Deine Aufgabe: die Durchführung einer Risikoanalyse. Dein Problem: mit dem Thema Riskomanagement kennst Du Dich nicht aus. Schnell gibst Du das Wort „Risikomanagement“ in der Suchmaske von Amazon.de ein. Eine Viertelsekunde später werden Dir über 6.000 Treffen angezeigt. Nun gut. Du schränkst Deine Suche auf Fachbücher zum Schlagwort Risikomanagement ein. Auch dann erhältst Du immer noch knapp 2.000 potentiell relevante Einträge. Wir halten fest: Literatur zum Thema Risikomanagement füllt etliche Bücherregale. Als Consultant hast Du nicht die Zeit Dich durch diesen Berg von Schriften zu wühlen. Wie erstellst Du also jetzt schnell eine Riskoanalyse? Ganz einfach. Nimm Dir drei Minuten für diesen Artikel und Du weißt wie.
Negativereignisse aktiv managen – die Risikoanalyse
Vom Griechischen übersetzt bedeutet Risiko soviel wie „Klippe“ bzw. „Gefahr“. Auch in der deutschen Umgangssprache ist der Begriff Risiko negativ behaftet. Alltagsfloskeln wie „Ein Risiko eingehen.“, „Volles Risiko!“ oder „No Risk, no fun!“ zeigen den hohen Stellenwert welche Risiken für die Menschen besitzen.
Als Consultant stellst Du Dich permanent verschiedenen Risiken. Hauptsächlich während Deiner Projektarbeit. Aber auch während Akquiseaktivitäten, in der Bewerbungsphase, während der Dienstreise, etc.. Du setzt etwas auf Spiel, mit der Hoffnung auf einen positiven Ausgang aber auch gleichzeitig mit dem Wissen, dass die Dinge schief laufen können.
Keine Angst, ich werde jetzt nicht philosophisch. Stattdessen zeige ich Dir – ganz systematisch – wie Du Risiken erfasst, bewertest und schließlich geeignete Gegenmaßnahmen aufsetzt. Nutze dazu das Tool Risikoanalyse, welche ich Dir nachfolgend vorstelle.
Ursache, Risiko und Auswirkung – die drei Elemente eines Risikos
Werden wir jetzt etwas genauer. Für eine saubere Risikoanalyse solltest Du zwischen den drei Begriffen Ursache, Risiko und Auswirkung unterscheiden. Aber der Reihe nach:
- Die Ursache ist ein existierender Umstand bzw. ein sicher eintretendes Ereignis. Eine Ursache kann zu einem Risiko führen, muss aber nicht.
- Das Risiko ist ein Ereignis mit negativen Auswirkungen. Anders ausgedrückt: bei einem Risiko handelt es sich um ein Problem, welches noch nicht eingetreten ist, aber mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintreten könnte.
- Die Auswirkung ist eine negative Folge beim tatsächlichen Eintritt eines Risikos. Es handelt sich um einen mehr oder weniger großen Schaden der durch das Risiko verursacht wird.
Zur Klarheit ein Beispiel.
Stelle Dir vor Du bist Free-Solo-Kletterer. Ohne Hilfsmittel und Sicherungstechnik hängst Du am Felsen (Ursache). Ein falscher Tritt, ein lockerer Griff, eine kleine Unachtsamkeit – das alles kann zum Absturz führen (Risiko). Die Auswirkungen? Je nachdem, wie hoch Du bereits geklettert bist – mehr oder weniger gravierend.
Risikoanalyse in drei Schritten
Für eine Risikoanalyse solltest Du Risiken sammeln, Ursachen aufdecken, Auswirkungen bewerten und schließlich Linderungsmaßnahmen einleiten. Im einzelnen durchläufst Du dazu diese drei Schritte.
1. Risiken identifizieren
Zunächst fertigst Du eine Liste von möglichen Risiken an. Als Grundlage dafür solltest Du die Ziele (z.B. Projekt, Abteilung), das Umfeld (Gesetze, Trends, Wettbewerb), die Stakeholder, die Arbeitsinhalte (z.B. Systemschnittstellen) und die Planung (z.B. Terminplan) heranziehen. Je mehr Erfahrung und Kenntnisse Du von der Themenstellung hast, je leichter sollte Dir dieser Schritt fallen.
2. Risiken bewerten
Anschließend bewertest Du die Risiken. Dazu arbeitest Du für jedes Risiko die Eintrittswahrscheinlichkeit (in Prozent) und die negativen Auswirkungen (in Euro) heraus. Beziehe für die Bewertung die Stakeholder ein. Diese wissen am besten, wie hoch die Wahrscheinlichkeit für ein spezifisches Risiko ist bzw. was dessen Eintritt kosten würde. Notfalls kannst Du auch mit einer qualitativen Einschätzung – gering | mittel | hoch – arbeiten. Berechne schließlich den Risikowert aus dem Produkt zwischen Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung. Je höher der Risikowert, desto relevanter das Risiko.
