Hast du keine Zeit zum Reisen oder denkst du, du hast keine Auszeit verdient?
In diesem Artikel erfährst du wie du effektiv arbeitest, mehr Zeit und weniger Stress im Job hast und selbstbewusst eine Auszeit nehmen kannst.
Warum Effektivität für die Arbeit wichtiger ist als Effizienz
Den Unterschied zu begreifen ist wichtig um zu wissen wie du deine tägliche Arbeit effektiv gestalten kannst. Die Begriffe werden oft im gleichen Sinn verwendet, es gibt jedoch große Unterschiede.
- Effizient ist eine Arbeit wenn man sie richtig macht.
- Effektiv ist es, wenn man die richtige Arbeit macht.
Die Erklärungen hören sich ähnlich an, deshalb hier ein Beispiel um die Unterschiede zu verdeutlichen:
Es ist effizient eine dreckige Socke in der Waschmaschine zu waschen. „Die Arbeit wurde richtig gemacht“, weil die Socke erst dreckig war und dann sauber ist.
Der gesunde Menschenverstand sagt einem aber, dass es schlauer ist eine ganze Ladung Schmutzwäsche auf einmal zu waschen. Also wäre „die richtige Arbeit zu machen“, wenn man eine ganze Trommel auf einmal wäscht.
Schmutzige Wäsche in der Waschmaschine zu waschen ist also immer effizient, aber nicht immer effektiv.
Noch ein Beispiel zur Erklärung:
Einen Baum mit einer Axt zu fällen ist effizient. Stück für Stück hakt man einen Holzspan nach dem anderen aus dem Stamm und kommt dem gefällten Baum ein Stück näher.
Du kommst jedoch viel schneller ans Ziel, wenn du anstatt der Axt eine Kettensäge nimmst. Die Arbeit wäre dann genauso effizient aber effektiver erledigt.
Merksatz: die richtige Arbeit zu machen (eine ganze Trommel waschen oder mit der Kettensäge arbeiten) ist wichtiger als eine Arbeit richtig zu machen (etwas waschen oder einen Baum fällen).
Aus diesem Grund ist Multitasking auch kein Weg für effektives arbeiten.
Warum Multitasking nicht effektiv ist
Jedes mal von einer Aufgabe zur Nächsten zu springen ist wie jede Socke einzeln zu waschen oder mit der Axt von einem Baum zum nächsten zu springen. Du bist zwar die ganze Zeit beschäftigt, aber kommst dem Ziel kaum näher.
Es ist nicht effektiv eine Kundenemail zu beantworten, nebenbei ein Angebot weiter zu schreiben, kurz eine Excel Tabelle korrigieren und zwischendurch noch im Internet zu recherchieren.
Effektiver ist es kleine Aufgaben zu sammeln und auf einmal abzuarbeiten um Zeit für wichtige „Kettensägen Aufgaben“ zu haben.
Um solch eine Einteilung für deine Arbeit machen zu können, musst du deine Aufgaben mit Prioritäten versehen.
Wie du solche Aufgaben erkennst und einteilst kannst du im nächsten Abschnitt lesen.
Mehr Zeit für dich (c) rema1n5
Warum viel beschäftigt sein nicht effektiv ist
Viel beschäftigt zu sein sieht zwar wichtig aus, es bedeutet aber nicht die richtige Arbeit zu machen. Vielmehr bedeutet es Aufgaben mit hoher Priorität vor sich herzuschieben.
Wenn du keine Prioritäten setzt erscheinen alle Aufgaben wichtig. Wenn alle Aufgaben wichtig sind, ist eigentlich nichts wichtig.
Prioritäten zu setzen ist enorm wichtig damit du filtern kannst welche Aufgaben in der Trommel gesammelt und welche mit der Kettensäge bearbeitet werden.
Um deinen Arbeitsalltag effektiver zu gestalten, kannst du eine Liste deiner Aufgaben erstellen und mit Prioritäten versehen.
Aufgaben für die Trommel sind
- schnell erledigt
- nicht wichtig
- nicht eilig
Solche Aufgaben kannst du bis zu zwei Tage sammeln und dann alle auf einmal abarbeiten. Dadurch schaffst du dir Platz für Aufgaben mit hoher Priorität, die mit der Kettensäge bearbeitet werden.
