Das Besprechungsprotokoll ist für einen Consultant wie das Stethoskop für einen Allgemeinarzt – eines der wichtigsten Alltagswerkzeuge. Dauerhaft dokumentiert Deine Mitschrift die besprochenen Themen, gefällten Entscheidungen sowie die zugewiesenen Aufgaben. Meeting-Teilnehmern und Außenstehenden dient sie später als wertvolle Informationsquelle auf deren Basis die Projektarbeit vorangetrieben wird. Doch was macht ein gutes Protokoll aus? Und welche Fehler solltest Du besser vermeiden? Im Beitrag erfährst Du die wichtigsten Basics.
Das Besprechungsprotokoll – das Meeting zum Nachlesen
Ein gutes Protokoll schreibt sich nicht von allein. Möchtest Du das in der Sitzung besprochene Wort dauerhaft schriftlich festhalten, ist etwas Übung notwendig. In meinem Beraterleben habe ich schon viele Meeting-Mitschriften verfasst, habe dabei meine Technik von Treffen zu Treffen immer weiter verfeinert. Andersherum habe ich auch schon zahlreiche Protokolle gelesen und war dabei über den Qualitätsunterschied erstaunt. Dabei ist eine gute Struktur und ein disziplinierter Redaktionsprozess gar nicht so kompliziert. Im folgenden erkläre ich Dir, worauf es ankommt.
Keep it simple – ein einfacher und logischer Aufbau
Ein pragmatisches Besprechungsprotokoll besteht aus drei Elementen: Kopf-, Haupt- und Abschlußteil.
Im Kopf notiert man den Sitzungstitel, das Datum der Sitzungsdurchführung inkl. Start- und Endzeit, den Sitzungsort, die eingeladenen Teilnehmer sowie den Status des Protokolls (z.B. in Arbeit, vorgelegt, fertiggestellt). In meinen Protokollen sortiere ich die Teilnehmer immer alphabetisch gemäß ihres Nachnamens und füge Unternehmen, Abteilung und E-Mailadresse hinzu. Titel, Rollennamen oder Positionen lasse ich bewusst weg. Erscheint ein Teilnehmer später bzw. gar nicht zum Meeting oder verlässt jemand die Runde früher, markiere ich das ebenfalls im Besprechungsprotokoll.
Der Hauptteil wird in drei Spalten untergliedert. Die Spalte ganz links ist sehr schmal. In ihr notierst Du, ob es sich bei einem Diskussionspunkt um eine Information (abgekürzt mit „I“) oder eine Entscheidung („E“) handelt. Die große mittlere Spalte enthält den Diskussionspunkt, also die Information oder Entscheidung. Die Spalte rechts ist ebenfalls sehr schmal und beinhaltet den bzw. die Teilnehmer welche(r) die Information gegeben bzw. die Entscheidung gefällt hat/haben. Die zu einem Thema zugehörigen Diskussionspunkte solltest Du im Protokoll direkt hintereinander festhalten, unabhängig davon ob diese in der Besprechung tatsächlich in dieser chronologischen Reihenfolge angesprochen wurden. Das entstandene „Punktebündel“ versiehst Du schließlich mit einer Zwischenüberschrift abgeleitet aus der Meeting-Agenda (z.B. „Go-Live Planung“ oder „Fachkonzept Review“).
Im Abschlussteil des Protokolls notierst Du alle in der Sitzung herausgearbeiteten Aufgaben. Eine Aufgabe umfasst einen klar verständlichen Aufgabentext, eine Erledigungsfrist und genau einen (!) Verantwortlichen. Erneut empfiehlt sich eine dreispaltige Tabelle zur Gliederung. Schließlich solltest Du in der Fußzeile des Dokuments Dich als Protokollautor und die Seitenzahl festhalten. Bei einigen Sitzungsformen sind nur die Entscheidungen und Aufgaben relevant. Hier lässt Du im Mittelteil einfach die Informationspunkte weg.
Abbildung 1 – Vorlage für ein Besprechungsprotokoll für Consulting-Life.de
Abbildung 1 illustriert beispielhaft eine Vorlage für ein Besprechungsprotokoll für Consulting-Life.de.
Protokollieren ist mehr als nur das Dokument – das Vorgehen
1. Besprechungsprotokoll vorbereiten
Bereits im Vorfeld des Meetings solltest Du mit den Teilnehmern abstimmen, wer für das Besprechungsprotokoll zuständig ist. Dies impliziert, dass sich diese Person weniger in die Diskussion einbringen kann, da sie ja parallel die besprochenen Informationen, Entscheidungen und Aufgaben notiert. Auch kann der Protokollant zusätzlich keine weitere Rolle, wie z.B. Moderator, Redner oder Infrastrukturverantwortliche übernehmen.
2. Besprechungsprotokoll erstellen
Während der Sitzung hält man wichtige Diskussionspunkte als Stichworte direkt im Dokument fest. Falls etwas akustisch bzw. inhaltlich nicht verstanden wird oder das Gespräch zu schnell abläuft, sollte sich man nicht davor scheuen dies dem Moderator oder der Gruppe anzuzeigen. Oftmals reicht es dazu aus, den notierten Fakt einfach laut und deutlich zu wiederholen und anzufügen, dass dies so im Besprechungsprotokoll festgehalten wird. Falls möglich, sollte man am Schluss eines Treffens alle gefällten Entscheidungen und identifizierten Aufgaben laut vorlesen und die Bestätigung der Teilnehmer einholen.
