Wissensmanagement // Stadtbibliothek Stuttgart by Kuma Kum
Jedes Event ist einzigartig. Dennoch gibt es Standards, auf die man sich bei der Planung verlassen kann. Warum gerade junge Nachwuchskräfte im Dunkeln tappen lassen, weil die Zeit mal wieder knapp ist? Nicht alle Fehler müssen wiederholt werden. Deshalb habe ich die Qualitäts- und Wissensmanagerin Anne von Brockhausen gefragt, welche Tools uns aus dem Wissensmanagement für Eventplanung helfen können. Bitteschön:
Was alle Unternehmen eint
Für mich haben alle erfolgreichen Unternehmer und Geschäftsführer eins gemeinsam: Sie sind Machertypen. Sie treiben ihre Themen voran, motivieren Mitarbeiter und Kunden. Sie wünschen sich, dass der Arbeitsalltag reibungslos abläuft.
Dabei stolpern sie aber immer wieder über zwei Themen:
- Kein einheitliches Verständnis zwischen den Kollegen hinsichtlich der Verantwortlichkeiten sowie
- das Fehlen von internem Firmenwissen aufgrund unzureichender oder fehlerhafter Kommunikation untereinander führen dazu,
dass Dinge gar nicht oder fehlerhaft ausgeführt werden.
Wie sich Unternehmen bei Wachstumsschritten verändern
Und doch sind diese Unternehmen trotz allem erfolgreich, aber warum? Meiner Meinung nach liegt der Grund hierfür vor allem an den Wachstumsschritten erfolgreicher Organisation. Strukturen und Kommunikationswege verändern sich bei 3 → 9 → 30 → 90 → 300 Mitarbeitern. Das sorgt für immer wieder für Unruhe und neue Probleme, wenn die alten gerade gelöst sind.
- Im ersten Fall sitzen die Kollegen noch in einem Raum.
- Danach trennt sie bereits eine Wand.
- Bei 30 teilen sie sich auf zwei Flure und in Abteilungen auf.
- Ab 90 Mitarbeitern werden zusätzliche Stabsabteilungen eingezogen.
All das macht die Arbeitswelt nicht einfacher für Event'ler. Darüber hinaus sind die Junioren nicht auf dem Wissensstand der Senioren und langjährige Mitarbeiter verharren, weil „Das schon immer so gemacht wurde." In den zwanzig Jahren als Angestellte und Beraterin in unterschiedlichsten Unternehmensgrößen fand ich das immer wieder als Ursache für die vorhandenen Probleme vor.
Woran es bei allen immer wieder fehlt
Am Beginn fehlt oft das Basiswissen, dass für alle in einer Branche gleich ist. Egal in welcher Organisation ich anfing zu arbeiten oder zu beraten: Kaum einer konnte mir ein simples Mitarbeiterbuch zeigen, in dem die Leitplanken, in denen ich mich bewegen durfte, definiert wurden. Immer musste ich mir mühsam einen Überblick verschaffen:
- Wer macht was?
- Bis wohin darf ich entscheiden?
- Wen muss ich ansonsten fragen?
- Was muss ich machen, wenn ich auf Dienstreise gehen will?
- Welche Vorlagen oder Präsentation muss ich für welchem Zweck verwenden?
- Wie sind die Arbeitsprozesse und wo finde ich geeignete Dienstleister?
Das kostete jeden Mitarbeiter Zeit bis er wirklich produktiv arbeiten konnte. Und gerade in den ersten Tagen hätte ich mehr als genug Zeit gehabt mich mit solchen Dingen intensiv auseinanderzusetzen.
WIKIpro - das Tool für MEHR Standards im Wissensmanagement
Deswegen habe ich in 2013 gemeinsam mit meinen Kunden auf Basis einer Wiki-Technologie die digitale Wissensmanagementplattform WIKIpro entwickelt. Diese Art von Plattform zeichnet sich vor allem durch ihre perfekten Suchalgorithmen aus. Klar, war es Arbeit, das Wissen erst einmal dort einzuspielen. Aber jetzt nach sieben Jahren und zahlreiche Kundenprojekte später sieht der Wissensstrukturbaum immer gleich aus. Viele Inhalte, die bei allen Organisationen vorkommen, sind bereits vorgeschrieben und müssen nur noch individualisiert werden.
In rund 30 Projekten testeten wir, was die Menschen im Unternehmenskontext wirklich brauchen. Die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter konnten wir in vielen Fällen von zwei Monaten auf zwei Wochen deutlich verringern. Prozesse, Checklisten für die Planung, ein Pool von Dienstleistern und Tools lassen sich zentral festhalten und kontinuierlich verfeinern. Und in jedem Unternehmen gab es Menschen, die begeistert das jeweilige Wiki mit Wissen gefüllt haben.
In der Regel fingen alle spätestens damit an, wenn einer der erfahrenen Kollegen mit all seinem Fachwissen das Unternehmen verlässt. Egal ob via Video, in Bildern, als Sprachaufnahme oder getippt, alle Formate lassen sich wunderbar in Wikis einbinden. Denn wenn der Mitarbeiter erst einmal weg ist, ist es gar nicht so einfach, Strukturen und Netzwerke wieder neu aufzubauen. Ein kurzer Blick ins Wiki kann da Wunder bewirken und viel Zeit sparen.
Für Klarheit und Verlässlichkeit sorgen
Für mich in meinen Beratungsprojekten heute, ist immer eine meiner erste Amtshandlungen, die Dinge, die in einem Unternehmen einfach und klar zu bestimmen sind in WIKIpro festzuhalten. Dann weiß jeder Bescheid, wer für was zuständig ist und wie weit er sich alleine bewegen darf. Die Standardsachen sind ein für alle Mal geregelt und werden unbürokratisch und für alle sichtbar geändert. Statt unnötig zu diskutieren, können die Mitarbeiter ihre Kapazität dort einsetzen, was ihr Hauptjob ist.
Denn damit verdienen Sie Geld - mit den unnötigen immer wiederkehrenden Diskussionen nicht.Also fangen Sie lieber heute an und nutzen Sie ihre Zeit ab sofort deutlich sinnvoller als bisher!
Mit detektivischem Feinsinn versucht Anne von Brockhausen den Arbeitsalltag von Unternehmern und ihren Mitarbeitern zu erleichtern. Ihre ersten zehn Jahre des Berufslebens verbrachte sie sowohl in unterschiedlich großen Unternehmen als auch in verschiedenen Branchen. Alles Wissen, das sie dort lernen konnten nutzt sie seit 2009 in ihrem eigenen Unternehmen und hat seitdem mehr als 80 Organisationen beraten. Und überall, wo ihr der Alltag zu mühsam erscheint, entwickelt sie gemeinsam mit einer B2B-Online-Agentur einfache digitale Werkzeuge. So entstand 2013 WIKIpro für digitales Wissensmanagement. In 2020 wird die Plattform Udoku im Medizinproduktebereich auf den Markt kommen.
Frage: Mit welchen Wissensmanagement Tools arbeitet ihr in eurer Agentur? Welche Erfahrungen macht ihr damit?
