Mini-Outsourcing ist eine Lösung für Zeitmanagement
Viele kennen bereits den englischen Begriff "Outsourcing", welches sich um das Nutzen (us ing) von Hilfen (re sources) außerhalb ( out side) des eigenen Unternehmens handelt. Sowohl das Thema Zeitmanagement als auch Outsourcing wurden bereits viel diskutiert, in Seminaren gelehrt und in Büchern vorgestellt.
Leider ist Zeitmanagement nur bis zu einem bestimmten Punkt effektiv, denn es gibt nur 24 Stunden am Tag. Wenn die Arbeit sich auf dem Schreibtisch stapelt, andauernd wichtige Termine vor der Tür stehen und das Telefon ständig klingelt, hat man das Gefühl ein Tag müsste mindestens 30 Stunden haben.
Wie entscheidet ein derart überlasteter Manager in solch einer Situation, wie er seine knappen 250 Arbeitstage pro Jahr verbringt?
Damit sich das Ganze besser veranschaulichen lässt, werden wir Maxine Mustermann als Beispiel betrachten: Maxine ist Einzelunternehmer in Köln, und betreibt seit zehn Jahren ihr Geschäft als Weinhändler. Sie importiert Weinsorten aus Italien und Frankreich und verkauft sie an Endkunden weiter. Maxine kümmert sich selbst sowohl um das Marketing und Bestellen als auch die Buchhaltung und Kundenbetreuung der Firma. Denn finanziell kann sie sich keine eigene Sekretärin leisten.
Das Wort „Selbständig" muss nicht so heißen
Maxine denkt, selbständig bedeutet „alles selber machen, und das ständig". Die Wahrheit sieht jedoch anders aus: Maxine erledigt die Bestellung neuer Weinsorten tagsüber, in der Zeit zwischen den verschiedenen Aufgaben der Kundenbetreuung, und hat nur abends Zeit für die Buchhaltung. Obwohl sie grundsätzlich fähig ist, alles selber zu erledigen, setzt sie das Wachstum seines Unternehmens zunehmend unter Zeitdruck.
Auf das Paretoprinzip fokusieren
Das Paretoprinzip kann Maxine dabei helfen, ihre Prioritäten zu setzen. Das Paretoprinzip ist nach Vilfredo Pareto benannt und wird auch als Pareto-Effekt oder 80-zu-20-Regel bezeichnet. Pareto war der Meinung, dass man 80 Prozent der Ergebnisse in 20 Prozent der Gesamtzeit eines Projekts erreicht. Umgekehrt wird in 80 Prozent der Arbeitszeit also nur 20 Prozent des wirklich wichtigen Ergebnisses erbracht.
Maxine überlegt also nun, wie sie ihre knappen Ressourcen auf die wichtigsten 20 Prozent ihres Unternehmens konzentrieren kann.
Was soll outgesourct werden?Als erstes sollte Maxine entscheiden, welche Tätigkeiten outgesourct werden können und ob das lang- oder kurzfristig erfolgen soll. Die folgenden Möglichkeiten stehen ihr zur Verfügung:
- Kleinprojekte outsourcen lassen
Ob sie ein neues Firmenlogo entwerfen lassen will oder einen vierteljährlichen Newsletter in Gang setzen möchte - solche Projekte kann Maxine auf virtuellen Arbeitsplattformen wiewww.vworker.com veröffentlichen. Maxine kann die Frist und Bezahlung festlegen und viele solcher Webseiten bieten eine Zufriedenheitsgarantie. - Backoffice bzw. Sekretariat outsourcen lassen
Maxine hat schon eine Sekretärin als Teilzeitkraft eingestellt. Zur Abdeckung des Wochenendes oder der Abendstunden oder als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung für sie kann Maxine zusätzlich ein virtuelles Sekretariat vonwww.ebuero.de einrichten. So kann sie schnell und flexibel ohne Mindestlaufzeit oder Mindestumsatz auf zusätzliches Personal zugreifen. - Die (Online) Marketingabteilung outsourcen
Maxine kann auch eine ganze Abteilung outsourcen. Die Firma Textzeichnerin bietet entweder das ganze Online-Marketingpaket oder einzelne Aufgaben (Leadgenerierung, Linkbuilding, usw.) an:http://www.textzeichnerin.com/was/marketing-outsourcing/ - Webpräsenz kostenlos erstellen
www.de.wordpress.com stellt Maxine die Möglichkeit bereit, ihren eigenen Blog inklusive Vorlagen und Hilfetipps zu verfassen. Sie kann auch für etwa 14€ pro Jahr eine Domain registrieren lassen. So kann sie ihrer Firma zu noch mehr Wachstum verhelfen.
Maxine ist jetzt klar, dass Outsourcing nicht nur für Großkonzerne geeignet ist. Sie kann in aller Ruhe einige Tätigkeiten outsourcen und in die Hände von Spezialisten legen. Sie spart nicht nur Fixkosten, sondern kann sich nun auf die wichtigsten Kernprodukte ihres Geschäfts konzentrieren.
Über die Autorin: Kasey Navita Phifer arbeitet bei der ebuero AG, welche seit dem Jahr 2000 Telefon- und Büroservice anbietet. Eine virtuelle Sekretärin von ebuero bietet Ihnen optimale Erreichbarkeit 24h an 365 Tagen im Jahr - Testen Sie den Service von ebuero kostenfrei und unverbindlich in nur drei Minuten hier: www.ebuero.de.
