Ein CRM-System hilft Selbstständigen, das Kundenmanagement zu optimieren, die Effizienz zu steigern und das Wachstum zu unterstützen. Es erhöht die Professionalität und Skalierbarkeit und ermöglicht es dir, die Erwartungen deiner Kunden besser zu erfüllen und langfristig erfolgreich zu sein.
Mit einer Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) kannst du dir das Leben vereinfachen. Du kannst es nutzen, um alle möglichen Informationen deiner Kunden zu speichern. Zudem zeigt dir ein gutes CRM auch einen klaren Weg, wie du aus einem Lead einen neuen Kunden machst.
Um jedoch alle Funktionen eines CRM-Systems voll auszuschöpfen, musst du das richtige Produkt auswählen. Das kann schwierig sein, denn es gibt viele CRM-Produkte mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Funktionen.
Dieser Leitfaden zur Auswahl eines CRM-Systems hilft dir, die Funktionen der meisten CRM-Systeme zu verstehen und zeigt dir, wie du das beste CRM-System für dich auswählst.
Was ist ein CRM?
Customer Relationship Management (CRM) ist eine Technologie, die Unternehmen (und Selbstständigen) dabei hilft, Beziehungen und Interaktionen mit Kunden und potenziellen Kunden zu verwalten.
Eine CRM-Software erreicht dieses Ziel, indem sie die Details der Kunden in einer zentralen Datenbank erfasst. Diese Informationen machen es einfacher zu verstehen, was die Kunden wollen, und Verkaufschancen zu erkennen.
CRM-Systeme können einen Mehrwert schaffen, indem sie eine gemeinsame kundenorientierte Wissensbasis schaffen, die es ermöglicht, die Kunden besser zu bedienen.
Einige der vielen Vorteile, die der Einsatz eines CRM-Systems mit sich bringt, sind
- Stärkere Kundenbeziehungen
- Leichtere Erfüllung der Kundenbedürfnisse
- Verbesserte Prozesse zur Erbringung von Dienstleistungen und zur Produktentwicklung
- Stärkeres Bewusstsein der Mitarbeiter für die Bedürfnisse der Kunden
- Integrierte Vertriebs-, Marketing- und Kundendienstfunktionen
- Neue Absatzchancen
- Geringere Kundenfrustration
- Verbesserte Entscheidungsfindung
- Höhere Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter
Brauche ich als Freelancer ein CRM?
Das ist eine gute Frage! Obwohl CRM-Systeme traditionell mit größeren Unternehmen in Verbindung gebracht werden, bieten sie auch Selbstständigen zahlreiche Vorteile, die sie zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Arbeitsalltags machen.
Rationalisierung des Kundenmanagements und Verbesserung der Organisation
Einer der wichtigsten Vorteile eines CRM-Systems ist die Vereinfachung des Kundenmanagements. Freelancer jonglieren oft mit mehreren Kunden, von denen jeder seine eigenen Anforderungen, Vorlieben und Projektzeitpläne hat. Ohne ein zentrales System kann es schwierig sein, den Überblick über diese Details zu behalten. Ein CRM-System ermöglicht es, alle Kundeninformationen, Interaktionen und Projektdetails an einem Ort zu organisieren.
Effizienzsteigerung und Zeitmanagement
Ein CRM-System verbessert nicht nur die Organisation, sondern auch die Effizienz und das Zeitmanagement. Die Verwaltung administrativer Aufgaben wie Nachfassaktionen, Terminplanung und das Versenden von Erinnerungen kann wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, die ansonsten für abrechenbare Arbeit genutzt werden könnte. Ein CRM-System kann viele dieser Aufgaben automatisieren, sodass du Zeit sparen und dich auf die Kernaspekte deines Geschäfts konzentrieren kannst.
