Nicht nur deutsche Sprache schwere Sprache sondern auch Englisch muss man erst mal können! Wenn - dann aber bitte richtig! Englische Bürokorrespondenz gehört immer häufiger zum Job-Alltag. Doch mit Schulenglisch kommen Sie im Berufsleben meist nicht weit. Zehn nützliche Tipps vom Allrounder, mit denen Sie E-Mails, Briefe und Faxe souverän meistern. Gute Vorsätze zum neuen Jahr und zur Fastenzeit müssen nicht immer nur mit dem Verzicht auf kalorienhaltige Schokoriegel und Alkohol einhergehen. Man könnte sich doch zur Abwechslung auch mal damit beschäftigen, sein Geschäftsenglisch wieder ein bisschen aufzupeppen, oder? Statt weiter Lebenslaufkosmetik zu betreiben, indem man sich immer besserer Sprachkenntnisse rühmt, als man tatsächlich hat ...
Klar, niemand gibt gerne zu, dass er mit seinen Grundkenntnissen über „Good evening ladies and gentlemen. My name is Max Mustermann ...“ nicht hinauskommt. So tragen 25 Prozent der Bewerber im Lebenslauf wohl regelmäßig dicker auf, als gut wäre, wie der Allrounder aus Erfahrung weiss.
Schaden tut man sich damit letztlich nur selbst. Denn spätestens wenn man im Kontakt mit einem angloamerikanischen Geschäftspartner den richtigen Ton treffen will, treibt es vielen die Schweißperlen auf die Stirn.
Viele Manager, formulieren dann zu umständlich. Daran sind auch auswendig gelernte Phrasen schuld. Eine altbewährte Methode, Geschäftskorrespondenz zu lernen, denn um Grammatik und Wortwahl braucht sich der Sprecher bei der Anwendung keine Gedanken zu machen.
Doch häufig sind diese Phrasen zu langatmig, formal, gestelzt oder einfach längst überholt. Oder man tappt mit seinem gefährlichen Halbwissen gleich richtig ins Fettnäpfchen, wie folgendes Beispiel zeigt, das doch eigentlich nach lupenreinem Oxford-Englisch klingt, oder?
„You can find additional information on the backside“
Übersetzt heißt das allerdings so viel wie „Mehr Informationen finden Sie auf dem Hintern“. Ja ja, eine Fremdsprache ist manchmal kniffliger, als man denkt.Was man beim Smalltalk vielleicht noch ganz elegant überspielen kann, wenn man nicht gerade Günter Oettinger heißt und auch da noch pauken muss, wird hingegen bei der elektronischen Kommunikation schnell peinlich. Nur ein Klick und die E-Mail mit der falschen Formulierung oder einer sprachlichen Dummheit ist bei Businesspartnern in aller Welt.
Wer auch schriftlich eine gute Beziehung zu Kunden und Geschäftspartnern aufbauen möchte, für den hält der Allrounder zehn Tipps bereit. Das Ziel: Einfaches und klares Schreiben. Die Devise: Keep it simple!
