersten Kontakt nicht nur die aktuelle Pressemitteilung, sondern direkt eine komplette Pressemappe mit umfangreichen Informationen zum Unternehmen.
Informationen in digitaler Form
Eine digitale Pressemappe wird meist im Online-Pressebereich der Unternehmenswebseite im PDF-Format zum Download angeboten. Ein großer Vorteil von digitalen Pressemappen ist, dass die Informationen für Interessenten jederzeit zugreifbar sind und die digitalen Inhalte den Journalisten direkt zur Weiterverarbeitung bereitstehen. Außerdem ist eine digitale Pressemappe vorteilhaft, wenn es einem Medienvertreter nicht möglich ist, an einer PR-Veranstaltung teilzunehmen und er daher keine gedruckte Pressemappe erhalten hat. Bei der Erstellung von Pressemappen ist zu beachten, dass sie für die verschiedenen Medienformate verwendet werden können. Daher ist es wichtig, dass digitale Pressemappen beispielsweise sowohl Bilder in geringerer Auflösung für Internetseiten als auch druckfähige Bilder in entsprechend hoher Auflösung enthalten.
Wichtige Daten und Fakten bereitstellen
Die Pressemappe beinhaltet zusätzliche Daten und Fakten, die in einer Pressemitteilung keinen Platz finden. Daher sollte eine Pressemappe sowohl ein bis drei aktuelle Pressemitteilungen als auch Informationen wie ein Unternehmensporträt, Hintergrundinformationen zum Unternehmen, Bildmaterial, Interviews, aktuelle Fakten und Geschäftszahlen sowie Produktinformationen enthalten. Die digitale Pressemappe kann zudem Audio- und Videomaterial beinhalten.
Übersicht des möglichen Inhalts einer Pressemappe:
- Inhaltsübersicht
- zwei bis drei aktuelle Pressemitteilungen
- evtl. Einladungsschreiben zur PR-Veranstaltung
- Unternehmensporträt
- Hintergrundinformationen (z.B. Unternehmensgeschichte, Bracheninformation, Angebotsvorstellung)
- Factsheet (Die wichtigsten Fakten zum Unternehmen: Name des Unternehmens, Rechtsform, Gründungsjahr, Unternehmenssitz, Standorte und Niederlassungen, Mitarbeiterzahl, Namen der Geschäftsführer, Geschäftsfelder)
- Kurzbiografien und Porträtfotos von Führungspersönlichkeiten
- Interviews (mögliche Themen: Unternehmensziele, Umstrukturierungen)
- Bildmaterial (Fotos und Grafiken)
- Bei einer gedruckten Pressemappe: Visitenkarte
- evtl. Geschäftsbericht
- der aktuelle Flyer oder die Imagebroschüre
- bei einer digitalen Pressemappe: Audio- und Videomaterial
Mit digitalen Pressemappen direkt den Kunden erreichen
Digitale Pressemappen stehen öffentlich im Internet zur Verfügung. Daher erreichen sie zusätzlich zu den Medienvertretern auch interessierte und potenzielle Kunden direkt. Mit einer digitalen Pressemappe können sich Interessenten umfassend über das Unternehmen und die Angebote informieren. Daher lassen sich digitale Pressemappen nicht nur für die Pressearbeit, sondern auch als Marketing-Instrument zur Neukundengewinnung im Internet nutzen.
