Du bist Projektleiter – und hast ein Problem an der Backe. Erst letzte Woche hat sich der Steuerkreis über die schlechte Informationslage zu Deinem Projekt beschwert. Auch der inhaltlich abhängigen Parallelinitiative fehlen wichtige Eckdaten zu dem von Dir geleiteten Vorhaben. Zum allen Überfluss möchte auch Dein Projektteam verstehen, was außerhalb des Teamraums im Unternehmen abläuft. Informationsflüsse müssen aufgesetzt werden. Abhilfe schaafft ein Kommunikationsplan.
Überblick
Ergebnis: geregelte Kommunikation zwischen Stakeholdernn
Teilnehmer: 1 Person (Ersteller)
Dauer: ab 15 Minuten (je Anzahl Kommunikationsflüsse)
Utensilien: Notebook und Microsoft Office
Consulting Methodenvorlage
Consulting Methodenspicker
Consulting Methodenvorlage
Consulting MethodenspickerZweck
Mit einem Kommunikationsplan stellst Du den formellen wiederkehrenden Austausch von Informationen sicher. Typischerweise kommt ein Kommunikationsplan in Großprojekten und Programmen zum Einsatz, aber auch verschachtelte bzw. dezentrale Linienorganisationen mit kontinuierlichen Abstimmungsbedarf profitieren von diesem Werkzeug.
Manchmal Kommunikationsmanagementplan, Kommunikationsmanagementstrategie oder Kommunikationsmatrix genannt, legt ein Kommunikationsplan die verbindliche Grundlagen für einen strukturierten Informationsaustausch. Der Plan regelt, wer sich wann, wie, mit wem über welche Themen und welche Kanäle wie lange synchronisiert. Enthält ein Kommunikationsplan ausschließlich Treffen, so kannst diesen auch Sitzungs-, Meeting- oder Besprechungsplan nennen.
Der Kommunikationsplan ist ein zentrales Element des klassischen Projektmanagements. Für Ansätze wie das Project Management Body of Knowledge (BABOK®) Guide oder Prince2® gilt der Plan als unverzichtbarer Bestandteil eines Projekthandbuches. Aber auch in agil geführten Initiativen kann Dir und den Stakeholdern ein Kommunikationsplan beim Informationsaustausch helfen.
Aufbau
Herzstück des Kommunikationsplans ist eine Matrix. In den Spalten definierst Du den Kommunikationsfluss, die Zeilen enthalten die einzelnen Kommunikationsinhalte. Versehe die Matrix zudem mit Meta-Informationen, daher einem aussagekräftigen Titel (z.B. Kommunikationsplan Projektprogramm 'Agile Transformation'), dem verantwortlichen Autor sowie das Datum der letzten Aktualisierung.
Kommunikationsinhalt ('Was')
Der Kommunikationsinhalt beschreibt die Sachinformation, die bei einer Kommunikation ausgetauscht wird. Typische im Consulting sind:
- Projektstatus (Budget, Zeit, Ergebnisse, Planeinhaltung)
- Kundenzusammenarbeit (Feedback, Projekte, Rechnungsstellung)
- Sales Forecast (geplante und potentielle Projekte, Neukontakte)
- Rollen- & Positionswechsel im Unternehmen (Aufstieg, Weggang, Tätigkeitswechsel)
- Unternehmensentwicklung (geschlossene Partnerschaften, strategische Entscheidungen, neue Beratungsthemen)
Kommunikationszweck ('Weshalb')
Kommunikation erzeugt Aufwände und kostet Zeit. Ein geregelter Informationsaustausch muss daher ein Ziel verfolgen. Beispielhafte Gründe für wiederkehrende Kommunikation sind:
- Erhebung von Anforderungen
- Information über Projektfortschritt
- Weiterqualifizierung der Unternehmensberater
- Setzung von Monats-, Quartals- oder Jahresziele
- Präsentation der Projektergebnisse
Der Zweck eines Informationsaustauschs kann sich ändern bzw. ganz entfallen. Hinterfrage am besten in Abständen die Gültigkeit des ursprünglich festgesetzten Kommunikationsziels. Reduziere bzw. stelle den Austausch ganz ein, falls das Ziel nicht mehr zutrifft.
