Bewerber wissen meist sehr gut Bescheid darüber, dass die Kosten für Vorstellungsgespräche vom Unternehmen, bei dem sie sich beworben haben, erstatten werden müssen. Doch welche Aufwendungen gehören dazu? Und welcher Umfang gilt noch als angemessen? Ist eine Anreise per Flugzeug oder Bahn gerechtfertigt? Ist die Erste Klasse im ICE erstattungsfähig? Gehören Übernachtungskosten dazu?
Lädt ein potenzieller Arbeitgeber zu einem Vorstellungsgespräch ein, muss er in der Regel alle notwendigen Aufwendungen ersetzen, die dem Bewerber durch die Anreise entstehen. Zu diesen gehören Fahrtkosten, gegebenenfalls Übernachtungskosten sowie unter Umständen auch der Verdienstausfall. Nicht finanziell abzugelten ist jedoch ein genommener Urlaubstag. Rechtsgrundlage für Erstattungsansprüche ist § 670 BGB.
§ 670 - Ersatz von Aufwendungen
Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.
Keine Rolle spielt es, ob später ein Arbeitsvertrag zu Stande kommt oder nicht.
Der Arbeitgeber hat jedoch die Möglichkeit, die Erstattung der Vorstellungskosten im Vorfeld des geplanten Termins bereits auszuschließen. Es empfiehlt sich eine schriftliche Einladung zum Gespräch, in dem dieser Aspekt klar herausgestellt wird. Ein Ersatzanspruch besteht auch dann nicht, wenn der Arbeitnehmer sich unaufgefordert vorstellt.
Die Angemessenheit der in Anspruch genommenen Verkehrsmittel hängt von der Vereinbarung oder von der Stelle beziehungsweise der Qualifikation des Bewerbers ab. So wird bei Fach- und Führungskräften ein Bahnticket Erster Klasse kein Thema sein; bei längerer Anreise und höherer Position werden die Kosten für einen Flug in der Regel ohne Diskussion erstattet. Eine vorherige entsprechende Vereinbarung ist jedoch ratsam.
Das Taxi vom Bahnhof beziehungsweise Flughafen zum Unternehmen und zurück gehört zur Anreise. Es ist unzumutbar, sich in einer fremden Stadt mit öffentlichen Verkehrsmitteln “durchzuschlagen”. Fährt der Bewerber im eigenen PKW, gelten kilometerabhängige Erstattungssätze wie bei Dienstreisen. Lediglich ein unter Beachtung aller Rabatte zu buchendes, damit also “virtuelles” Bahnticket zu erstatten, gilt als nicht hinnehmbar.
Ist die An- und Heimreise nicht an einem Tag zu bewältigen, sind Übernachtungskosten notwendige Aufwendungen. Hier gelten die steuerlich zulässigen Spesensätze als erstattungspflichtig. Will der Arbeitgeber durch eine Eigenbuchung seinem potenziellen Mitarbeiter die Hotelauswahl erleichtern und ihm damit seine Wertschätzung erweisen, lassen sich Diskussionen um die entsprechenden Kosten bereits vorab vermeiden. In jedem Fall ist vor dem Termin ein Telefonat – schriftlich zu bestätigen – angeraten.
