Effektive Aufgaben- und Wochenplanung muss sein!
Vor allem, wenn sich spontan immer wieder Aufgaben ergeben, die scheinbar immer das gesamte Zeitmanagement zerstören. Der Grund, bei zu vielen eintreffenden Ereignissen und neuen Aufgaben, gepaart mit den damit verbundenen Deadlines verliert man schnell den Überblick und damit den Blick für das Wesentliche!
Uns läuft einfach immer die Zeit weg und das im Beruf, wie auch in der Freizeit – doch es gibt Methoden, die einem aus der Misere helfen können.
Wir berichteten schon von der Getting Things Done – Methode (GTD) von David Allen, sie ist omnipräsent, wenn sich das Thema um Aufgabenmanagement handelt. Am wichtigsten ist es hier, die Aufgaben zu priorisieren und damit zu entscheiden, was als erstes gemacht werden soll, was delegiert kann und was man direkt von der Liste streichen kann. Diese Priorisierung ist nicht ohne und bedeutet für unterstützende Softwareprogramme der Aufgabenverwaltung ebenso viel Schwierigkeiten, wie für den Menschen selbst.
Die Lösung, so besagt die Legende hatte einst schon der ehemalige amerikanische Präsident D. D. Eisenhower, er fand eine geniale Methode nach der sich die anstehenden Aufgaben ganz rational priorisieren lassen. Benamst ist die Methode als “Das ABC-Prinzip nach Einsenhower”.
Man ordne die Aufgaben dem Koordinatensystem zu, welches in vier Felder unterteilt ist. Die X-Achse spiegelt die Dringlichkeit und die Y-Achse die Wichtigkeit wieder. Nach der Zuordnung der Aufgaben in eines der vier Felder, lässt sich die zugewiesene Priorität ablesen. Entsprechend dieser ergibt sich so eine neue zeitliche und priorisierte Aufgabeneinteilung, die genau so sinnvoll abgearbeitet werden kann.
Die folgende Matrix entspricht dem ABC-Prinzip nach Eisenhower und kann immer angewendet werden:
Doch was genau bedeutet Wichtig- und Dringlichkeit?
- Wichtigkeit
Ziele, Ergebnisse, Zukunft, Werte, Personen Erfolg oder Geld, das auf dem Spiel steht - Dringlichkeit
Zeit, Termindruck, Stress, Soforterledigung, Unterbrechungen und Krisen
Was die vier Felder aussagen erfahrt ihr jetzt:
- Feld A: Wichtig & dringend
Diese Aktivitäten müssen sofort und von dir selbst bearbeitet werden. - Feld B: Wichtig aber nicht dringend
Anstatt diese Aktivitäten aufzuschieben, bis sie irgendwann dringend als „Hau-ruck“-Aktion durchgeführt werden müssen, solltest du die besser geplant und rechtzeitig terminieren. - Feld C: Dringend aber nicht wichtig
Diese Tätigkeiten beanspruchen den größten Teil deiner Zeit. Das heißt, dass sie auch die höchsten Zeitreserven auffressen. Delegiere diese Aufgaben, so bald wie möglich und soviele wie möglich. - Feld D: Weder wichtig noch dringend
Streiche diese Aufgaben direkt von deiner Liste. Sollten diese Aufgaben doch wichtig gewesen sein, wird dich irgendwann jemand darauf ansprechen.
Grundsätzlich gilt: Das Wichtige ist selten dringend, und das Dringende ist selten wichtig! D.h. es gibt nur wenige wirkliche A-Aufgaben.
Quellen:
Zeitmanagement, Aufgaben richtig priorisieren
Zeitmanagement nach Eisenhower