Event-App: Über Sinn und Unsinn von Apps

Event-App: Über Sinn und Unsinn von digitalen Apps in analogen Erlebnissen // Video: 5 Trends (via EventManager)

Wir befinden uns im Jahre 2017. Ganz Deutschland wird von den Digital Event'lern besetzt... Ganz Deutschland? Nein!

Ein von unbeugsamen Event-Veteranen bevölkertes Dorf hört nicht auf, dem Eindringling Widerstand zu leisten... 😉

Eins ist klar: Der Zeitgeist bei Veranstaltungen ist eindeutig auf Event-App gebürstet. Gerade sitze ich wieder in einer Veranstaltung, in der man zur Nutzung der Event-App nahezu genötigt wird. Dabei ist mir erstmalig aufgefallen, wie sehr ich davon abgestossen bin. Ich sehe den Nutzen in diesem Kontext einfach nicht und ja: Es war mir zu lästig die App vorab zu installieren.

In einer zunehmend digitalen Welt sehnen wir uns nach dem Kontrast: Einfach mal abschalten, wieder analog erleben. Kein Multitasking, sondern ganz im Moment sein. Auch aus inszenatorischer Sicht will ich als Regisseur gar nicht, dass die Besucher ständig auf ihr SmartPhone schauen. Gleichzeitig bieten digitale Tools spannende Möglichkeiten zur Interaktion. So können zum Beispiel Meinungen des Publikums in Echtzeit dargestellt werden. Das eröffnet Gestaltungsmöglichkeiten.

Aufgrund dieser Wahrnehmung kamen mir fünf Fragen, die ich vier Interaktions-Anbietern gestellt habe. Diese sind bewußt herausfordernd formuliert: Gebt uns triftige Gründe, warum es sich lohnt die analoge Mauer einzureißen und der Event-App den Hof zu machen! Danke Thorben Grosser ( Eventmobi), Holger Marggraf ( Event - App-Partner), Andreas Jacobs ( eventumsystems) und Tim Schlüter ( VoxR), dass ihr euch auf die Challenge eingelassen habt!

Vorab noch ein kleiner, aber feiner Differenzierungspunkt: Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, wie Teilnehmer Zugriff zur Event App erhalten: klassisch durch das Herunterladen im App Store (Native App) oder browserbasiert über einen Link (Web App). Wie das einen Unterschied macht gleich in den Antworten. Im Kern die Frage: Wie kann durch digitale Tools analogen Veranstaltungen Mehrwert geboten werden?

Eventmobi: Der Mehrwert der App liegt in den verbesserten Kommunikationsflüssen. Planer und Teilnehmer müssen nicht mehr diverse Tools für diverse Aufgaben nutzen. Sie haben alles in einem System. Dabei ist es egal, ob der Veranstalter sich den Stress mit Excel-Listen spart. Oder der Teilnehmer verschiedene Geräte für Voting, Networking und ähnliches benutzen muss. Alles ist in einem System. Stressfrei. Der ROI ist auf verschiedene Methoden sehr klar messbar, ob das Umfragen und die Auswertung von Verhaltensmustern sind. Das wichtige dabei ist, dass der Veranstaltungsplaner hiermit ein nützliches Tool bekommt. Damit kann er den ROI der gesamten Veranstaltung holistisch beobachten und auswerten. Eine App liefert dabei viele, aber nicht alle Datenpunkte.

Event-App-Partner: Mit Event-Apps kann man die Interaktivität in verschiedenen Event-Phasen und Event-Formaten steigern. Beispiele: Vor dem Event, um Interessen der Teilnehmer zu Programm und Vorträgen abzufragen. Während dem Event, um in Live-Umfragen Meinungs-/Stimmungsbilder zu erfassen. Oder um Vorträge zu priorisieren und zu bewerten. Nach dem Event: Fachdiskussionen fortführen und Vortragskommentierungen erlauben.

eventumsystems: Mit eventum mydevice passen Sie die Veranstaltung perfekt an die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer an, und erzeugen so maximal interessierte Zuhörer. Und es entsteht für Sie die Möglichkeit Informationen von den Teilnehmern zu erhalten. Die Ergebnisse werden nicht nur in Echtzeit angezeigt: Sie bekommen die Auswertung außerdem in dem von Ihnen bestimmten Format und Design. Sie sparen dadurch lästiges und zeitaufwändiges Auswerten von Daten.