1. Kurzformen erlaubt
Früher in schriftlicher Form verboten und heute der Normalfall: „I'll, I'm, can't, we're“. Kurzformen aus dem Sprachgebrauch sind in der aktuellen Business-Korrespondenz Gang und Gebe, es sei denn, es handelt sich um ein sehr formales Dokument. Als Faustregel gilt: Wenn Sie es so sagen würden, schreiben Sie es. So wirken Sie auch im Schriftlichen freundlich, ohne unseriös rüberzukommen.2. Anrede personalisieren
Anreden wie „Dear Sir or Madam“ oder „To Whom it May Concern“ fallen in den meisten Fällen negativ auf, da sie oft sofort als Werbung angesehen werden – und landen als Spam im Papierkorb. Machen Sie sich die Mühe, die Namen der Adressaten zu recherchieren. Nur wenn das Gegenüber unbekannt ist, findet die formale Anrede Verwendung.3. Aktiv ist Trumpf
Verwenden Sie aktive statt passive Verben, wann immer es möglich ist. Aktive Verben machen Ihre Texte verständlicher und anschaulicher. Zudem verleihen sie dem Gesagten mehr Nachdruck. Statt “The meeting was led by Tom” schreiben Sie “Tom led the meeting”. Eine einfache Satzstruktur nach dem Muster Subjekt, Verb, Objekt liest sich besser.4. Pronomen benutzen
Es lohnt sich immer, Pronomen wie „I“, „you“ and „we“ zu benutzen und aktiv zu formulieren – Botschaften wirken gleich individueller und persönlicher. Deshalb statt etwa „As per your request” zum „As we discussed“ greifen.5. Floskeln vermeiden
„Please do not hesitate to contact me should you have any questions.“ Die meisten Muttersprachler werden bei dieser Aufforderung dennoch zögern, Sie zu kontaktieren. Da, wo bereits ein guter Kontakt besteht oder gewünscht wird, entsteht durch solche Phrasen unnötige Distanz. Der Leser muss sich fragen: „Soll ich mich wirklich melden?“ Besser wäre: „Please feel free to contact me if you have any questions“ oder „If there is anything I can do to help, please let me know”. Das ist eine echte Einladung, Kontakt aufzunehmen.6. Fragewörter nach vorn
Die Allgegenwart von E-Mail hat unsere tägliche Kommunikation verändert. Was früher Korrespondenz war, wird heute auch im Schriftlichen vielfach zur Konversation. Formal gesehen ist folgender Satz korrekt: „With whom would you like to meet?” Empfehlenswert und weniger formell wirken Fragen, wenn sie direkt mit „who“, „where“, „what“ oder „when“ beginnen. „Who would you like to meet with?“ kann Ihr Gegenüber schneller erfassen und ist daher die bessere Lösung.7. Nicht zu kompliziert
Verwenden Sie kein kompliziertes Vokabular und formulieren Sie einfaches Englisch. Gewollt anspruchsvolle Ausdrücke im Text wirken schnell überheblich. Vermeiden Sie lange und komplizierte Wörter, wo ein kurzes dasselbe meint. Statt etwa „utilize“ tut es ein einfaches „use“.8. Klar und spezifisch schreiben
„Thank you in advance for your prompt attention to this matter.” Worauf bezieht sich „this matter“? „Thank you for checking the report“ oder ein allgemeines „Thank you for your help“ ist verständlicher, konkreter und vor allem freundlicher. Es bedeutet genau das Gleiche und wirkt ehrlicher und authentischer.9. Dopplungen vermeiden
Ausdrücke wie „We are now in the process of producing...“ klingen zunächst professionell und kompetent. Der Muttersprachler sieht darin allerdings eher eine nichtssagende und zudem überflüssige Worthülse. Im Englischen lassen sich Prozesse, die im Gang sind, präzise allein mit der ing-Form ausdrücken: „We are now producing...“. Auch „It’s important to note“ lässt sich einfacher durch ein schlichtes, höfliches, aber trotzdem bestimmtes „Please note“ ausdrücken. Die Aussage bleibt die Gleiche.10. Weniger ist mehr
„I confirm herewith the receipt of“ ist vielleicht die perfekte Übersetzung von „hiermit“. Auf Englisch klingt sie steif, hyper-bürokratisch und nach Amtssprache. Ein einfaches „Thank you for sending...“ reicht aus. Formulieren Sie kurze, aussagekräftige Sätze. Und seien Sie konsequent im Kürzen: ist ein Wort überflüssig, einfach weglassen!Quelle Handelsblatt
So geht es natürlich - auch - nicht: "When you are folling down on the Kellertreppe, you come never back on the Overluft". Also immer schön Englisch büffeln und vor Inbetriebnahme des Mundwerks bitte das Gehirn einschalten!
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