Kommunikationssender & -empfänger ('Wer' und 'an Wen')
Der Sender verantwortet die Kommunikation der vereinbarten Informationen entlang der Anforderungen des Empfängers. Sender und Empfänger können identisch sein, beispielsweise in einer internen Teamsitzung. Dem Sender obliegt dann die Organisation der Zusammenkunft. Typische Sender und Empfänger im Consulting sind:
- Als Projektleiter berichtest Du an den Steuerkreis sowie die Teammitglieder
- Als Juniorberater berichtest Du im Projekt an den Dir zugeordneten Seniorberater
- Als Freelance Consultant berichtest Du direkt an Deinen Kunden
- Als Teammitglied berichtest Du den anderen Teammitgliedern über Deinen Arbeitsfortschritt
Gehe präzise vor und benenne Sender und Empfänger bei ihrem Namen. Gruppen senden keinen Projektbericht, sondern verantwortliche Gruppenleiter. Auch nimmt nicht das Projekt, sondern spezifische Projektteilnehmer am wöchentlichen Jour Fixe teil.
Kommunikationskanal & -zeit ('Wie' und 'Wann')
Der Kommunikationskanal beschreibt das Medium, über welchen zu ausgewählten Zeitpunkten Informationen fließt. Kanäle können synchron (Sender und Empfänger gleichzeitig präsent) oder asynchron sein, im realen (persönliches Treffen) oder virtuellen stattfinden. Über den Kommunikationszeitpunkt regulierst Du Frequenz, Start-/Ende sowie Dauer einer Kommunikation. Auch hier mehrere Beispiele aus dem Beratungskontext:
- wöchentliche Vertriebs-Telko immer Donnerstags 10:00h bis 11:00h
- quartalsweise stattfindender Wissenstag am Freitag ab 12:00h
- vierjährlicher Kunden-Newsletter immer am ersten Montag
- monatliches Mitarbeitergespräch immer am Freitagvormittag
- jährliche Partner-Neujahrskarte nach Weihnachten und vor Sylvester
Achte beim Zeitpunkt auf den Informationsbedarf. E-Mail, soziale Netzwerke, Smartphone, Kollaborationsoftware, Meeting-Marathon - die meisten Personen ertrinken in auf sie einprasselnden Informationen. Oft ist weniger mehr. Synchrone Kommunikation ist teuer. Ein zweistündiges Meeting mit 5 Personen summiert sich auf 10 Arbeitsstunden - die Organisation und Nachredaktion des Besprechungsprotokolls nicht mit eingerechnet. Minimiere, wo es für die Empfänger passt.
Struktur und Elemente eines Kommunikationsplans
Obere Abbildung zeigt den typischen Aufbau eines Kommunikationsplans. Der Sender nimmt ebenfalls an dem Informationsaustausch teil. Beispielhaft habe ich einen Bericht, ein Arbeitstreffen sowie eine Telefonkonferenz im Plan hinterlegt. Hinterlege zusätzlich zu den Rollen die konkreten Personennamen, wenn den Plan für Deine Organisation maßschneiderst.
Eine Kommunikationsmatrix bietet nur begrenzten Platz. Sollten weitere Details zur Beschreibung von Sender, Empfänger, Kommunikationskanälen, Zeiten etc. erforderlich sein, lagerst Du diese in einem begleitenden Textdokument aus.
Anwendung
Setze einen Kommunikationsplan immer dann auf, sobald viele Stakeholder, über einen längeren Zeitraum, verteilt und arbeitsteilig an einer gemeinsamen Sache wirken und inhaltliche Abhängigkeiten bestehen. Ein typischer Anlass einer Kommunikationsplanung ist der Start von mittleren und großen Projekten. Aber auch nachträglich aufgesetzt, stiftet ein Kommunikationsplan Mehrwert, insbesondere wenn im täglichen Tun Informationsdefizite festgestellt werden.
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1
Kommunikationsziele identifizieren
Überlege im ersten Schritt, welche Stakeholder zu welchem Zeitpunkt über welche Informationsninhalte verfügen müssen. Grundlage ist einen Stakeholderanalyse, die Projekt- bzw. Betriebsorganisation sowie bestehende Kommunikationspläne.
Frage bei den identifizierten Empfängern an.
- Welche Infos werden wann für welche Aufgabe in welcher Granularität benötigt?
- Was passiert, wenn die Kommunikation nicht stattfindet?