Rückfrage: Worin liegt dann der Mehrwert eures ... sagen wir dann: Tool?

Ich glaube, wir sind uns einig: Man macht Events, um das Denken und/oder Handeln von Menschen zu verändern. Diese Veränderung gelingt exponentiell besser, wenn man die Menschen bei dieser Veränderung beteiligt. Ihre Stimmen hört, Ihre Fragen beantwortet, Ihre Ideen einbringt. Wir haben keine Zahlen, aber auf Anfrage sehr gern beeindruckende Case-Studies dazu.

2. Wie schafft man über eure Event App effektive Begegnung der Teilnehmer?

eventumsystems: Egal ob Sie im Vorfeld der Veranstaltung den Wissensstand abfragen. Während der Veranstaltung auf Fragen der Teilnehmer eingehen. Oder im Nachhinein eine unkomplizierte Feedbackfunktion zur Verfügung stellen. Mit eventum mydevice stellen Sie eine unkomplizierte Möglichkeit der Teilhabe zur Verfügung. Während der Veranstaltung steht Ihnen ein Administrator zur Verfügung der den technischen Ablauf sicherstellt. Fragen werden zu dem Zeitpunkt an die Teilnehmern geschickt, wie es in den Vortrag passt. Diese können sofort graphisch live ausgewertet werden. So werden Interaktionen gestaltet, die alle Teilnehmer ansprechen und in die Veranstaltung involvieren. Außerdem können beliebige Multimedia Inhalte darüber zur Verfügung gestellt werden.

VoxR: Unserer Erfahrung nach gibt es mit a) Workshops b) XING/LinkedIN und c) Bar/Buffet gleich drei starke Orte in denen Begegnung hervorragend stattfinden kann. Wir wollen daher keinen WEITEREN Ort schaffen. Den Austausch an diesen bestehenden Orten befeuern wir dadurch, dass wir Themen, Ideen und Fragen transparent machen. Immer wieder sehen wir, dass dies Gesprächsanlässe schafft, die dann an den oben genannten Orten aufgegriffen werden, und sie so kommunikativer machen.

Eventmobi: Eine gute Usability ist das A&O - das heißt, die Teilnehmer müssen sich einfach zurecht finden. Daneben kann man Begegnungen auf Veranstaltungen auch incentivieren, Stichwort Gamification. Das macht es selbst für Teilnehmer, die etwas schwieriger sind, spannend zu netzwerken, weil sie dafür belohnt werden. Schlussendlich machen Apps das Ganze nicht nur effektiv, sondern auch effizient. Durch die Möglichkeit, schon vor der Veranstaltung mit Anderen in Kontakt zu treten. Oder über Suchen das Feld schneller zu durchkämmen, als wenn man sich klassisch durch das Buffet netzwerkt. Neue Tools wie Gruppendiskussionen oder Fotosharing erlaubt außerdem einen regen Austausch. Selbst wenn man als Veranstalter vielleicht den Informationsfluss nach außen durch Social Media einschränken will.

3. Wie überzeugt ihr eure Kritiker, die App doch zu nutzen?

VoxR: Wir glauben, wenn der Wunsch, Veranstaltungen interaktiv zu machen nicht da ist, dann kann das beste Tool nicht helfen. Wenn also die Kritik dahin geht, so lassen wir einfach jedem seine Meinung. Wir arbeiten unterdessen jeden Tag daran, den Menschen, die Interaktion wollen, es so leicht wie möglich zu machen. Das ist eher unser Job, als Kritiker zu überzeugen.

Eventmobi: Das beste Argument ist natürlich mittlerweile die Erwartungshaltung der Teilnehmer: Auf vielen Veranstaltungen, grade Kongressen, erwarten die Teilnehmer eine App. Aus dieser aktuellen Xing-Umfrage geht hervor, dass bisher 32 % der Veranstalter Apps einsetzen und hingegen 48 % der Teilnehmer eine Event-App auf Veranstaltungen nutzen. Das untermauert gut die Erwartungshaltung der Teilnehmer. Daneben ist es oft eine einfache Kosten-Nutzen-Rechnung: Wenn der Veranstaltungsplaner sich bewusst wird, wie viel Zeit, Geld und vor allem Nerven durch das klassische Teilnehmer-Engagement verschwendet werden, ist es meistens offensichtlich, dass eine App sich lohnt.

eventumsystems: Unsere Lösung ist keine App im eigentlichen Sinne, sondern eine dynamische Webseite, die vom Administrator gesteuert wird. Dieser kann Inhalte zu beliebigem Zeitpunkt zur Verfügung stellen. Dies bedeutet die Hürde der Teilnehmer eventum mydevice zu nutzen, ist sehr viel geringer als eine App, ohne jedoch an Funktionalität einzubüßen. Alles was der Nutzer tun muss ist eine Webadresse einzugeben (und eine Internetverbindung haben ;).

