KMU Event Organisation – wie auch dieser Sprung entspannt und professionell gelingt! // Foto: André Wirsig
Live-Kommunikation findet nicht nur mit Hilfe von Eventagenturen statt, sondern auch in den meisten kleinen und mittleren Unternehmen, den sogenannten KMU. In Eigenregie werden die Events und Messeauftritte meistens selbst auf die Beine gestellt. Dabei wird die Hälfte des Marketingbudgets in KMU für die Live-Kommunikation ausgegeben, wie die „Event Klima“ Studie des FAMAB aufzeigt. Zeit, einmal genauer auf die Herausforderungen von KMU zu schauen. Dazu habe ich DIE KMU Event-Expertin gefragt, die uns hier einige Hilfestellungen aus ihren Seminaren mit auf den Weg gibt:
Eventmanagement ist Projektmanagement
In vielen KMU übernehmen Mitarbeiter aus anderen Fachbereichen die Planung und Organisation von Events – neben ihrem eigentlichen Job. Gerade deshalb ist es notwendig, in jeder Phase des Eventprojekts, stets den Überblick über den Status der Vorbereitungen zu haben! Aber: Wie gehe ich so ein Projekt überhaupt an? Welche Schritte sind dabei zu beachten? Wie realisiere ich die Vorbereitungen neben meinen anderen Tätigkeiten?
Am Anfang steht immer eine Idee, der Anlass, der ein Unternehmen dazu führt, sich mit Live-Kommunikation zu beschäftigen. Wie wird aber aus dieser Idee ein erfolgreicher Event? Eventmanagement ist Projektmanagement und erfordert Struktur in der Organisation. Aus meiner Erfahrung hat sich dieser einfache Fünf-Schritte-Plan bewährt.
Schritt 1: Erst zielen, dann schießen!
Die Basis für alle weiteren Schritte bildet die Definition der Ziele für einen Event. Diese können sehr unterschiedlich sein und es bedarf zu Beginn des Projekts Zeit, um hier geeignete Ziele herauszuarbeiten. Soll beispielsweise der Bekanntheitsgrad eines Produkts oder des eigenen Unternehmens gesteigert werden? Steht die Stärkung des Images oder der eigenen Marktposition im Mittelpunkt oder aber die Gewinnung und Bindung von Kunden? Bei internen Events steht wiederum die Motivation der Mitarbeiter im Fokus und bildet das Hauptziel.
Auch die genaue Bestimmung der Zielgruppe gehört in diese Projektphase: An wen richtet sich der Event? Sind es Kunden, sind es potentielle Kunden, ist es die interessierte Öffentlichkeit oder sind es die eigenen Mitarbeiter? Auch die Bestimmung der Altersgruppe (mit ihren Vorlieben) und der Herkunftsregion gehören zur genauen Zielgruppenanalyse.
Schritt 2: Erst planen, dann organisieren!
Klingt so simpel wie einfach, aber wer hier nicht genau arbeitet, verliert später mitunter den Durchblick. Mit diesem Schritt wird der Rahmen für den Event bestimmt und in einem Projektplan fixiert: Welche Veranstaltungsart passt zur Umsetzung der Ziele und zur Zielgruppe? Wie viel Geld steht für die Veranstaltung zur Verfügung? Wie sieht das Programm aus, die Inszenierung? Wann soll der Event stattfinden, wie soll die Location aussehen? Und welche Kommunikationswege werden für die Bewerbung des Events genutzt?
Wie der Projektplan aussieht, hängt maßgeblich von den Gegebenheiten und Gewohnheiten im Unternehmen ab: Das kann ganz konservativ über Excel Tabellen oder ähnliches erfolgen. In vielen KMU werden bereits Online-Tools für Projekte genutzt. Ganz gleich, für welchen Weg man sich entscheidet, wichtig sind die Aktualität, also das kontinuierliche Pflegen der Tools, und das Bestimmen eines „Head of…“, bei dem die Fäden der Planung und Organisation zusammenlaufen.
Schritt 3: KMU Event Organisation – immer der Reihe nach!
