In einem der letzten Artikel habe ich ausführlich erklärt wie du mit dem internetbasierten Programm SageOne die Lohnabrechnungen für deine Firma selbst erstellen kannst. Jedoch gibt es noch etwas zu beachten was die Meldung der Beitragsschuld an die Krankenkassen angeht.
Fälligkeitstermin der Beitragsschuld
Am Ende jeden Monats müssen die Krankenkassenbeiträge für Mitarbeiter gezahlt werden. Quasi Ende Januar zahlt man die Beiträge für die tätsächlich geleisteten Arbeitsstunden (plus Krankschreibungen und Urlaub) im Januar. Zahlt man Festgehälter an seine Mitarbeiter hat man da auch keine Probleme mit, da man eh in jedem Fall den vertraglich geregelten Lohn trotz möglicher Krankheit oder Urlaub zahlen muss.
Das einzige auf das man aufpassen muss, ist die Lohnabrechnung und damit die Übermittlung der Beitragschuld, was nichts anderes als die Lohnabrechnung ist, rechtzeitig durchzuführen. Nach Gesetz muss die Übermittlung immer spätestens um 0:00 Uhr zum fünftletzten Bankarbeitstages erfolgt ein. Diese Frist muss eingehalten werden, da die Versicherungsträger und Banken ein wenig Zeit brauchen, damit sie pünktlich am drittletzten Bankarbeitstag die Beiträge vom Konto einziehen können.
Will man jetzt nicht für jeden Monat die Tage abzählen und im Kalender markieren, heißt das für die Praxis, dass man am besten immer am 20igsten eines jeden Monats die Lohnabrechnung für den laufenden Monat macht. Hört sich vielleicht etwas zu früh an, aber in der Realität, auf Grund von Wochenends- und Feiertagskonstellationen, sind die Stichtage im Mai 2015 der 21.05. und im Dezember 2015 der 21.12. Im Juli 2015 liegt der Stichtag auc schon mal auf dem 26.07., aber für die Praxis ist es empfehlenswert immer einen festen Tag für wiederkehrende Aufgaben zu haben.
Machst du die Lohnabrechnung mit dem Programm SageOne, bekommst du immer am letzten Fälligkeitstermin eine E-Mail mit einer Erinnerung zugeschickt.
Übermittlung der Beitragsschuld bei variablen Gehältern
Nun gibt es genügend Firmen die keine Festgehälter zahlen sondern Stundenlöhne. In der Gastronomie zum Beispiel weiss man am 21.05. um 24 Uhr noch nicht wie der Arbeitsplan in der letzten Maiwoche aussieht. Was die rechtzeitige Übermittlung der Beitragsschuld schwierig macht. Aber der Gesetzgeber hat eine Möglichkeit geschaffen, sodass die Krankenkassen doch noch rechtzeitig an ihre Beiträge kommen. Man kann die Beiträge einfach schätzen. So zahlt man im laufenden Monat einen Betrag laut des Schätzwertes. Dieser wird dann im nächsten Monat mit den tatsächlich gezahlten Löhnen verrechnet.
Ermittlung des Schätzwertes
Der Schätzwert muss den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechen. D.h., wenn ich weiß das ich nächsten Monat einen zusätzlichen Arbeitsnehmer anstelle, muss ich ihn gleich in die Schätzung mit einfließen lassen. Kommt ein zusätzlicher Mitarbeiter aber "kurzfristig" hinzu und die Schätzung ist schon übertragen, zahlt man im darauffolgenden Monat einfach mehr.
Sonst läuft die Schätzung einfach so ab, dass man die gleiche Höhe von Gehältern der jeweiligen Mitarbeiter des letzten Monats für den folgenden Monat annimmt und diese Werte überträgt.
Übermittlung der Beitragsschuld mit SageOne
Mit dem Lohnabrechnungsprogramm SageOne kannst du die Beitragsschuld ganz einfach übermitteln. Nachdem du ganz normal die Lohnabrechnng, wie in einem meiner letzten Artikel beschrieben, durchgeführt hast, klickst du auf den nächsten Button "Beitragsschuld übermitteln".
Danach kommst du zu einem Fenster das genauso aussieht wie bei der Lohnabrechnung in dem du die gearbeiteten Stunden zu den jeweiligen Mitarbeitern einträgst. Dort gibst du nun einfach noch einmal die Stundenwerte der jeweiligen Mitarbeiter des letzten Monats ein und drückst auf "Übertragen". Schon ist die Übertragung fertig. Am besten überträgst du die Beitragsschuld sofort nach der Lohnabrechnung, dann brauchst du dich bis zur nächsten Lohnabrechnung nicht mehr darum kümmern.
