Mit der zunehmenden Beliebtheit von Emoticons und Textabkürzungen verlieren E-Mails länger je mehr an Formalität. Während E-Mails mit Familie und Freunden problemlos salopp formuliert werden dürfen, sollte man im Büro beim Verfassen eine gewisse Seriosität beibehalten. Diese schwankt natürlich, denn sie hängt mit dem Bekanntheitsgrad zusammen. Die Formulierung wird sich bei der Unterhaltung mit einem guten Arbeitskollegen im Gegensatz zu einer wildfremden Person differenzieren. Wenn Sie diese acht Fehler beim Erstellen einer E-Mail vermeiden, umgehen Sie auch die Gefahr, bei Ihrem Job als unprofessionell zu gelten.
1. Schlampige Begrüssung
Bei der ersten Kontaktaufnahme ist die Formalität am höchsten zu halten. Auf ein „Sehr geehrter Herr; sehr geehrte Frau“ folgt der entsprechende Name. Auch ein „Lieber Herr“ oder „Liebe Frau“ sind passend. Mit dem Verlauf des Gesprächs kann sich die Formalität kontinuierlich auflösen. Wenn Ihr Kontaktpartner eine Nachricht nur mit seinem Vornamen beendet, können Sie diesen beim nächsten E-Mail zur Begrüssung verwenden.
2. Verwechseln von „An“, „Cc“ und „Bcc“
Überlegen Sie zuerst, wer diese Nachricht wirklich erhalten muss? Bedenken Sie auch, ob eine Person ins „An“-Feld geschrieben wird, die eigentlich auch ins „Cc“ passt und somit nur eine Kopie der Nachricht erhält. Ins „An“ gehören Leute, die das E-Mail lesen müssen und auf die Informationen dessen angewiesen sind. Von jenen, die im „Cc“-Feld geschrieben stehen, wird erwartet, dass sie den Inhalt der E-Mail zwar lesen oder zumindest überfliegen, doch es für sie keine Aufforderung zu handeln. „Bcc“ unterscheiden sich von den „Cc“ darin, dass die übrigen Personen auf der Verteilerliste, nicht wissen, dass man im „Bcc“-Feld ist. Es ist also eine Blindkopie.
3. Unprofessionelle Kurzschrift
„OMG“, „LOL“, „ROFL“. Vermeiden Sie dringend solche Abkürzungen. Dies lässt Sie, vor allem zu Beginn einer Konversation, als unprofessionell erscheinen. Auch Emoticons sollten zu Beginn tabu sein. Wie schon bei der Begrüssung lassen sich die Nachrichten im Verlaufe der Zeit lockerer verfassen und dort können gerne auch Smileys verwendet werden.
4. Aufdringliche Signaturen
Ihre Signatur ist wichtig, denn sie hinterlässt dem Kontaktpartner weitere wichtige Zusatzinformationen zu Ihrer Person. Sorgen Sie jedoch dafür, dass sie nicht zu aufdringlich und hektisch aufgebaut ist. Verschiedene Schriftarten und/oder verschiedene Farben können verwirren und sogar kindisch und unprofessionell wirken. Auch Zitate gehören nicht in die Signatur. Hierfür sind Social-Media-Netzwerke wie Facebook, Twitter oder LinkedIn viel besser geeignet.
5. Saloppe Sprache
Bevor Sie ein Mail verschicken, lesen Sie es unbedingt nochmals durch. Eine Nachricht hat den Hauptzweck, Informationen zu übermitteln. Deshalb sollte das E-Mail klar und deutlich formuliert sein und idealerweise auf Anhieb verständlich sein. Dies bedeutet aber nicht, dass Sie auf sämtliche Formalitäten verzichten sollen – ganz im Gegenteil. Sollte sich das E-Mail so anhören, als ob Sie mit Ihrem besten Freund chatten, reformulieren Sie es lieber nochmals.
6. Sarkasmus
Nicht nur auf saloppe Sprache sollten Sie bei einem E-Mail verzichten, sondern auch auf Sarkasmus. Bei einem persönlichen Gespräch ist es mithilfe der Tonlage der Stimme sehr viel einfacher, Sarkasmus auszudrücken – und selbst dann werden Sie verwirrte Blicke ernten. Um nicht komplett falsch verstanden zu werden, sollte diese Ausdrucksform schriftlich unterlassen werden.
7. Unerklärte Anhänge
Anhänge sind ein wichtiger Bestandteil der E-Mail-Funktion, welche rege benutzt wird. Häufig wird aber vergessen, zu erklären, worum es sich bei der angehängten Datei handelt. Zum Beispiel bei einer Excel-Tabelle mit 4000 Zeilen und 200 Spalten ist es zusätzlich angebracht, zu erklären, welche Ausschnitte von Bedeutung sind und welche man getrost ignorieren kann.
Wenn Sie sich diese sechs Punkte also zu Herzen nehmen und sie NICHT nachahmen, können Sie Ihre Professionalität im Bereich der E-Mail-Kommunikation problemlos wahren.
Quelle: USNews
Autor: Sandro Geisshüsler