Ist der Rahmen durch die genaue Planung erst einmal gesteckt, wird dieser „mit Leben“ gefüllt. Die vorab festgelegten Planungsschritte werden in die richtige Reihenfolge mit kurzer Beschreibung der Aufgaben / To-Do’s gebracht. Falls die Organisation mit einem Team erfolgt: Jetzt ist der Zeitpunkt, Aufgaben zu verteilen. Es gibt zahlreiche Beispiele für Checklisten, die einzelne Aufgaben enthalten, von Verträgen mit Locations, Caterern und anderen eingebundenen Dienstleistern bis zum Status der Referentensuche. Aber auch hier gilt: Nur aktuelle und laufend gepflegte Checklisten bieten jederzeit Überblick!
Schritt 4: In der Ruhe liegt die Kraft – Tag der Veranstaltung
Dank der strukturierten Vorarbeit bleiben Richtung Veranstaltungstag in der Regel nur noch die nötigsten Arbeiten übrig. Oft passieren gerade kurz vor der Veranstaltung aber noch unvorhergesehene Dinge, für die dann der Kopf frei ist.
Für die letzten Erledigungen bieten sich ebenfalls Checklisten an (empfehlenswert: Tagungsplaner, Eventplanung sowie Recht & Versicherung): Was muss noch erledigt werden? Was muss zum Veranstaltungsort mitgenommen werden (Prospekte, Tagungsmappen, Rollups, Namensschilder etc.)? Welche wichtigen Telefonnummern könnten benötigt werden (Techniker, Caterer, Referent, Taxi etc.)?
Schritt 5: Erfolgskontrolle – nach dem Event ist vor dem Event!
Erinnern Sie sich an Ihre zu Beginn getroffene Zielvereinbarung: Was wollten Sie mit der Veranstaltung erreichen? Jetzt ist es an der Zeit, die Veranstaltung „Revue passieren“ zu lassen. Es gibt verschiedene Wege, den Erfolg zu messen, je nach den vorab definierten Zielen: Wie war die Teilnehmerresonanz? Wie waren die Rückmeldequoten der Eingeladenen? Wurde das Budget einhalten? Wurden Produkte verkauft? Nicht selten stellt sich auch erst einige Zeit später heraus, ob die Veranstaltung beispielsweise die Umsatzziele bewirkt hat.
Auch die Manöverkritik ist Teil der Erfolgskontrolle: In einer abschließenden Teamrunde wird beurteilt, ob die Kommunikation innerhalb des Organisationsteams geklappt hat, die Zusammenarbeit mit den Dienstleistern reibungslos funktionierte, wo es Ansätze für Verbesserungen gäbe etc.
Fazit: KMU Event wirkungsvoll durch Fünf-Schritte-Plan umsetzen!
Vielen KMU ermöglicht erst dieses Schritt-für-Schritt-Planen ein professionelles Eventmanagement im Einklang mit allen anderen Marketingaktivitäten des Unternehmens. Gerade in der Planungsphase werden Schnittstellen zu anderen Marketinginstrumenten definiert und genutzt. Gänzlich neu entstandene Projektteams werden zielgerichtet und wirkungsvoll gesteuert. Live-Kommunikation ist eben auch in KMU von so wichtiger Bedeutung, dass sie nicht dem Zufall überlassen werden sollte.
DIE AUTORIN: Kerstin Hoffmann-Wagner ist Eventberaterin und Trainerin für Event- und Messethemen. Von Hessen aus berät sie Unternehmen in verschiedensten Fragen zu ihrer Live-Kommunikation.
Nach langjähriger Erfahrung als Projektleiterin Events und Messeauftritte für ein großes deutsches Unternehmen, hat sie sich 2012 dazu entschlossen, sich auf die reine Eventberatung zu konzentrieren.
Welche Werkzeuge für die Organisation von Events bedienen Sie sich? Was hilft, was nicht? Gleich unterhalb diskutieren! Wer informiert bleiben will trägt sich in meinen Newsletter ein und like doch gleich mein Facebook Profil für regelmäßige Inspiration rund um die Live-Kommunikation.