3. Maßnahmen planen
Im letzten Schritt definierst Du Maßnahmen, um ein Risiko zu lindern. Dabei zielen präventive Maßnahmen auf die Ursache eines Risikos und sorgen dafür, dass die Eintrittswahrscheinlichkeit sinkt und/oder die Auswirkungen abgemildert werden. Hingegen adressieren korrektive Maßnahmen ausschließlich die Risikoauswirkungen.
Neben der Linderung eines Risikos kannst Du Dich entschließen, dass Risiko zu übertragen. Die Auswirkungen übernimmt dann ein Dritter. Das Geschäftsmodell von Versicherungen basiert auf genau diesem Prinzip der Delegation. Alternativ entscheidest Du, das Restrisiko zu tragen, speziell wenn eine Linderung bzw. Übertragung zu kostspielig ausfällt.
Erneut das Beispiel Free-Solo-Klettern.
Als präventive Maßnahme könntest Du trainieren, die Wahrscheinlichkeit (und damit das Risiko) abzustürzen würden sinken. Ebenfalls präventiv wäre der Einsatz eines Kletterseils. Stürzt Du ab, sind die Auswirkungen nicht lebensbedrohlich. Schließlich könntest Du als korrektive Maßnahme Deine Kletterfreunde bitten, bei Deinem Absturz schnellstmöglich Hilfe zu holen. Ich weiß, Theorie und Praxis gehen manchmal etwas auseinander.
Pros & Cons einer Risikoanalyse
Bei jedem größeren Projekt kommst Du um eine Risikoanalyse nicht herum. Gerade bei „mission-critical“ Vorhaben, mit begrenztem Budget, einem ambitionierten Zeitplan und chronisch knappen Ressourcen lohnt sich aus meiner Erfahrung der Aufwand die Top 5-Risiken zu identifizieren und qualitativ zu bewerten. Tritt dann ein Risiko ein, kannst Du vorhersagen, ob dies eine Verspätung, Budgetüberziehung und/oder Qualitätsdefizite nach sich ziehen wird.
Insbesondere die Bewertung eines Risikos, d.h. die Bemessung der Eintrittswahrscheinlichkeit und die Bezifferung der Auswirkungen, gestaltet sich teilweise wie das bekannte Lesen im Kaffeesatz. Betrachte eine Dir vorlegte Risikoanalyse mit Vorsicht und hinterfrage die Parameter.
Tipps aus der Beratungspraxis
Diese vier Tipps möchte ich Dir für Deine Risikoanalyse gerne noch auf den Weg geben:
Risiko ≠ Ursache
Vertausche ein Risiko (mögliches Ereignis) nicht mit einer Ursache (eingetretenes Ereignis). So sind Budgetrestriktionen, Zeitprobleme und Ressourcenknappheit typische Ursachen in einem Beratungsprojekt die zum Eintritt von Risiken führen können.
Graphische Aufbereitung
Überrasche Deine Teamkollegen und Vorgesetzten positiv und visualisiere die Risiken mit Hilfe eines Risikoportfolios. Die X-Achse bildet die Eintrittswahrscheinlichkeit, die Y-Achse die Auswirkungen. Trage jetzt jedes Risiko in das Portfolio ein.
Gezielte Linderung
Nicht immer sind die präventiven den korrektiven Maßnahmen vorzuziehen. Gelegentlich sind Aufwand und Kosten einfach zu hoch bzw. die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos zu gering.
Die wahre Ursache adressieren
Um ein Risiko präventiv zu lindern musst Du dessen Ursache(n) kennen. Häufig sind diese nicht die Naheliegensten. Nutze Techniken wie die 5-Why-Methode um die tatsächlichen Gründe aufzuspüren.
Fazit
Zum Handwerkszeug eines guten Beraters gehört das Management von Risiken. In diesem Beitrag habe ich Dir die wichtigsten Grundlagen sowie die Risikoanalyse vorgestellt. Mit hoher Wahrscheinlichkeit wirst Du für eines Deiner nächsten Projekte eine Risikoübersicht erarbeiten. Erstelle dazu eine simple Tabelle in denen Du die verschiedenen Elemente eines Risikos und die Linderungsmaßnahmen notierst. Einmal festgehalten überwachst Du dann die Risiken sowie die Wirksamkeit der Maßnahmen. Bei Bedarf passt Du an.
> Das Thema Risikomanagement interessiert Dich? Als Lesetipp empfehle ich Dir das Buch Bärentango* von Tom de Marco. Kurzweilig und anhand vieler Beispiele geht DeMarco auf die verschiedenen Facetten von Risiken in Softwareprojekten ein.