4. Welche Zielgruppe profitiert auf welche Weise von eurer App?

Event-App-Partner:

1. Teilnehmer haben jederzeit alle Informationen (Programm, Vortragsunterlagen, Veranstaltungsort, Teilnehmer, Ausstellerinfos, ...) zur Veranstaltung an einem Ort: In der Event-App im Zugriff. Nicht verteilt auf E-Mails, Webseiten, gedruckte Programme...

2. Networking ist für viele Teilnehmer ein wesentlicher Grund für die Event-Teilnahme: Über die Event-App können Teilnehmerlisten publiziert werden. So kann man schon im Vorfeld sehen, wer teilnimmt. Und in Kontakt treten, um sich bei Interesse zu verabreden. So bleibt es nicht dem Zufall überlassen, wen man in den Erfrischungspausen kennen lernt. Social Media Komponenten (Foto-Sharing, Liking, Commenting) unterstützen diesen Prozess.

3. Mehr Einblicke in Teilnehmer-Interessen gewinnen Eventgestalter durch digitale Erfassung von Fragen der Teilnehmer zu Vortrag und Durchführung von direkt auswertbaren Umfragen. So können deutlich mehr und auch kritischere Fragen erfasst werden als nur über die Mikrofon-gestützte Diskussionsbeiträge. Dieser zusätzliche Kommunikationskanal führt zu Transparenz, was die Teilnehmer konkret zu einem Thema beschäftigt.

VoxR: Unser Tool ermöglicht es, auf sichere und flexible Weise in Echtzeit und auf einen Blick zu sehen, wo ein Publikum gerade steht. Weil das so ist, erfährt der Sales-Redner, welche Einwände in diesem spezifischen Publikum vorhanden sind und kann darauf reagieren. Der CEO weiß, was das häufigst gefragte Thema bei „Ask-your-CEO" ist und kann sicherstellen, dass dieses Thema auf jedenfall angesprochen wird, der Projektmanager weiß, welches die tiefgreifendsten Sorgen beim anstehenden Change-Thema sind und kann hier aufklären und Ängste abbauen. Insofern sind Zielgruppen: Veranstalter von Marketing-Events, internen Mitarbeiter-Events, Kongressen und Trainings.

Mehrwerte: Kompakte Infos, Netzwerken, Interaktion

Eventmobi: Eine Event-App bringt mittel- bis langfristig gesehen dem Veranstalter eine Zeitersparnis, vereinfacht Organisationsprozesse, die Teilnehmerzufriedenheit steigt, es werden mehr Kommunikationsmöglichkeiten geschaffen, Live-Interaktion wird ermöglicht und einen Event-App dient darüberhinaus der Image-Pflege des Unternehmens (innovativ, up-to-date). Die #praxisfrühstück Fallstudie macht das ganz ansehnlich. Der Teilnehmer hat mehr und einfachere Möglichkeiten sich über das Event zu informieren, mehr Networking-Möglichkeiten, kann aktiver am Event teilnehmen und den eigenen Tag auf der Veranstaltung besser organisieren.

eventumsystems: Für Expertenrunden hat sich eventum mydevice als Vorab Umfrage Tool etabliert. Damit spart man auf der Veranstaltung kostbare Zeit um unterschiedliche Meinungen und Ansichten zu sammeln. So geben wir dem Veranstalter die Möglichkeit sich auf besondere Fragestellungen entsprechend vorzubereiten. Auf Kongressen und sehr großen Veranstaltungen hat sich unser System als günstige Möglichkeit der Partizipation der Teilnehmer bewährt. Durch den Wegfall der Kosten für Bereitstellung von Hardware, kann das System kostengünstig eingesetzt werden. Und entfaltet durch die Hinzunahme von unseren Twitterwalls eine ganz eigene Dynamik. Auf Veranstaltungen jeder Art, wird die Feedbackfunktion eingesetzt. Die hohe Antwortquote und besonders auch die unkomplizierte Bereitstellung der Auswertungen rechtfertigen dort bereits den Einsatz.