Aufgaben für die Kettensäge
- dauern meist lange
- sind wichtig
- sind dringend
- machen andere Aufgaben einfacher
Effektiver arbeiten bedeutet Störungen minimieren, die dich daran hindern Aufgaben mit hoher Priorität zu bearbeiten. Ziel ist es weniger zu arbeiten, dafür die wichtigen Dinge definieren, die die Arbeit einfacher machen.
Am besten ist es, wenn du jeden morgen einen „Fahrplan“ mit Stift und Papier erstellst und deine Aufgaben in „Trommel“ und „Kettensäge“ einteilst.
Ideal ist es eine oder zwei „Kettensägen Aufgaben“ zu erledigen bevor du deine Email checkst oder mit Kollegen Neuigkeiten austauschst. So gehst du Ablenkungen aus dem Weg, die dich von deinem Fahrplan abbringen können.
Unkontrolliertes Emails checken ist der größte Stolperstein. Deshalb ist es wichtig deine Email Kommunikation zu kontrollieren.
Wie du eine bessere Kontrolle über dein Emails bekommst, liest du im nächsten Abschnitt.
Warum du deine Email Kommunikation besser im Griff haben musst
Durch ständiges Email lesen und beantworten wäschst du eine Socke nach der anderen anstatt die Trommel zu füllen.
Ein Großteil des Email Verkehrs ist überflüssig, in den allermeisten Fällen erledigt sich das „Problem“ von alleine oder stellt sich als nicht so wichtig heraus wie es anfangs erschien.
Wirklich wichtige Dinge lassen sich immer besser mit einem Telefonat klären. Niemand kann erwarten, dass du auf jede Email innerhalb von 5 Minuten antwortest.
Nur ein oder zweimal am Tag Emails checken ist eine gute Möglichkeit um mehr Kontrolle zu bekommen.
Um 11 Uhr und 16 Uhr hat sich als ein guter Zeitplan herausgestellt. So hast du morgens Zeit für wichtige Aufgaben und nimmst keine unbeantworteten Emails mit in den Feierabend.
Diese Regelung einzuhalten bedeutet einigen Kollegen oder Kunden vor den Kopf zu stoßen. Besonders wenn sie daran gewöhnt sind, dass du sofort springst wenn sie rufen.
Auch wenn du dadurch kleine „Fehler“ machst und erst mit Verzögerung antwortest, überwiegt der Vorteil dadurch mehr Luft für wichtige Aufgaben zu haben. Du kannst Kollegen und Kunden darüber informieren, dass du nur noch zweimal am Tag deine Email checken kannst und bei wichtigen Angelegenheiten per Telefon erreichbar bist.
Wenn du deinen Email Verkehr besser kontrollierst, hast du einen persönlichen Spam Filter und mehr Zeit für wichtige Aufgaben.
Warum du deine Email niemals morgens als erstes oder abends als letztes checken solltest
Die sicherste Methode um einen schlechten Start zu erwischen ist es morgens als erstes Emails zu checken. Mit einem Schlag hast du dutzende „Notfälle“ in deinem Postfach, die um deine Aufmerksamkeit ringen.
Wenn du eine dringende Antwort suchst, dann gewöhn dir an nur nach der Antwort zu suchen und andere Emails zu ignorieren. Es ist extrem wichtig dass du dich nicht durch vorgeschobene Notfälle von deinem Fahrplan abbringen lässt.
Dieses „Scheuklappen“ lesen musst du üben. Es wird mit der Zeit einfacher, wenn du entdeckst dass nicht alles, was anfangs danach aussieht, ein „Notfall“ ist.
Andernfalls lenken dich die kleinen Katastrophen jedesmal ab und du bist wieder dabei Socken einzeln zu waschen.
Genauso ist es mit Emails kurz vor Feierabend. Entweder du nimmst den Gedanken mit nach Hause oder du zwingst dich dazu Überstunden zu schieben. In beiden Fällen bist du der Verlierer.
Wer dir kurz vor Feierabend eine Mail schreibt darf nicht erwarten noch am selben Tag eine Antwort zu bekommen. Für wichtige Angelegenheiten gibt es das Telefon.
Du musst deine selektive Ignoranz trainieren und lernen Nein zu sagen, wie du damit umgehen kannst steht im nächsten Abschnitt.
