Wer kennt es nicht? So viel Arbeit, wie das Auge reicht und kein Ende in Sicht. Du bräuchstest einfach mehr Ziet. Der Tag hat aber nur 24 Stunden. Mehr Zeit rausholen geht also nicht. Alle Aufgaben an einem Tag zu bewältigen ist ebenfalls nicht möglich. Dann bleibt Dir nur mehr eine Option: Prioritäten setzen! Sonst wirst Du nie Deinen Stress reduzieren können. Wie das möglich ist, verraten wir Dir hier:
In diesem Beitrag findest Du:
Das Grundproblem in der Leistungsgesellschaft
Selbstständige, Büroarbeiter oder auch Hausfrauen, eigentlich jeder, kennt das Problem: Es steht so viel Arbeit an, welche gar nicht erst an einem Tag erledigt werden kann. Unsere Leistungsgesellschaft befeuert das Problem. Von Dir wird immer mehr gefordert. Du sollst Dich up-to-date halten und Dich und Deine Arbeitswelt weiterentwickeln. Ein Strudel aus Stress der nicht selten in Überstunden bis tief in die Nacht mündet. Die negative Spirale stellt allerdings keine valide Option für eine intakte Work-Life-Balance dar. Du fühlst Dich:
...um nur ein paar negative Folgen zu nennen. Diese Auswirkungen halten Dich fest im Griff und zwingen Dich, Deine Energie für das Überleben aufzuwenden. Weiterentwicklung oder gar Selbstverwirklichung rücken in weite Ferne.
Die Historie - Sich organisieren und Stress reduzieren
Das Gefühl übermannt zu werden und mit nichts mehr klar zu kommen, ist nicht neu. Mit steigender Komplexität der Aufgaben entwickelten sich Systeme, um den Chaos Herr zu werden:
Schritt 1 - Mit einfachen To-Do Listen schaffst Du Dir einen Überblick über all Deine Aufgaben. Komplexe Vorgänge kannst Du komfortabel in kleine bewältigbare Schritte aufteilen.
Schritt 2 - Später entstanden Effizienzsysteme zur schnelleren und gezielteren Abarbeitung der Arbeitsaufgaben (z.B. Lean- oder Agile Management)
Next Level Time Management - Prioritäten setzen
Nun folgt Schritt 3 und definiert, welche Aufgaben Du zuerst angehen solltest. Time Management bedeutet also sich nicht zusätzliche Zeit freizuschaufeln, sondern die verfügbare Zeit mit den wichtigen Dingen zu verbringen.
In der Praxis lässt Du Dich sicherlich oft vom Gefühl der Dringlichkeit in die Irre führen. Dringend ist doch gleichzeitig wichtig oder? Nein, nur weil Dir eine Aufgabe von Deinem Chef, einem anderen gestressten Mitarbeiter oder dem Kunden zugeworfen wird, sagt das noch lange nichts über die Dringlichkeit und die Wichtigkeit des Anliegens aus.
Es liegt nun an Dir diese Anforderungen in folgende Kategorien zuzuordnen:
Die 4 Quandranten des Time Management 4 Prioritäten-Kategorien
HINWEIS: Basis für Deine Entscheidungen und eine einfachere Zuordnung zu den Kategorien, bildet am besten Dein persönliches Leitbild oder eine Firmenphilosophie.
Tipp: Unser Leitbild-Artikel liefert Dir 3 Methoden zur leichteren Entscheidungsfindung.Priorität 1 - Wichtig & Dringend
Du wirst nicht drum rumkommen, die Aufgaben von Prioritätenblock 1 zu meistern. Diese Dinge solltest Du tatsächlich zuerst angehen.
Dabei kann eine Aufgabe je nach Anwendungsfall für Dich persönlich oder eben für den Betrieb wichtig sein.
Behalte bei der Kategorisierung allerdings im Hinterkopf: Dringend ist nicht dasselbe wie wichtig.
Priorität 2 - Wichtig & nicht Dringend
Dein Hauptaugenmerkt solltest Du allerdings auf den zweiten Block richten. Hier landen all jene Dinge, die Du eigentlich machen müsstest aber für welche Du angeblich nie Zeit hast. Dringende Anliegen aus Prio. 1 und Prio 3. rauben Dir die Zeit und Energie, um Dich um langfristige elementare Bestandteile Deines (Arbeits-)Lebens zu kümmern.
Zudem, schiebst Du wichtige Angelegenheiten zu lange auf, kann es gut möglich sein, dass sie Dringend werden und in der verbleibenden Zeit nicht zu bewältigen sind. Eine zu spät begonnene Masterthesis lässt sich nicht über Nacht aus dem Boden stampfen. Wenn sich zufriedene- in unzufriedene Kunden wandeln, wird es schwierig, ihr Vertrauen wiederzugewinnen. Die verlorene Zeit mit den Großeltern kannst Du am Sterbebett auch nicht mehr nachholen.
Priorität 3 - Nicht Wichtig & Dringend
Der wohl gefährlichste Quadrant beherbergt alle möglichen Aufgaben, von denen es unzählige gibt, die nur darauf lauern, Dir Energie zu rauben. Im ersten Moment scheinen diese Dingen enorm wichtig. Aber tatsächlich definiert die Dringlichkeit nicht der Inhalt, sondern die Art Weise, wie diese Dinge zu Dir gelangen.
Nimm Dir also die Zeit durchzuatmen und entscheide, was Du mit den Priorität 3 Aufgaben umgehst. Somit bleiben Dir folgende Optionen:
- Du bist der falsche Ansprechpartner? Hilf der Person ihr Anliegen an der richtigen Stelle zu deponieren.
