Epic Fail Events – Teil 2 // Eventmanagement Fehler, aus denen man lernen kann…

Epic Fail Events – Regisseur Michael Bay verlässt bei der Samsung CES 2014 Präsentation die Bühne, weil der Teleprompter ausfällt… #EPICFAILEVENT // Quelle: youtube

 

Nach meinem ersten Teil mit fünf #epicfailevent Geschichten komme ich zu weiteren Begebenheiten aus der Live-Kommunikationsbranche. Meine Motivation ist nicht die Schadenfreude, sondern dass diese wahren Geschichten jungen Eventmanagern Lernpotential bieten. Schließlich muss nicht jeder Fehler begangen werden – auch wenn man gerade aus den eigenen am besten lernt. Vielleicht könnten folgende Episoden für das eigene Arbeitsleben von Hilfe sein:

 

1) Steffi Goerger: niemals den Privatrechner für Präsentationen einsetzen!

 

Niemals den eigenen Rechner als Regierechner nutzen (aus Kostengründen und Pragmatismus bei einer kleineren Kundenveranstaltung passiert) und niemals das WLAN anlassen. Und wenn doch in jedem Fall dafür sorgen, dass Skype nicht aktiv ist. Sonst kann es durchaus vorkommen, dass ein eingehender Anruf für alle Teilnehmer zu sehen ist. Lustig wird es dann, wenn vor lauter Hektik auch noch auf “annehmen“ geclickt wird und der Kopf des Anrufers kurz für alle auf der Leinwand zu sehen ist… #epicfail vom feinsten!

 

2) Kerstin Hoffmann-Wagner: Kommunikation oder “durchsägen, was das Zeug hält”

Hier das Beispiel für ein gravierendes Kommunikationsproblem zwischen unserer damaligen Location (einem Congress-Zentrum), unserem Messebauer und mir: Bei einer von mir verantworteten Hauptversammlung stellte sich während des ersten von damals zwei Aufbautagen heraus, dass sich durch die von uns gewählte Saalbestuhlung die gesamte Saalhöhe -einschließlich des Bühnenhauses- um einiges verringerte. Niemand hatte das im Vorfeld so kommuniziert. Wir waren immer von der vollen Höhe ausgegangen, auch der Messebauer. Damals, noch in Zeiten von Bühnenrückwänden aus MDF-Elementen hieß es dann also: den zweiten Tag und die Nacht vor der Hauptversammlung durchsägen, was das Zeug hält. Da zahlt sich aus, ein gutes Verhältnis zu den Gewerken zu haben! Klingt heute lustig, aber das war das einzige Mal in meiner Zeit als Projektleitung, dass ich von einer noch nicht einmal halbfertigen Baustelle am Vorabend weggegangen bin und nicht gut geschlafen habe…

Fazit: Doublecheck gerade bei technischen Daten und seit dem gab es kurz vor jeder Hauptversammlung eine große Runde mit allen Gewerken in der Location, um einen weiteren epic fail zu verhindern.

 

3) Eva Heid: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!

 

Ein epic fail habe ich selbst produziert – nämlich mich darauf zu verlassen, dass eine wichtige Information über Dritte und Vierte richtig bei den Teilnehmern ankommt, ohne nochmal zu kontrollieren. Und so kam es, dass einige der Teilnehmer mitten im Dezember bei 30cm Schnee und Outdoor-Aktivität dann doch mit hochhakigen Schuhen und im Kostüm über Schnee und Eis gestapft sind. Tapfer, aber ganz schön leichtsinnig! Gerutscht sind viele, hingefallen einige, aber zum Glück hat sich niemand verletzt…

 

epic fail events #epicfailevents Florian Oberforcher @inszemo

epic fail events - starke Nerven gehören nicht immer zur Grundausstattung…

 

4) Epic Fail Events – allerdings auf Seiten des Kunden

 

Eine Projektmanagerin schrieb mir: Ich habe mich tagelang drum gekümmert, dass wir einen Vorstand an einem Flughafen auf dem Rollfeld abholen können: Dabei erlaubt dieser Flughafen so etwas nie, nicht mal für den eigenen Präsidenten. Und die Abholung sollte natürlich mit der Konzernlimousine geschehen. Noch verbotener wenn man nicht die zugelassenen Flughafenfahrzeuge nimmt. Irgendwie habe ich dann das scheinbar Hoffnungslose doch genehmigt bekommen… Plötzlich mussten weitere Personen mit zum Abholen (kurzfristig Leute für´s Rollfeld anmelden geht natürlich gar nicht) und es mussten damit (weil nun mehr Personen) zwei Autos sein, … Wie durch ein Wunder auch das noch hinbekommen.

Der eine interne Abholer hatte aber irgendwie keine Lust rechtzeitig zum Flughafen zu fahren, fährt zu spät los und kommt nicht rechtzeitig an. Das war aber das präparierte Auto (technisch top in Schuss, innen und außen gereinigt, …). Zwei andere Abholer verspäten sich auch, kommen an in der Minute, in der der Flieger auch schon landet. Das Auto ist schmutzig, voller Kram wie Fastfoodverpackung, Klamotten, das falsche Mineralwasser, die Abholer ziehen sich auch noch im Laufen zum Vorfeld um (kamen in Privatkleidung), nirgendwo Platz für die Wechselschuhe und Klamotten. Also hatten 3 Frauen nun Handtaschen aus denen oben Schuhe und Kram hervorquoll.

Mit quietschenden Reifen den Vorstand am Flieger gerade noch abgepasst. Und das erste was dem Vorstand auffällt und laut besprochen wird, ist in was für einem miesen Zustand das Auto ist…

Tja… Agentur 100 Punkte, Kunde… nunja…

 

5) …und sonst so?

 

Ein Senior Projektleiter berichtete mir von seinem persönlichen epic fail events, nämlich Gewerkschaften auf dem amerikanischen Kontinent zu unterschätzen. So wurde er einmal aufgrund üblicher Hospitality-Maßnahmen auf Veranlassung der Flughafen-Gepäckträger- und Taxifahrergewerkschaft in Mexico (Baja California) während laufender Veranstaltung verhaftet. Nicht schön!

 

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