Rechnungen online schreiben – So findet man den richtigen Anbieter

Wer über das Internet sein Geld verdienen möchte, wird vermutlich auch selber die Angebote des WWW nutzen. Auch das Erstellen der eigenen Rechnungen kann online erfolgen. Dieser Artikel beleuchtet die Anbieter und deren Angebote. Dabei wird nicht nur auf den Umfang sondern auch die Vor- und Nachteile eingegangen. Eine Tabelle bietet einen direkten Anbietervergleich der wichtigsten Features.

Schon vor Jahren habe ich den Umstieg auf eine komplette Online-Buchhaltung gewagt. Ich schreibe nicht nur meine Rechnungen online, sondern buche auch Eingangsrechnungen und erstelle steuerliche Auswertungen. Anfangs war ich natürlich, wie so viele, auch skeptisch wegen der Sicherheit meiner Daten. Aber die Vorteile überwogen dann letztendlich doch. Die Daten sind auf den Rechnern namhafter Anbieter meist sicherer als auf der lokalen Festplatte. Verschlüsselung und Hochsicherheitsrechenzentren sind zum Standard geworden. Bei den eigenen Rechnern ist es erschreckend, wie viele Menschen sich noch immer ohne oder mit einer veralteten Virensoftware im Internet bewegen.

Die Nachteile von Online Rechnungen / Buchhaltung

Bevor ich zu den zahlreichen Vorteilen komme, möchte ich auf die Nachteile bzw. Probleme eingehen, die sich bei einer Online Buchhaltung einstellen können.

• Erreichbarkeit
  Diesen Punkt mag man in erster Linie wohl eher als Vorteil ansehen. Erkannt aber auch einen Nachteil darstellen. Nach getaner Arbeit setzt man sich gemütlich auf die Couch und möchte noch schnell ein paar Rechnungen und Angebote schreiben. Aber ausgerechnet jetzt hat der Internetanbieter einen Totalausfall. Es kann aber auch ein defekter Router oder Wartungsarbeiten beim Anbieter der Software sein. Das Ergebnis bleibt letztlich das selbe. Die Webseite des Anbieters ist nicht erreichbar und Rechnungen können nicht geschrieben werden.
• Hacker Angriffe
  Hacker versuchen gerne mal an die Daten von Online Dienstleistern zu gelangen. Hin und wieder gelingt ihnen das auch. Hier sollte schon im Vorfeld der Anbieter beleuchtet werden. Wie und wo sichert er die Daten? Wo stehen die Server und wie sind sie gesichert? Wie sieht die Datenschutzerklärung aus?
• Abhängigkeit vom Anbieter
  Dieser Punkt ist ähnlich anzusehen wie der vorherige. Es muss ein großes Vertrauen zum Anbieter bestehen, dem man nicht nur alle Buchungen anvertraut, sondern auch die Daten der Kunden. Die Reputation spielt also eine große Rolle. Ein Neuling hat es daher sehr schwer, an Kunden zu kommen.

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Vorteile Cloud basierter Rechnungen und Buchhaltung

In meinen Augen überwiegen die Vorteile von Cloud basierenden Diensten. Eine vergleichbare Flexibilität können lokal installierte Programme kaum bieten.

• Plattformübergreifende Verfügbarkeit
  Die Buchhaltung ist nicht nur ohne jegliche Installation auf beliebigen Rechnern verfügbar, sondern kann auch auf einem Tablet oder Smartphone gestartet werden. Ich habe schon oft Rechnungen auf meinem Android Phone oder iPhone geschrieben. Auch mein iPad wurde schon für so manche Buchungssession genutzt.
• Geringe Kosten
  Während für eine lokale Software ein nicht selten hoher Kaufpreis anfällt, werden Online Dienste mit geringen monatlichen Gebühren abgerechnet. Es fällt weder ein Einmalpreis noch eine Gebühr für Updates an. Diese Updates müssen bei lokalen Anwendungen jährlich gekauft werden.
• Immer up to date
  Änderungen innerhalb der Software und auch an gesetzlichen Regelungen sind sofort verfügbar. Es muss nicht darauf geachtet werden, immer die aktuellste Software installiert zu haben.
• Backups inklusive
  Datensicherungen werden oft stiefmütterlich behandelt oder auch mal vergessen. Cloud Anbieter nutzen modernste Technik, speichern Daten auf gespiegelten Laufwerken und führen zusätzlich tägliche Backups durch.

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Unsere Empfehlungen

Für nahezu jede Anforderung gibt es auch den passenden Anbieter und das geeignete Paket. Die folgenden 3 Pakete decken die meisten Anforderungen ab und bieten zudem noch ein hervorragendes Preis-/Leistungsverhältnis. Meist gibt es hier auch schon das komplette Buchhaltungs- und Rechnungsangebot, für das andere Anbieter lediglich das Schreiben von Rechnungen anbieten.

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Anbieter von Online Rechnung und Buchhaltung im Überblick

1. Collmex

   Pakete, Preise und Features
   Die Komplettpakete unterteilen sich in basic, plus und pro, die sich preislich zwischen 11,95 und 34,95 EUR zzgl. MwSt. bewegen. In den meisten Fällen dürfte das mittlere Paket ausreichen. Damit lassen sich auch wiederkehrende Rechnungen schreiben und alle wichtigen Auswertungen für das Finanzamt erstellen. Rechnungswesen und Buchhaltung lassen sich auch separat buchen. Hier gibt es ebenfalls 3 Pakete, die von 0 EUR bis 8,95 EUR zzgl. MwSt. reichen. Zusätzlich bietet Collmex auch noch eine Vereinsverwaltung.

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2. Debitoor

   Von 0 bis 12 EUR netto / Monat können sowohl Rechnungen erstellt als auch die Buchhaltung geführt werden. Ein individuelles Design mit Firmenlogo ist bereits ab 6 EUR netto / Monat verfügbar.

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Rechnungen / Buchhaltung Online im Vergleich (Vergleichstabelle 2015)

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