- Du bist der richtige Ansprechpartner? Dann lässt sich die Aufgabe vielleicht delegieren.
- Du wirst als Verantwortlicher definiert, erkennst aber sofort die Belanglosigkeit der Aufgabe. Versuche irrelevante Zeitfresser durch ihre Relevanz zu entlarven und mach den Auftrag hinfällig.
- Du wirst als Verantwortlicher genannt, kannst die Aufgabe aber nicht abwenden? Führe sie zum angemessenen Zeitpunkt durch aber nimm Dir im Nachhinein Zeit, um Prozesse/Abläufe zu optimieren. Zukünftig sollten solche Probleme nicht mehr bei Dir landen oder im Besten Falle gar nicht erst auftreten.
ACHTUNG: Überforderte Menschen flüchten gerne in die Aufgaben von Priorität 3. Dadurch, dass sie viele einfache Dinge in kurzer Zeit relativ einfach erledigen, gibt ihnen das Gefühl von Wichtigkeit. Eine Illusion und ein deutliches Anzeichen für Überlastung!
Bei Überarbeitung sind Stress und Überstunden bist tief in die Nacht keine Seltenheit Priorität 4 - Nicht Wichtig & Nicht Dringend
Stress reduzieren bedeutet, auch mal Nein sagen zu können. Vorhaben im Priorität 4 Quadranten kannst Du getrost ablehnen oder zur Seite schieben. Falls sich diese Dinge nicht sogar von selbst erledigen, verwende die Aufgaben als Lückenfüller.
Achte allerdings auch hier darauf, Aufgaben der Priorität 4 erst dann anzugehen, wenn in den anderen Quadraten nichts mehr ansteht. Keine Flucht in die Welt der einfachen aber unwichtigen Dinge!
Zusätzliche 7 Tipps zum Stress reduzieren
Wie erwähnt hilft Dir Prioritäten setzen vor der Falle der Dringlichkeit. Aber auch andere Ansätze helfen Dir im Alltag und Berufsleben den anstehenden Stress zu reduzieren:
- Das Telefon mal läuten lassen/Nachricht nicht sofort lesen - Wer zwingt Dich bei einem klingenden Smartphone oder der Benachrichtigung einer neuen E-Mail sofort darauf zu reagieren? Gut in einigen Jobs oder Situationen wird das von Dir verlangt aber langfristig wirst Du verrückt, wenn Du Dich nur mehr reaktiv von einem Anliegen ins andere stürzt.
- Vermeide FOMO - Die Angst etwas zu verpassen verleitet Dich gerne und schnell einmal eine Fehlentscheidung zu treffen.
- Klare Aussagen - Verpacke Antworten nicht in verschnörkelten Nachrichten. Ein klares Ja, Nein oder eine spezifische Gegenfrage lösen Deine Probleme.
- Eigene Meinung mitteilen - jeder kennt die Situation: Du stellst Deine Partnerin vor eine Wahl. Rot- oder Weißwein? Sie antwortet, dass es ihr völlig egal sei. Nachdem Du penibel einen hervorragenden Rotwein gewählt hast, meint Sie enttäuscht, Weiß wäre ihr lieber gewesen.
- Kleine Schritte führen zum großen Ziel - Der Berg an Arbeit bereitet Dir Stress? Sei Dir bewusst, dass Du gar nicht alles an einem Tag bewältigen kannst. Arbeite die Aufgaben Schritt für Schritt ab und in kürze wirst Du Dich wundern, wie viel Du schon geschafft hast.
- Eine Nacht darüber schlafen - Viele Probleme hören sich am selben Tag viel schlimmer an, als sie Dir am nächsten Morgen erscheinen. Gönn Deinem Hirn die Zeit, Eindrücke zu verarbeiten. Die verarbeiteten Informationen fühlen sich am nächsten Tag vertrauter an und der erste Schock sollte überwunden sein.
- Verwalte Dein Monkey Business - Eine sehr schöne Metapher beschreibt das Monkey Management und gibt dir Tools mit auf dem Weg, diese belastenden Aufgaben zu organisieren.
Fazit - Prioritäten setzen und somit Stress reduzieren
Prioritäten setzen ersetzt keine langfristige Projektplanung, ist aber ein effizientes Tool, deine anstehenden Aufgaben zu managen. Außerdem schafft die Kategorisierung Transparenz. Teilst Du die Aufgaben auf Tage oder Wochen ein, wird Deine derzeitige Auslastung visualisiert.
Kommt nun Dein Vorgesetzter mit neuen wichtigen und dringenden Aufgaben Dich zu, kannst Du ihn/sie fragen, welche Aufgaben Du dafür weniger priorisieren sollst.
ACHTUNG - True Story: Wir haben selbst schon Führungskräfte erlebt, die nicht verstehen (wollen), was adäquates Ressourcen Management bedeutet. Die keine Ahnung von Time Management haben. Oder Projektplanung nach ihren eigenen Regeln und Vorstellungen leben. Meist sind jene Personen selbst überfordert oder betreiben ein integres Monkey Management.
Beachte zudem, dass die Priorisierung dynamisch ist. Die Bedeutsamkeit kann sich Ändern und eine Aufgabe von Priorität 4 rutscht auf Priorität 1. Aber alleine mit einer soliden Übersicht kannst Du bereits Stress reduzieren. Nicht nur bei Business Themen, sondern auch Privat helfen Dir Prioritäten zu mehr Erfolg und Zeit Effizienz.
Wie ergeht es Dir beim Prioritäten setzen? Fällt es Dir schwer, Deine Kategorisierung Deinem Umfeld klar zu machen? Berichte es uns in den Kommentaren. Wir freuen uns auf Deine Erfahrungen!