Repräsentationsaufwendungen definieren sich als durch die wirtschaftliche und gesellschaftliche Stellung einer Person bedingte Aufwendungen. Grundsätzlich werden sie steuerlich zu den Kosten der Lebensführung, also als Privatangelegenheit des Steuerpflichtigen gezählt. Dienen Repräsentationsaufwendungen jedoch ausschließlich betrieblichen oder beruflichen Zwecken – vorrangig ist hier von Kundenbindung und Kundengewinnung auszugehen -, sind sie bei der steuerlich abzugsfähig. Teilweise betrieblich beziehungsweise beruflich veranlasste Aufwendungen können ebenfalls geltend gemacht werden, wenn sie von Ausgaben, die der privaten Lebensführung dienen, zweifelsfrei zu trennen sind (BFH-Beschluss vom 21.9.2009; BMF-Schreiben vom 6.7.2010).
Für die Frage der Abzugsfähigkeit als Betriebsausgaben kommt es nicht nur auf die Veranlassung an, sondern auch auf die Höhe beziehungsweise auf deren Angemessenheit. Wird diese verneint, stellt der unangemessene Teil nicht abzugsfähige Betriebsausgaben dar (§ 4 V Nr. 7 EStG). Das bedeutet auch, dass dieser Betrag nicht zu Vorsteuerabzug berechtigt (§ 15 Ia Nr. 1 UStG). Beispiele hierfür könnten die Unterbringung von Geschäftsfreunden in Oberklassehotels sein oder das Chartern von Schiffen oder Flugzeugen zu Besprechungszwecken. Als Maßstab gilt die Anschauung “normaler” Bevölkerungskreise, aber auch die Frage nach den Vorteilen, die der Unternehmer durch die Aufwendungen erzielen wollte. Hier gelten wie so oft die Umstände des Einzelfalls – und die beurteilt letztlich ein Gericht.
Repräsentationsaufwendungen müssen für jede Gruppe einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Solche Gruppen könnten beispielsweise angelegt werden für Geschenke, Bewirtungen, Beherbergungen, Mieten für Besprechungslokalitäten und weitere. Diese streng kontrollierten Dokumentationspflichten gelten im Übrigen auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn im Wege der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.
Kommt eine Aufteilung infrage, muss ein geeigneter und nachvollziehbarer Aufteilungsmaßstab gefunden werden. Dieser kann etwa aus Zeiteinheiten, Mengenangaben, Personenanzahl oder Flächenanteilen bestehen (BFH, Urteil vom 21.10.2010, Az.: VI R 66/04). Ist der private Teil des Aufwandes untergeordnet – man geht dabei von weniger als 10 Prozent aus - können die Aufwendungen in vollem Umfang als Betriebsausgabe angesetzt werden.
