Ein verkauftes Produkt oder eine erfolgreich abgewickelte Dienstleistung: Jeder Unternehmer freut sich, wenn er für seinen Kunden eine Rechnung erstellen kann. Doch was muss die Rechnung alles beinhalten, damit sie als “ordnungsgemäß” gilt und vom Empfänger anerkannt wird?
Bereits Mitte 2004 wurden die gesetzlichen Vorgaben für das Erstellen einer Rechnung deutlich verschärft. Inzwischen achten die meisten Rechnungsempfänger sehr genau darauf, ob auch alle formalen Elemente enthalten sind. Schließlich hängen so wichtige Dinge, wie der Vorsteuerabzug, Skonti oder das Zahlungsziel von den Pflichtangaben einer Rechnung ab. Sind alle Angaben vollständig und plausibel, lassen sich Unstimmigkeiten oder Streitereien von vornherein vermeiden.
Einfache Rechnungslegung oder elektronische Fakturierung: gleiche Vorgaben
Ganz egal, ob die Sekretärin die Rechnung per Hand erstellt, die Buchhalterin ein firmeninternes Programm verwendet oder ob die Rechnungslegung vollelektronisch mit verschiedenen Schnittstellen zu Kunden und Lieferanten erfolgt: Die formalen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung sind rechtlich gesehen immer gleich. Für welche Art der Rechnungslegung sich das Unternehmen letztendlich entscheidet, hängt entscheidend von seiner Größe, der Anzahl seiner Kunden und Lieferanten und nicht zuletzt von der Komplexität des Warenstromes bzw. Dienstleistungsangebotes ab.
Oftmals bringt der Wechsel zur elektronischen Fakturierung zahlreiche Vorteile mit sich. So kann beispielsweise keine Rechnung mehr verloren gehen, es wird viel Zeit eingespart und der gesamte Zahlungsdurchlauf gestaltet sich deutlich effektiver. Allerdings ist auch eine entsprechende Software notwendig, die sowohl mit der Software der Kunden als auch der Lieferanten kompatibel sein muss. Ausführliche Informationen zu diesem Thema bietet die sehr übersichtlich gestaltete Seite die-fakturierung.de.
Pflichtangaben auf einer Rechnung
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- Name und Adresse des rechnungslegenden Unternehmens
- Name und Adresse des Kunden
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des rechnungslegenden Unternehmens
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- marktübliche Bezeichnung der Produkte oder Art und Umfang der erbrachten Dienstleistung
- Aufschlüsselung der Rechnungsbeträge nach Steuersätzen
- Auflistung und Berechnung aller im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen, wie beispielsweise Skonti oder Rabatte
- Hinweis auf eine eventuelle Aufbewahrungsfrist der vorliegenden Rechnung
- genauer Zeitpunkt der Leistung oder Warenlieferung
Achtung! Fehlt eine dieser Vorgabe, so ist der Rechnungsempfänger berechtigt, den Rechnungsbetrag so lange zurückzubehalten, bis er eine ordnungsgemäße Rechnung erhält.
Rechnungsarten
Im Geschäftsverkehr existieren unterschiedliche Rechnungsarten, für die jeweils einige Besonderheiten gelten. So gibt es neben der sogenannten Standardrechnung, die über gelieferte Waren oder eine erbrachte Leistung ausgestellt wird, noch folgende:
- Anzahlungsrechnung: Diese findet vor allen Dingen bei besonders umfangreichen Aufträgen Anwendung.
- Schlussrechnung: Vor allem Handwerker rechnen bereits erhaltene Anzahlungen und Zwischenzahlungen in der Regel mit einer Schlussrechnung ab. Diese beinhaltet dann alle bereits vom Kunden getätigten Zahlungen und listet noch offene Posten übersichtlich auf.
- Gutschrift: Es ist in einigen Branchen durchaus üblich, dass eine kalkulierte und bereits vom Kunden geleistete Vorauszahlung per Gutschrift abgerechnet wird.
- Kleinbetragrechnung: Hierbei räumt der Gesetzgeber dem Dienstleister oder Produzenten einige Erleichterungen bei der Rechnungserstellung ein.
Wer bezüglich der besonderen Anforderungen an diese Rechnungssonderformen immer auf dem Laufenden sein möchte, sollte sich unbedingt in regelmäßigen Abständen (mindestens einmal im Jahr) über gesetzliche Neuerungen informieren. Hier zeigt sich noch ein entscheidender Vorteil der elektronischen Fakturierung: Die verschiedenen Softwarelösungen aktualisieren sich selbstständig über sogenannte Updates, sodass ein Informationsverlust zu keiner Zeit befürchtet werden muss.
Gibt es eine generelle Rechnungspflicht?
Hier differenziert der deutsche Gesetzgeber folgendermaßen:
Ist der Kunde eine juristische Person oder ein Unternehmer, so ist das leistende Unternehmen in jedem Fall zur Rechnungsausstellung verpflichtet. Bei privaten Kunden braucht nur auf Verlangen eine Rechnung ausgestellt werden.
Erbringen Unternehmen der Baubranche ihre Leistungen an einen privaten Auftraggeber und stehen diese im Zusammenhang mit der Erschließung eines Grundstückes oder der Erstellung eines Gebäudes, so hat der Auftraggeber ein gesetzliches Anrecht auf eine ordnungsgemäße Rechnung. Sie muss ihm innerhalb von sechs Monaten nach der erbrachten Leistung zugehen und außerdem zwingend den Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungsfrist beinhalten.
Übrigens: Auch eine Quittung ist vor dem Gesetz eine Rechnung! Deshalb gelten auch hier die gleichen formalen Anforderungen.
