Social Media in KMU und NPO: intern besetzen oder extern vergeben?

Social Media in KMU und NPO: intern besetzen oder extern vergeben?Als Verantwortlicher in einem Unternehmen oder einer Organisation werden Sie sich diese Frage sicherlich bereits gestellt haben. Viele von Ihnen werden diese Frage bisher mit Nein beantwortet haben, wie auch 54% der Entscheider in einer Leserumfrage. Doch wie antworten Sie auf diese Frage? Eher aus dem Bauch heraus oder durch Abwägung von Fakten?

Es ist mittlerweile nicht mehr zu leugnen, dass Social Media eine wichtige Rolle auch in dem Marketing Mix von kleinen bis mittleren Unternehmen und Non-Profit-Organisationen spielen sollte und ist die eingangs gestellte Frage nicht leichtfertig zu beantworten. Ich möchte nachfolgend einige Faktoren aufzählen, welche für oder gegen eine externe Unterstützung bei Ihrer Social Media Strategie sprechen können und die Sie als Checkliste für Ihre Entscheidung heranziehen sollten.

1. Faktor: Zeit

Social Media kostet vor allem Zeit! Die meistgenutzten Social Media Kanäle sind kostenlos nutzbar, doch bedarf es eines hohen organisatorischen und zeitlichen Aufwandes, Ihre Mitteilungen aufzubereiten und anschliessend in den diversen Portalen zu veröffentlichen. Hierfür gibt es bereits gute kostenlose Tools zur Unterstützung, doch ganz ohne manuelle Arbeit geht es nicht. Im Punkt 3. Know-How gehe ich auf einige Beispiele der manuellen Tätigkeiten ein, welche Social Media Aktivitäten nach sich ziehen.

2. Faktor: Personal

Aus dem Punkt 1 (Zeit) leitet sich vor allem für kleine Unternehmen oder Organisationen das Problem ab, Personal für die Social Media Tätigkeiten abzustellen. Die Betreuung der Sozialen Netzwerke ist, wenn man es gewissenhaft betreiben möchte, keine Tätigkeit, die man mal so nebenbei machen kann. Die Planung einer Kampagne oder besonderer Aktionen, die Durchführung und Nachverfolgung erfordert in der Regel viel Zeit. Wahrscheinlich werden Sie in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation niemanden finden, der bisher die Füsse auf dem Schreibtisch hatte und Däumchen drehte. Wenn Sie diese Aufgaben intern besetzen wollen, dann müssen Sie den oder die entsprechenden Mitarbeiter von anderen Tätigkeiten entbinden, um ihm/ihr die nötige Zeit einzuräumen, sich verantwortungsvoll um Social Media zu kümmern. Wenn Sie dies nicht tun möchten, sind Sie schon bei diesem Punkt an einer externen Unterstützung angelangt.

3. Faktor: Know-How

Die in Punkt 1 angesprochene manuelle Arbeit ist ebenfalls ein Aspekt, der kritisch beleuchtet werden muss. Angefangen vom Schreiben der Mitteilungen über Bildoptimierungen bis hin zur Veröffentlichung in den Sozialen Netzwerken erfordern diese Tätigkeiten eine gewisse Erfahrung, die eventuell in Ihrem Unternehmen oder der Organisation nicht vorrätig ist. Auch die laufende Betreuung durch Antworten auf Anfragen, Kundenkontakt oder auch kritische bis negative Äusserungen in den Netzwerken stellen Anforderungen an einen Social Media Manager, welche unter Umständen nicht von einem internen Mitarbeiter abgedeckt werden können. Sie stehen dann entweder vor der Notwendigkeit, einen Mitarbeiter entsprechend zu schulen oder das Know-How extern einzukaufen.