„Breaking Bad“ (c) Klaus Balzano
Warum du lernen musst Nein zu sagen
„Nein“ zu sagen bedeutet Störfaktoren auszuschließen um Zeit für wichtige Aufgaben zu haben. Es bedeutet nicht Jemanden willkürlich etwas zu verweigern.
Nein sagen ist einfacher, wenn du Prioritäten hast.
Es gibt kein sicheres Rezept für Erfolg, aber es jedem Recht machen zu wollen ist eine Garantie für das Scheitern. – Winston Churchill
Nein zu sagen muss nicht negativ sein, wenn du es richtig kommunizierst. Wenn du eine Erklärung für dein Nein hast gibt es keinen Grund für böses Blut.
Wenn du erst einmal erkennst, dass „Nein sagen“ nicht das Ende der Welt ist, wirst du mehr Freiheit und Selbstbestimmung finden. In den meisten Fällen erledigen sich die Problemchen von alleine.
Besonders die kleinen Gefallen können viel Zeit rauben, weil es meistens nicht bei einer Kleinigkeit bleibt. Du kannst sagen dass du später gerne hilfst, aber zur Zeit an einer wichtigen Sache steckst von der du nicht weg kommst.
Es ist einfacher „Nein“ zu sagen, wenn du dir für jede Aufgabe ein Zeitlimit setzt. Wie du das machst erfährst du im nächsten Abschnitt.
Warum du dir Zeitlimits setzen musst
Vielleicht kennst du das: Erst wenn das Abgabedatum kurz bevor steht bist du 110% bei der Sache. Je mehr Zeit du für eine Aufgabe hast, desto attraktiver sind Ablenkungen und die Aufgaben dauert länger.
Aufgaben werden automatisch wichtig, wenn du dir ein Zeitlimit setzt. Du kannst dir Deadlines in deinen Kalender eintragen oder einen Timer auf deinem Handy stellen.
Mach daraus ein Spiel und belohne dich dafür, wenn du eine Aufgabe vor der Zeit erfüllt hast. Komm aber nicht in die Versuchung die gewonnene Zeit für unwichtige Dinge zu vergeuden, sondern geh zur nächsten Aufgabe über.
Wenn eine Deadline „in einer Woche“ ist, dann unterteil die Aufgabe in Teilaufgaben mit Zeitlimits. Nichts sollte wichtiger für dich sein als die selbst gesetzten Deadlines einzuhalten.
Arbeit sollte aber nicht alles in deinem Leben sein, viel wichtiger ist die Zeit für dich, Freunde und deine Familie.
Warum Arbeit nicht alles im Leben ist
Die meisten Menschen begreifen erst am Ende ihres Lebens, dass Zeit nicht ersetzbar ist.
Alle materiellen Dinge kann man wieder herstellen, das einzige Gut dass dir Niemand ersetzen kann ist deine Zeit. Zeit für dich selbst zu haben ist wertvoller als Zeit die du für Arbeit aufwendest.
Deine Freizeit und besonders das Reisen solltest du nicht als etwas behandeln das „nebenbei passiert“. Du solltest es mindestens genauso wichtig nehmen und deine Reisen und Freizeit wie Geschäftstermine in deinen Kalender eintragen.
Blockiere dir Zeit für Reisen und Freizeit in deinem Kalender so wie du dir Zeit für Meetings, Telefonate und Kundenbesuche frei hältst.
Außerdem sollte deine produktive Zeit immer in einem festen Zeitraum statt finden. Lass dein Telefon mindestens an einem Tag in der Woche aus geschaltet, denn die meisten Notfälle sind keine und können auch bis zum nächsten Tag warten.
Fazit
Von Reykjavik bis Kapstadt und von Tokio bis Los Angeles hat sich die Welt darauf geeinigt, dass man von 9 bis 17 für Arbeit im Büro sein muss.
Dass jede Arbeit weltweit die gleiche Zeit in Anspruch nimmt ist unrealistisch. Wie du deine Zeit ab sofort für dich nutzt, ist ganz dir selbst überlassen. Du kannst nach Schema F vorgehen und weiter Schafwandeln oder etwas unternehmen und mehr aus deiner Zeit machen.
Fotocredit: Take Back Your Health Conference