- Welcher Kanal ist der aus Empfängersicht Optimale?
Setze auf Basis der Aussagen die Ziele für die geregelte Kommunikation fest. -
2
Kommunikationsplan entwickeln
Erarbeite anschließend, wer die Informationen erbringen kann, was dafür benötigt wird und über welchen Kanal kommuniziert wird.
Auch ein Kommunikationsplan bedarf Kommunikation. Stimme den Plan mit den Sendern und Empfängern ab. Stelle den Plan im Projekt Kick-Off vor, verteile ihn unter den Kollegen, hänge ihn als Poster gut sichtbar auf bzw. hinterlege ihn prominent im digitalen Arbeitsbereich. -
3
Kommunikationsplan aktualisieren
Ziele, Projekte und Organisationen ändern sich. Prüfe regelmäßig die Daseinsberechtigung der einzelnen Kommunikationsflüsse. Sprich dazu mit Empfängern und Sendern.
- Werden die Infos in dieser Detailtiefe und Frequenz weiterhin gebraucht? Was fehlt?
- Wo haben sich neue Informationsbedarfe herauskristallisiert?
- Sind die gewählten Kanäle noch optimal? Oder lohnt der Wechsel auf ein effizienteres Medium?Justiere den Plan gemäß der neuen Bedarfe.
Beispiele
Kommunikationsplan im Consulting Projekt
Nachfolgende Abbildung zeigt Dir einen typischen Kommunikationsplan in einem Beratungsprojekt. Tatsächlich handelt es sich ausschließlich um Kunden-Meetings, weshalb die Übersicht auch den Titel 'Sitzungsplan' trägt. Der Organisator nimmt ebenfalls an der von ihm initiierten Besprechung teil.
Ein typischer Besprechungsplan in einem Beratungsprojekt
Beachte, dass der vorgestellte Plan bzgl. des Projektes sowohl nach Innen- als auch nach Außen gerichtete Besprechungen enthält. Bei Bedarf kannst Du auch zwei Sitzungspläne erstellen. Plan 1 definiert die internen, Plan 2 die externen Meeting-Strukturen.
Vor- & Nachteile
Pro
- Ein Kommunikationsplan und der daraus resultierende Regelaustausch verbessert die Zusammenarbeit. Jedem Stakeholder ist klar, welche Information er an wen liefern muss bzw. erwarten kann.
- Ein durchdachter Kommunikationsplan hilft den Beteiligten Zeit zu sparen. Jeder kann sich auf seine Aufgaben konzentrieren und erhält zu vereinbarten Zeitpunkten die Infos, die für die nächsten Schritte notwendig sind.
Contra
- Agile Vorgehensmodelle & Techniken wie Scrum oder Kanban legen inhärent bereits sehr viel Wert auf Transparenz und Regelaustausch. Ein expliziter Kommunikationsplan ist selten bis gar nicht erforderlich.
- Ein Kommunikationsplan schreibt Informationsaustausch vor, auch wenn dieser eigentlich gar nicht erforderlich ist. In der Praxis fällt es schwer sich gegen den Plan zu stellen. Die Folge: Die Kommunikation findet statt und generiert Aufwand, obwohl der Gehalt der transportierten Informationen minimal ausfällt.
Praxistipps
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Tipp 1 - Informelle Austauschmöglichkeiten stärken
Der Kommunikationsplan fixiert ausschließlich den formalen zielgerichteten Informationsaustausch. Oft fließen jedoch bei spontanen Kurztreffen wie in der Kaffeeküche, am Kopiergerät oder während der Mittagspause viele zusätzliche und meist auch ehrlichere Informationen. Sorge für informelle Austauschinseln. Ein reger konstruktiver Flurfunk zeugt von Zusammenarbeit und kann so manches Pflicht-Meeting obsolet machen.
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Tipp 2 - Kommunikationsplan mit Glossar flankieren
Die IT versteht bei der Fachabteilung nur Bahnhof? Das Vertriebsteam redet aus Sicht der Entwicklung nur Chinesisch? Gerade wenn unterschiedliche Bereiche mit ihrer eigenen Begriffswelt aufeinandertreffen und gemeinsame etwas auf die Beine stellen, solltest Du zusätzlich zum Kommunikationsplan über den Einsatz eines kleinen Glossars nachdenken. Ein Glossar vereinfacht den schriftlichen und mündlichen Informationsaustausch.
