Daran, um einen Beleg zu bitten, denkt man noch. Daran, den Grund der Bewirtung sowie die Namen und Positionen der Mitglieder der Tischgesellschaft zu notieren, oftmals nicht mehr. Dabei kann diese Nachlässigkeit teuer werden, wie das Finanzgericht Berlin-Brandenburg dem Geschäftsführer einer GmbH verdeutlichte (Az.: 12 K 12209/10). Dieser hatte gegen die steuerliche Nichtanerkennung von Bewirtungsaufwendungen geklagt, hatte aber auf den Belegen den konkreten Anlass der Bewirtung nicht genannt. Aufgeführt waren jeweils nur die Namen der bewirteten Personen und deren berufliche Tätigkeit, etwa „Rechtsanwalt“ und „Steuerberater“. Damit, so die Auffassung des Klägers, sei ausreichend verdeutlicht, welche Angelegenheiten bei den Besprechungen behandelt wurden.
Die Richter schlossen sich dieser Auslegung nicht an und versagten die Berücksichtigung der streitigen Bewirtungskosten. Gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG müssen schriftlich Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen angegeben werden. Die teilweise Berücksichtigung als Betriebsausgaben kommt nur infrage, wenn Personen aus geschäftlichem Anlass bewirtet werden und diese Bewirtung auch betrieblich veranlasst ist. Dem gegenüber ist für den vollständigen Abzug von Bewirtungsaufwendungen erforderlich, dass eigene Arbeitnehmer aus betrieblichem Anlass bewirtet werden. Weil dieser Unterschied deutlich herausgearbeitet werden muss, ist es notwendig, dass möglichst detaillierte Angaben erfolgen, etwa zum Nachweis der betrieblichen Veranlassung, dem Erkennen lassen eines Zusammenhangs mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung. Zwar wird durch die Berufsbezeichnung „Rechtsanwalt“ und „Steuerberater“ klar, dass es sich um Personen handeln muss, zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden, die konkrete betriebliche Veranlassung ist, so die Richter, damit aber keinesfalls nachgewiesen. Auf der sicheren Seite ist der Steuerpflichtige also nur, wenn er statt „Besprechung“ mit entsprechender Ergänzung, konkrete Angaben macht. Beispielhaft könnte sein „Besprechung der durch den StB erstellten Bilanz 2010 mit Planung der Gewinnverwendung und Investitionen für das Jahr 2011″.
