Viele Unternehmer und Führungskräfte, die richtig Gas geben, haben den ersten Schritt zum perfekten Zeit-Management schon getan. Online-Terminkalender informieren sie und das Sekretariat jederzeit über die geplanten Aktivitäten, Termine und Reservezeiten. Doch darüber hinaus können Sie mit ein bisschen Nachdenken die Produktivität noch weiter steigern und damit mehr Erfolg erzielen. Berücksichtigen Sie dazu möglichst viele unserer folgenden sieben Tipps.
1. Identifizieren Sie Zeitdiebe und stellen Sie diese
Wenn Sie diesen ersten und oftmals übersehenen Punkt verwirklichen möchten, dann sollten Sie den Blick auf das Unternehmen, seine Umsätze und seine Kunden richten. Sowohl unter Kunden, als auch Mitarbeitern gibt es jede Menge Zeitdiebe: Diese möchten, dass sich das Management oder der Unternehmensgründer mit jedem Detail befassen – anstatt etwas selbst zu entscheiden. Legen Sie also ein Budget für eine Abteilung oder einen Mitarbeiter fest, für das er selbst verantwortlich ist. Und schon landet nicht mehr jede Kleinbestellung auf Ihrem Schreibtisch. Ähnliches gilt für Kunden: Prüfen Sie gerade bei seitenlangen eingehenden Beschwerden, ob es tatsächlich ein Kunde ist, der das schreibt. Oder nur ein einmaliger C-Kunde. Konzentrieren Sie sich auf die Umsatz- und Deckungsbeitragsbringer.
2. Denken Sie über ein Arsenal an Standardantworten nach
Viele Anfragen wiederholen sich in ähnlicher oder gleicher Form. Überlegen Sie sich also ein intelligentes Konzept, wie Sie Standardantworten bzw. Templates speichern und wieder nutzen können. Viele Kunden achten nicht auf die 100%-ige Individualität der Antworten, sondern die möglichst hohe Zielerreichung und schnelle Antwortzeiten. Ideen benötigt? Gratis Templates für E-Mails oder Newsletter gibt es hier.
3. Zielerreichung statt Transaktionsorientierung
Vor jedem Meeting oder jedem Kundengespräch sollten Sie sich das damit verbundene Ziel vor Augen führen und verinnerlichen. So gehen Sie wesentlich fokussierter und konzentrierter in die Verhandlung und achten wahrscheinlich auch deutlicher auf die Signale und Anforderungen des Kunden. Dies führt zu mehr Effektivität durch kürzere Gespräche und eine höhere Chance auf den Geschäftsabschluss.
4. Fast eine Milliarde Mitglieder sind keine exklusive Gruppe
Dieser vierte Punkt soll Sie direkt zur mehr Produktivität im Umgang mit sozialen Netzwerken befähige, wie es mittlerweile von vielen Arbeitnehmern erwartet wird. Lassen Sie sich am besten nicht von Tweets, Meldungen oder Informationen auf sozialen Netzwerken unterbrechen. Jede Unterbrechung lenkt von der bisherigen Aufgabe ab und Sie brauchen vielleicht vier, fünf Minuten um den Gedanken und die Tätigkeit wieder aufzunehmen. Blenden Sie deshalb soziale Medien aus dem Arbeitstag aus und reservieren Sie sich einen festen Zeitraum dafür.
5. Keine E-Mail Ketten zulassen
In vielen Betrieben werden eigentlich in wenigen Minuten zu erledigende Vorgänge zwischen den Beteiligten mehrfach mit E-Mails hin- und hergeschoben. Dann entstehen die gefürchteten E-Mail Ketten. Besser ist ein kurzer Telefonanruf oder eine schnelle Entscheidung. Damit wirken Sie auch dem viel gefürchteten Ping-Pong-Spielen von Themen in einem Unternehmen entgegen.
6. Struktur und Jour Fixes schaffen
Gerade in verantwortungsvollen Positionen sind Sie geschätzter Gesprächspartner für viele Abteilungen und deren Chefs oder auch für viele Lieferanten. Für die bedeutenderen Verbindungen, bei denen mehr Gesprächsbedarf besteht, empfiehlt sich die Einrichtung von Jour Fixes (also festen Terminen). Bei diesen können alle Beteiligten planbar und konzentriert zusammenarbeiten. Denken Sie an die wöchentliche Besprechung mit dem Forderungsmanagement: Dann haben alle Beteiligten die Unterlagen dabei und besprechen in rasanter Geschwindigkeit die unzuverlässigen Zahler.
7. Eine Stunde ohne Telefon
„Eine Stunde ohne Telefon und E-Mail wirkt Wunder“, behauptet der Psychologieprofessor Cornelius König. Leider „bedanken“ sich viele Unternehmen daher zur eigenen Ressourcenschonung mit Anrufbeantwortern oder Endlos-Besetzt-Zeichen. Doch Achtung: Kunden und Interessenten fühlen sich hier nicht zwingend motivierter, einen Auftrag zu platzieren, wenn bereits im Erstkontakt ein persönliches Gespräch unmöglich scheint. Alternativ dazu ist also zu erwägen, diese Tätigkeit an einen Online Telefonservice zu übergeben. Dieser ist jederzeit nutzbar, sodass man flexibel darüber entscheiden kann, wann man seine Anrufe umleitet.
„Wenn Sie diese Tipps beherzigen, dann werden Sie wesentlich mehr Produktivität aus dem Arbeitstag herausholen und können oft mehr als eine Stunde am Tag einsparen.“
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