Kommunikation muss gelernt sein, gerade wenn diese schriftlich erfolgt. Wegen der Kürze der Emails oder dem Ausdruck kann es schnell zu Missverständnissen oder Fehlinterpretationen kommen. Benimmregeln gibt es im Berufsleben viele und eben auch auf der Ebene der schriftlichen Kommunikation.
Prinzipiell sollte versucht werden professionell und freundlich zu sein aber damit nicht zu freundschaftlich zu werden. Zwar sind Emails kein Vertrag, trotzallem hat der Empfänger die eventuell prekären Informationen schriftlich, was bei privaten, wie beruflichen Konversationen nicht unterschätzt werden sollte.
TOP 5 Tipps für das Schreiben geschäftlicher Emails:
- Anrede & Betreff > Bei geschäftlichen Kontakten ist immer auf eine formelle Anrede zu achten. Wurde bereits persönlich engerer Kontakt geschaffen, so kann die Anrede sich dieser anpassen und angemessen sein. Trotzallem sollte dies mit Bedacht getan werden, denn ein personeller Ausfall, eine Urlaubsvertretung oder ein Zuständigkeitswechsel kann durchaus zur Weitergabe oder dem Mitlesen der Posteingänge durch dritte, fremde Personen erfolgen. Der Betreff gibt darüber hinaus immer einen relevanten Hinweis über den Inhalt der Email, mit ihm kann auf die Priorisierung und damit auch auf das Lesen Einfluss genommen werden.
- Ausdruck & Länge > Ironie, Wortwitz oder Zweideutigkeiten haben Nichts in einer Email zu suchen. Versuche dich klar und missverständlich auszudrücken, ohne zu weit auszuholen oder eine Anleitung zu formulieren. Auch Smileys oder Akronyme (vor allem aus der Chat-Sprache) sind nicht zu verwenden!
- Grammatik & Rechtschreibung > Das Maß schlechthin für Professionlität oder Unprofessionalität. Es gilt immer eine korrekte Verwendung grammatikalischer Regeln, wie der korrekte Einsatz von Satzzeichen und einer einwandfreien Rechtschreibung. Auf den Einsatz einer Rechtschreibeprüfung sollte nicht verzichtet werden und bei besonders wichtigen Kontakten oder Emails kann sogar nochmals von einem Kollegen Korrektur gelesen werden lassen.
- Kontrolle & Versandoptionen > Die mehrmalige Kontrolle des Inhalts, des Stils und des Ausdrucks ist selbstverständlich. Zusätzlich sollte vor dem Versand einer Email überlegt werden, welche Versandoptionen desweiteren von Nöten sein könnten, gegebenenfalls sollte die Priorität und der Öffentlichkeitsstatus angegeben werden, außerdem kann eine Lesebestätigung angefordert und eine Regel für den Betreff oder sogar den Kontakt eingerichtet werden.
- Anhänge & Signaturen > Oft werden angekündigte Anhänge vergessen und es muss eine unangenehme Folgeemail geschrieben werden. Diese legt nicht gerade Zeugnis über Organisiertes und Bedachtes Arbeiten ab. Auch wechselnde oder manuell anzuhängende (sich unterscheidende) Signaturen sollten im letzten Schritt vor dem Versand der Email nochmals gecheckt werden.
Lasst außerdem euren Korrespondenzpartner nicht zu lange warten, eine Antwort sollte nach maximal einem Tag erfolgen. Ist eine terminliche Verschiebung abzusehen, ist eine Email mit dem Hinweis darauf absolut legitim und für den Geschäftspartner ein Zeichen des Respekts.
Mit dem Bewusstsein der Existenz dieser TOP 5 Tipps für das Schreiben geschäftlicher Emails solltet ihr gewappnet sein!