Unterstützung des Vertriebsmanagements und des Unternehmenswachstums
Für Freelancer, die Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, bietet ein CRM-System robuste Werkzeuge für die Verwaltung von Verkaufsprozessen. Sie können Leads nachverfolgen, den Fortschritt von Geschäften überwachen und ihre Verkaufspipeline verwalten – alles innerhalb des CRM.
Skalierbarkeit und Professionalisierung
Mit dem Wachstum eines Freelancers steigt auch die Komplexität des Kunden- und Projektmanagements. Ein CRM-System bietet die notwendige Skalierbarkeit, um dieses Wachstum zu bewältigen. Unabhängig davon, ob es sich um eine Handvoll oder Hunderte Kunden handelt, kann ein CRM-System problemlos mit einer wachsenden Kundenzahl und komplexeren Prozessen umgehen.
Ein CRM-System ist ein unschätzbares Werkzeug für Selbstständige, dessen Vorteile über die reine Kundenverwaltung hinausgehen.
Welche Funktionen haben CRMs in der Regel?
Der Funktionsumfang von CRM-Tools hat sich in den letzten zehn Jahren drastisch erhöht. Neben der Aufzeichnung von Kundendaten können moderne CRMs auch beim Marketing, beim Kundensupport, bei der Vertriebspipeline, beim Content Management und vielem mehr helfen. All das musst du bei der Auswahl deines CRM berücksichtigen.
Die in modernen CRMs enthaltenen Funktionen können in drei Hauptkategorien unterteilt werden:
Vertriebsautomatisierung
Viele CRMs enthalten Funktionen zur Analyse des Verkaufszyklus und zur Verwaltung der Vertriebspipeline. Sie können jeden potenziellen Kunden auf seinem Weg durch die Verkaufspipeline verfolgen und so die Konversionsraten und die Kundenzufriedenheit verbessern. Tools zur Vertriebsautomatisierung können:
- sicherstellen, dass dein Vertriebsteam seine Zeit optimal nutzt
- Teile der Vertriebspipeline identifizieren, die verbessert werden müssen
- die Lead-Verfolgung verbessern
- die leistungsstärksten Mitglieder des Vertriebsteams identifizieren
- den Vertriebsmitarbeitern das Auffinden der richtigen Verkaufsinhalte für jeden potenziellen Kunden erleichtern
- Angebote und Aufträge effizienter bearbeiten
- Neuen Vertriebsmitarbeitern das Erlernen von Vertriebsprozessen erleichtern
- Verstehen, welche Phase der Verkaufspipeline jeder Interessent erreicht hat
- Verfolgen und lösen Sie alle Verkaufsobjekte oder Anfragen von Interessenten
- Außendienstmitarbeitern Zugang zu den Daten und Informationen geben, die sie für ihre Arbeit benötigen
Automatisierung des Kundensupports
CRMs sind äußerst nützlich für die Kundenbetreuung. Sie können deinem Unternehmen helfen, die Kundenbindung zu verbessern, mehr Folgeverkäufe zu generieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Einige der Kundensupport-Tools, die CRMs oft beinhalten
- Kundensupport-Ticket-Funktionalität
- Gesprächsverläufe
- Tools zur Förderung von Cross-Sales und Up-Sales
- Callcenter-Tools zur Verbesserung der Effizienz (automatische Einwahl, Anrufweiterleitung, Anrufeskalation)
Marketing-Automatisierung
Es ist üblich, dass moderne CRM-Software Marketing-Tools enthält. Diese Werkzeuge machen es für jeden in deinem Unternehmen einfacher, die effektivsten Marketingmaterialien zu erhalten und zu nutzen. Marketing-Automatisierung kann Unternehmen helfen:
- Marketingkampagnen zu entwickeln und umzusetzen
- die Wirksamkeit von Marketingkampagnen zu verfolgen
- Sicherstellen, dass die Marketingmaterialien im gesamten Unternehmen konsistent bleiben
- Budgets für Marketingkampagnen zu verwalten
- die Verteilung von Marketingmaterial zu automatisieren
- Verwalten von E-Mail-Marketinglisten
- Verbessere die Effektivität von gezielten E-Mail-Marketingkampagnen
Einen personalisierten Ansatz für das Marketing an potenzielle Kunden entwickeln
Kundenfilterung nutzen, um gezielte Kampagnen zu versenden
Einige All-in-One-CRMs konzentrieren sich auf alle drei Bereiche gleichermaßen. Andere Produkte hingegen konzentrieren sich auf einen bestimmten Aspekt, was nützlich ist, wenn du in einem einzelnen Bereich deutliche Verbesserungen erzielen möchtest.