Kommt der Initialglossar in der Praxis zur Anwendung, setzt Du zudem einen Pflegeprozess auf und ergänzt diesen um ein Klassendiagramm. Am besten ein Praktikant oder Juniorkollege kümmert sich um die Aktualisierung der Begriffsliste.
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Tipp 3 - Vertretungsfall berücksichtigen
Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, Sabbatical – verschiedene Ereignisse können dazu führen, dass ein etablierter Kommunikationsfluss austrocknet. Sorge für eine Stellvertreterregelung, falls ein fristgerechter und regelmäßiger Austausch wichtig ist. Auch Vertreter darfst Du im Kommunikationsplan führen.
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Tipp 4 - Kommunikationsplan auf Effizienz trimmen
Niemand muss alles wissen. Auch muss nicht jeder jede Information zu seinem Lieblingszeitpunkt über seinen präferierten Kanal erhalten. Regelmäßige Kommunikation ist wichtig. Darüber darf jedoch die durch Einzelarbeit vorangetriebene Wertschöpfung nicht zu kurz kommen.
Wäge deshalb die Kosten für die Sender sowie den Nutzen für die Empfänger ab. Vereinheitliche Kommunikationsflüsse. Setze auf etablierte Kanäle auf, statt neue zu aufzubauen. Eliminiere Informationspakete mit leicht variierten oder gar redundanten Inhalten. Begrenzt die Menge der Empfänger auf ein Minimum.
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Tipp 5 - Regelaustausch für Projektmarketing nutzen
Du bist als Projektleiter in der Bringeschuld und berichtest regelmäßig in Gremien? Statusreports und Zwischenstandstermine fressen einen Großteil Deiner Arbeitswoche? Der Spaß an Projektkommunikation ist Dir schon lange vergangen?
Betrachte einen Kommunikationsfluss als Möglichkeiten des Projektmarketings. Du präsentierst Deine Initiative, verkaufst die Ergebnisse Deines Teams, rückst Deine Person ins warme Licht des Erfolgs. Nutze die vom Kommunikationsplan einforderten Interaktionsflüsse. Verfolge Deinen eigenen Marketingplan.
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Tipp 6 - 'Ein Punkt für eine Information' durchsetzen
Wikis. Chats. Videokonferenzsysteme. E-Mails. Soziale Intranet-Plattformen. In den letzten Jahren sind Zahl und Varianz der Kommunikationskanäle rasant gewachsen. Waren bis Mitte der 2000er Jahre E-Mail, Fax und Telefon die dominanten Austauschmedien, so stehst Du heute einer Flut von technischen Möglichkeiten gegenüber.
Schaffe Einigkeit, welcher Typ von Information über welchen Kanal gespielt wird. Poche auf das Prinzip ‚Eine Quelle für eine Information‘ oder englisch ‚Single Point of Information‘. Je weniger Kanäle und Redundanz, desto geringer der Pflegeaufwand.
Zusammenfassung
In vielen Unternehmen gehört der bereichsübergreifende Informationsaustausch mehr zur Ausnahme, als zur Norm. Die Mitarbeiter arbeiten in ihrem Team an ihren Themen, was sich außerhalb des Büroflügels abspielt liegt weitestgehend im Nebel. Ein Kommunikationsplan verordnet einer Organisation Kommunikation. Er sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter regelmäßig austauschen (müssen). Nutze das Werkzeug, wenn Du Informationsflüsse zwischen Stakeholdern institutionalisieren möchtest.
Bonusmaterial
PROJEKT-INSZENATOR: 10 plus 1 Prinzipien der Projektkommunikation - 11 Tipps in 24 Minuten rund um die Kommunikation von Projekten
- Freistaat Thüringen - Ministerium für Wirtschaft, Technologie und Arbeit: Kommunikationsplan für die Operationellen Programme EFRE - Beispiel für einen Kommunikationsplan zur Information der Öffentlichkeit und Begünstigte über Förderinitiativen
- Projektmanagementhandbuch: Projektmarketing - lesenswerter Beitrag über die Vermarktung von Projekten und ihren Ergebnissen
- wikiHow: Einen Kommunikationsplan erstellen - bebilderte Anleitung zur Erstellung eines Kommunikationsplans für Einpersonenprojekte