3. Besprechungsprotokoll nachbereiten
Im Nachgang des Treffens werden dann die Stichworte zu vollständigen Sätzen aufbereitet sowie Facetten ergänzt, die zwar im Kopf aber nicht auf Papier stehen. Empfehlenswert ist diese Aufbereitung direkt nach dem Meeting, dann sind die einzelnen Diskussionspunkte noch frisch. Abschließend sollte die Mitschrift auf Vollständigkeit, Konsistenz und Korrektheit geprüft werden. Im Zweifelsfall noch einmal beim teilnehmenden Kollegen nachhaken.
4. Besprechungsprotokoll versenden
Das Protokoll verschickst Du an alle Teilnehmer, auch an solche, die dem Meeting nicht beiwohnen konnten oder nicht auf der Einladungsliste standen. Bei der Versendung solltest Du um Feedback, Ergänzungen und Korrekturen bis zu einem bestimmten Stichtag bitten. Nach diesem Termin gelten das Besprochene, die Entscheidungen und Aufgaben als gesetzt. Werden Änderungen herangetragen, so musst Du entscheiden: Kleinigkeiten können direkt im Besprechungsprotokoll nachgepflegt werden, umfassenden Anpassungen sollten an alle Teilnehmer verschickt bzw. zwecks Vermeidung einer E-Mailschlacht am besten im Folgetreffen besprochen werden.
Pros & Cons des Besprechungsprotokolls
Niemand kann sich alles merken. Insbesondere wenn es sich um eine Diskussion handelt, die bereits Tage bzw. gar Wochen zurückliegt. Ein Besprechungsprotokoll konserviert die Essens eines Treffens und macht sie zeitlos für einen Teilnehmerkreis beliebiger Größe verfügbar. Als Protokollant hilft Dir das Dokument, die wichtigsten Punkte der Gesprächstermins noch einmal Revue passieren zu lassen und zu reflektieren.
Ein Protokoll ist nicht zu verwechseln mit einer Transkription, d.h. einer 1:1 Verschriftlichung des gesprochenen Wortes. Gerade wenn Dir Diskussionsgegenstand noch unbekannt ist, besteht die Gefahr zu viele Details festzuhalten. Nicht nur, dass sich die Teilnehmer dann über zu ausführliche Mitschriften klagen. Du verlierst auch noch sehr viel Zeit bei der Erstellung. Ein weiterer Nachteil von Protokollen ist ihre (teilweise) fehlende Genauigkeit und Eindeutigkeit. Geschriebener Text kann, je nach Leser und Kontext, auf verschiedene Weise interpretiert und im Zweifelsfall falsch verstanden werden.
Tipps aus der Beratungspraxis
Nachfolgende Tipps helfen Dir, noch mehr aus Deinem Besprechungsprotokoll herauszuholen.
Tipp 1- An der Zielgruppe orientiert
Nicht immer ist das Besprechungsprotokoll nur für die Meetingteilnehmer bestimmt. Überlege Dir, wer noch das Papier liest und welchen Stellenwert dieses Papier für ihn einnimmt. Berücksichtige diese Zielgruppen bei der Anfertigung des Protokolls.
Tipp 2 – Vorbereitung ist (fast) alles
Bereite den Kopfteil des Dokuments vor, falls Dir für die Sitzung die Aufgabe des Schriftführers zufällt. Auf diese Weise bist Du die Namen und Themen schon einmal durchgegangen, kannst Dich im Meeting besser auf die diskutierten Inhalte konzentrieren.
Tipp 3 – Prosa vermeiden
Ein Besprechungsprotokoll ist kein Roman. Beim festhalten verschiedener Diskussionspunkte kannst Du die gleichen Worte benutzen. Wichtig ist, dass auch Wochen nach der Zusammenkunft von Teilnehmern und Nicht-Teilnehmern problemlos und unmittelbar verstanden wird, um was es bei einem Punkt ging.
Tipp 4 – Präzise Aufgaben
Achte darauf, dass die Aufgaben so beschrieben werden, dass allen (und insbesondere dem Verantwortlichen) klar ist, welche Gestalt das Ergebnis haben wird. Unspezifische Verben wie „Klären“ oder „Besprechen“ sind fehl am Platz. Konkret und präzise gewinnt.
Fazit
Wer schreibt der bleibt. Schon früh in meiner Consulting-Laufbahn habe ich den Sinn dieses Sprichwortes beherzigt, führe in Meetings daher gerne die Mitschrift. Als Protokollant bleibst Du die gesamte Sitzungszeit bei der Sache und setzt Dich in der Nachbereitung noch einmal intensiv mit dem Thema auseinander. Dein Ergebnis (und damit auch Du) gelten dann für alle Meetingteilnehmer als Referenzquelle zum Treffen. Was gibt es als Berater besseres, als Hauptansprechpartner zu werden?
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