Jeder versteht ein Projekt und den Nutzen des Projektes anders, abhängig davon, welchen fachlichen Hintergrund er mitbringt und welche Rolle er in Bezug auf das Projekt hat. Das führt zwangsweise zu unterschiedlichen Bildern in den Köpfen von Stakeholdern, Auftraggebern und Projektteam.
Die Ursache sind unklar kommunizierte Erwartungen und vernachlässigtes Stakeholdermanagement.Botschaften über Geschichten zu transportieren ist charmant: Selbst komplexe Inhalte werden mit einer Geschichte unterhaltsam und leicht verständlich übermittelt. Für ein Projekt kann das wichtig sein, wenn es auf die Unterstützung von Stakeholdern angewiesen ist, die den Projektinhalt aufgrund seiner Komplexität nicht vollkommen verstehen. Eine gute Geschichte vereinfacht daher, was zulässig ist, weil die Stakeholder nicht alle Details nachvollziehen können müssen – aber sie müssen vom Nutzen des Projekts überzeugt sein. Eine durchdachte Erklärstrategie, eingebettet in die Kommunikation des Projektes, unterstützt das Verständnis der Stakeholder.
Projekterfolg wird immer auch an der Akzeptanz der Anwender bzw. Kunden gemessen, mit nur an Time / Budget / Quality. Dafür benötigt man eine Kommunikationsstrategie, die auch bei komplexen Projekten den Nutzen vermittelt.
Ein ganz banales Beispiel aus dem wirklichen Leben. (an solchen Beispielen kann ich es immer am besten erklären): Projekt Abschlussballkleid für meine Tochter.Meine Tochter war mit ihrer besten Freundin unterwegs um "das perfekte Kleid" für den Abi-Ball zu finden. Mütterliche Unterstützungsangebote (aka: "Lenkungskreis")wurden abgelehnt und die beiden zogen auf eigene Faust los. Alles ganz normal also. Projektleiter arbeiten ja eigenverantwortlich. Das Ergebnis erforderte allerdings dringendes Eingreifen des Lenkungskreises: Qualität des Ergebnisses war schlicht nicht akzeptabel (Konkret: sehr schlechte Qualität des Stoffes und eine ganz unvorteilhafte Farbe ....) Mangelnde Erfahrung der Projektleitung hatte da zu einem unglücklichen Ergebnis geführt.
Also startete am nächsten Tag die Eskalationsmaßnahme, oder auch Schritt 2 des Projektes. Die Projektleitung bekam einen erfahrenen Advisor zur Seite gestellt, der mit einigen alternativen Vorschlägen aufwartete.
Vorschlag 1: ein vorhandenes Kleid aus Familienbeständen ändern, aufhübschen und verwenden. Vorteil: Das Projekt wäre in time, in budget (quasi no budget) und vor allem in quality gewesen. Aus Lenkungskreis-Sicht die perfekte Lösung. Aus Stakeholder- und Projektleiter-Sicht leider gar nicht.Nachteil: Projektleitung (hier ja auch gleichzeitig Stakeholder, da meine Tochter das Kleid ja auch tragen sollte und es ihr gefallen musste) war von der Lösung nicht überzeugt. Eine längere Sitzung des Lenkungskreises, Advisors, Stakeholders (und Projektleitung) folgte.
Ergebnis war Vorschlag 2: erstes Kleid zurückgeben, neues Kleid mit Unterstützung auswählen.
Ende des Projektes: Tochter glücklich mit dem perfekten Kleid, das nur halb so teuer war, wie die erste, unpassende Variante. Budget: ca. 50 % des ersten Versuchs (Lenkungskreis erleichtert).
Wenn der Stakeholder nicht überzeugt ist, nutzt auch ein Projekterfolg in time, in quality und in budget nichts. Wenn allerdings Stakeholder gezielt über Projektverauf, Zwischenergebnisse und ihren persönlichen Nutzen aus dem Projekt informiert werden, stehen die Chancen gut, das am Ende des Projektes auch die Stakeholder begeistert sind.
