In der heutigen Zeit der Computer, Apps und Webseiten begegnet mal vielerlei Begriffen, mit denen man oftmals nichts anfangen kann. Das liegt daran, dass die Begrifflichkeiten sich mehr im Detail orientieren und die Einsatzgebiete immer komplexer werden. So bin ich auf den Begriff Groupware gestoßen. Früher hat man zu allem schlichtweg Software gesagt und anschließend erklärt was die Software auch kann. Mit den heutigen Begriffen wie beispielsweise Groupware weiß ich, dass es sich um Software handelt und was sie kann bzw. wofür sie ausgelegt ist.
Groupware, oder auch kollaborative Software genannt, ist dafür ausgelegt die Zusammenarbeit zu erleichtern, d.h. sie wird beispielsweise für Projektmanagement benutzt. Das Ziel der Software ist es, mehrere Personen gemeinsam an ein Ziel zu bringen. Sie kann mit einer zentralen Architektur betrieben werden, was auch meistens der Fall ist, oder auch mit einer Peer-to-Peer Architektur sowie einer Mischung auf beidem, also einer hybriden Architektur.
Was ist Projektmanagement?
Manchmal werden wir mit Begriffen konfrontiert, die auf den ersten Blick selbsterklärend sein mögen, aber in der genaueren Betrachtung oder Definition sehr komplexe Strukturen annehmen können. Bei Projektmanagement kam mir immer der Gedanke, dass es sich eben wie der Name schon sagt, um eine Software handelt, mit der man Projekte “managen” kann. Das mag ja so richtig sein, aber ich habe mir nie Gedanken darüber gemacht, wer das eigentlich benutzt oder hab es abgetan mit “Wer braucht das schon?“….
Nachdem ich mich schlau gemacht habe sollte die Frage doch eher sein, warum das nicht noch mehr Menschen bei der Arbeit benutzen. Es muss sich nicht um irgendwelche unfassbar teuren Projekte handeln, die in riesigen Teams abgearbeitet werden. Mitunter einfachste Projekte können schon übersichtlich und effektiv kontrolliert bearbeitet werden mit der passenden Projektmanagement Software.
So könnte man dies bereits in meinem kleinen Unternehmen anwenden, das gerade mal aus 10 Personen besteht. Bei unseren monatlichen Rundmails an unsere Kunden sind oftmals mehrere Personen beteiligt. Da gibt es zuerst einmal die IT, die für den technischen Versand der E-Mails verantwortlich sind. Die Medienabteilung ist für das Design zuständig und die Marketingabteilung für den Text. Die Aufgabenverteilung wird zwar bereits zentral über eine Leiterin abgewickelt, aber technisch noch mittels E-Mails oder telefonischem Kontakt abgewickelt. Dies könnte man wunderbar mittels Projektmanagement wie beispielswiese von stackfield.com zentralisieren und übersichtlich gestalten. Das würde bedeuten, dass man mittels weniger Klicks die Arbeiten verteilen kann und gleichzeitig auch sieht, wie der aktuellste Status der Fortschritte ist.
Nicht nur als Projektleiter ist es hilfreich, immer den aktuellen Fortschritt zu sehen, sondern die Übersicht kann auch hilfreich für die Geschäftsleitung sein, um immer die aktuellsten Infos zu haben oder auch zu sehen, wo es mal klemmt und so kann man sich früh genug einschalten um Probleme zu lösen.