Twitterwall // © eventumsystems

5. Wann und wie ist eine Event-App überhaupt sinnvoll?

Eventmobi: Eine Event-App ist dann sinnvoll, wenn eine Veranstaltung eine gewisse Komplexität hat. Ein Musikkonzert braucht vielleicht keine App. Sobald ich aber Dinge ausdrucke oder -schlimmer noch- im Vorfeld verschicken muss, kann eine Event-App ein sinnvolles Tool sein. Dabei ist die Gruppengröße egal. Wir nutzen Apps mittlerweile regelmäßig bei Incentives mit 30 Teilnehmern oder mehr, genau so wie auf Kongressen mit 5.000 Teilnehmern.

eventumsystems: Unsere Faustregel lautet: Wenn Sie viele Teilnehmer haben und das Budget gering halten wollen, nutzen Sie eine BYOD Lösung! eventum mydevice empfiehlt sich besonders für Q&A Sessions, wenn Dinge besprochen werden sollen, oder Experten Antworten haben, die Teilnehmer interessieren. Sobald ein Gefühl der Wertschätzung und Teilhabe der Zuhörer entstehen soll, wie das beispielsweise häufig für Mitarbeiterversammlungen der Wunsch der Veranstalter ist, ist eine solche Möglichkeit definitiv in Betracht zu ziehen.

VoxR: Wir empfehlen seit Jahren, diese Frage zu verfolgen: Wie sollen meine Teilnehmer nach der Veranstaltung anders a) denken, b) fühlen, und c) handeln als vor der Veranstaltung. Antworten auf diese Fragen zu finden ist häufig nicht trivial. Aber wenn man sie hat, können Sie bei der Frage: Ist Tool xyz sinnvoll sicher helfen.

Gibt es Alternativen zur Event-App?

Ja! Der gute alte Bierdeckel zum Beispiel. In einer Veranstaltung habe ich mit dem Kontrast von digital und analog affinen Teilnehmern bewußt gespielt. So habe ich die beiden Moderatoren, die auch vom Alter zufällig ideal zur Welt der Digital Natives und Zeitungsleser passten, ein Abstimmungs-Battle starten lassen. So wurden die Vor- und Nachteile der Abstimmungsmethoden über den Veranstaltungsverlauf gut sichtbar: Die Masse der Bierdeckel-Abstimmer war schneller - nämlich in wahrer Echtzeit. Dafür war die App-Abstimmung genauer.

Abstimmung beim Deutschen Alterspreis der Robert-Bosch-Stiftung

Eine andere einfache, aber oft vernachlässigte Möglichkeit gezielte Begegnung von Teilnehmern herzustellen: Gut lesbare Namensschilder mit Farbmarkierungen je nach Branche, Abteilung, Herkunft etc. Das hilft auf den ersten Blick seinesgleichen zu identifizieren und ins Gespräch zu kommen.

Fazit: Frage der Wirkung klären, dann das Tool definieren!

An den Gedankengängen wird für mich ersichtlich, dass Veranstaltungen nicht wie ein „ entweder - oder", sondern als ein „ sowohl - als auch" designt werden müssen. Die von VoxR aufgeworfene Frage nach der Wirkung „Was soll nachher anders sein als vorher?" ist für mich in der Gestaltung der absolute Schlüssel. Rein vom Ergebnis und Kundennutzen her gedacht sollte entschieden werden, ob eine Event-App sinnvoll und gewinnbringend ist. Ich wäre mutig Spielereien als solche zu entzaubern und nur zu einem Tool zu greifen, wenn es wirklich weiterbringt. Dazu muss man sich in die Lebensrealität der Teilnehmer versetzen und aus ihrem Blickwinkel entscheiden, was für das Event angemessen ist.

Frage: Welche Erfahrungen machst du mit dem Einsatz einer Event-App?

Zum weiterlesen rund um Event-Apps:

Starke Tipps gibt es in der „ Event-App Bible 2017" und hier: Social Media Einsatz bei Events

Event-Apps richtig planen & einsetzen - Leitfaden für Veranstalter mit Tipps & Anleitungen Innovatives Veranstaltungsformat: Future Cube vom Klubhaus Köln