4. Faktor: Interne Abläufe

Bei der Beauftragung eines externen Social Media Managers müssen Sie sich im Klaren sein, dass dieser Ihre internen Abläufe und Prozesse nicht kennt und es hier ggf. zu Reibungsverlusten kommen kann. Während ein interner Mitarbeiter die Hierarchiestrukturen und Weisungsbefugnisse genau kennt, kann dies bei externer Unterstützung zu Missverständnissen, Zeitverlusten und „Stille-Post-Effekten“ kommen. Dies kann z.B. dazu führen, dass Artikel ggf. unabgestimmt veröffentlicht werden, da eine Freigabekette nicht eingehalten wurde oder dass ungewollte Antworten auf Nutzeranfragen gegeben werden. In jedem Fall ist es zur Absicherung der Mitarbeiter und der externen Agentur zwingend erforderlich, sog. Social Media Guidelines zu erstellen, die den Handlungsrahmen jedes beteiligten Mitarbeiters genau definieren.

5. Faktor: Machtübertrag

Mit der Übertragung der Pflege der Social Media Aktivitäten an einen externen Anbieter geben Sie eine grosse Verantwortung aus dem Unternehmen heraus und verringern in gleichem Zuge die direkte Kontrolle über einen Teil Ihres Betriebes. Die Tätigkeit des externen Partners hat direkte Aussenwirkung auf alle Nutzer der Sozialen Netzwerke, d.h. auch auf Ihre Kunden oder Lieferanten, welche Ihre Social Media Präsenz besuchen oder mit Ihnen „befreundet“ sind. Sie müssen bei diesem Machtübertrag ein gutes Gefühl und volles Vertrauen in Ihren Dienstleister haben, denn sonst werden Sie Ihre eingesparte Zeit und Ressourcen mit der Kontrolle des Partners wieder aufwiegen.

6. Faktor: Wirkungsdauer

Bei den Social Media Aktivitäten kann man unterscheiden zwischen der kontinuierlichen Betreuung der Netzwerke und der Durchführung von Kampagnen, die eine begrenzte Wirkungsdauer haben werden. Aus dem Aufwand für die Tätigkeiten lassen sich direkte Auswirkungen auf die anderen Faktoren ableiten. Kontinuierliche Betreuung erfordert viel internes Personal oder hohes externes Budget. Die Realisierung und Verfolgung von Kampagnen erfordert hingegen grosses Know-How. Somit ist die Wirkungsdauer der angestrebten Aktivitäten eng verzahnt mit den restlichen Faktoren und sollte bei allen mit in Betracht gezogen werden.

7. Faktor: Kosten

Last but not least sind die entstehenden Kosten ein gewichtiger Faktor für die Frage der externen Unterstützung. Die Agenturen oder Berater, die ein gewisses Mass an Qualität und Professionalität zu bieten haben, werden sicherlich ihren Preis haben. Ich werde hier keine Richtgrösse der Stunden- oder Tagessätze angeben, dafür ist das Spektrum der angebotenen Tätigkeiten und vorzuweisenden Referenzen viel zu breit gestreut. Jedoch sollten Sie, vor allem wenn Sie die Entscheidung für ein kleines Unternehmen oder eine kleine Organisation treffen müssen, den Markt gründlich analysieren und durchaus auch Preise vergleichen. Hinzu kommt die Frage, ob Sie ein professionelles Tool zur Erfolgsmessung Ihrer Social Media Aktivitäten einsetzen möchten, welches weitere Kosten nach sich zieht, doch das ist ein anderes Thema.

Ich hoffe ich konnte Ihnen einen Eindruck über die Komplexität der beteiligten Faktoren vermitteln, die bei der Frage nach externer Unterstützung für Ihre Social Media Aktivitäten berücksichtigt werden sollten. Wie bereits erwähnt, sollte die Entscheidung auf diese Frage sehr wohlüberlegt sein, da gewichtige Auswirkungen für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation aus der Antwort daraus resultieren. Ich möchte Sie nicht hin zur einen oder anderen Seite überreden, lassen Sie mich jedoch folgenden Aussage tätigen: Einmal gemachte Fehler in Social Media sind nur sehr schwer rückgängig zu machen und schon gar nicht zu löschen.

Ich freue mich auf Ihre Kommentare zu diesem Beitrag. Falls Sie weitergehende Fragen zu diesem Thema haben, nehmen Sie gerne mit mir Kontakt auf.

Abschliessend noch ein Satz, der eine Menge aus dem wiederspiegelt, was ich oben aufgeführt habe:

Social Media ist nicht kostenlos – aber schon gar nicht umsonst.



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