Schritte zur Auswahl des richtigen CRM für Freelancer
Überlege dir die wichtigsten Ziele deines Unternehmens
Wenn du die Ziele deiner Tätigkeit kennst, kannst du die Funktionen bestimmen, die du in einem CRM-System benötigst. Überlege dir, wofür du heute eine CRM-Lösung brauchst und welche Funktionen nützlich sein könnten, wenn dein Unternehmen wächst. Einige der wichtigsten Fragen, die du dir stellen solltest, sind:
Brauchst du mehr Leads?
Suche nach einer CRM-Software, die über ausgezeichnete Marketing- und Lead-Generierungs-Tools verfügt. Zu den CRMs mit dem Schwerpunkt Lead-Generierung gehören HubSpot, Pardot, Contactually und SharpSpring.
Muss dein Unternehmen die Verfolgung von Interessenten verbessern?
Dann brauchst du vielleicht ein Paket mit fortschrittlicher Verfolgung der Vertriebspipeline, wie Salesforce, Pipedrive oder Hubspot Sales.
Haben deine Teams Schwierigkeiten, miteinander zu kommunizieren?
Dann solltest du nach einem CRM suchen, das über ausgezeichnete interne Kommunikationssysteme verfügt, mit denen die Teams aus Vertrieb, Marketing, Content und Support effizienter zusammenarbeiten können.
Brauchst du Hilfe beim E-Mail-Marketing?
Wähle entweder ein CRM mit interner E-Mail-Marketing-Software oder eines, das sich leicht mit einem Drittanbieter wie MailChimp integrieren lässt.
Willst du wissen, wie dein Unternehmen läuft?
Entscheide dich für eine Lösung, die erweiterte Analysedaten und anpassbare Dashboards bietet.
Berücksichtige die Benutzerfreundlichkeit
CRM-Plattformen können extrem anspruchsvolle Programme mit Dutzenden von Funktionen sein. Wenn die Benutzeroberfläche des Programms zu komplex ist oder eine steile Lernkurve hat, kann es sein, dass deine Mitarbeiter/innen anfangs Schwierigkeiten haben, das Programm zu benutzen.
Um sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter/innen die CRM-Software erfolgreich nutzen können, solltest du dir die Benutzeroberfläche ansehen und auf ihre Benutzerfreundlichkeit achten. Ist sie intuitiv und einfach zu bedienen oder wirkt sie anspruchsvoll? Berücksichtige die technischen Fähigkeiten deiner Mitarbeiter/innen und wie sie sich an die App gewöhnen können.
Wie viel kostet es?
Es ist eine gute Idee, den Preis bestimmter CRMs zu ermitteln, bevor du dich über ihre Funktionen informierst. Es hat nämlich keinen Sinn, die fortschrittlichen Funktionen eines CRMs zu erkunden, wenn es für dein Unternehmen zu teuer ist. Außerdem gibt es unterschiedliche Preisregelungen für die verschiedenen Produkte: Bei einigen Tools ist eine einmalige Vorauszahlung fällig, bei anderen ein monatliches oder jährliches Abonnement.
Wie ist die Qualität des Kundensupports?
Kein Produkt ist perfekt. Es kann sein, dass du nach dem Kauf Bugs, Ungereimtheiten oder andere Probleme mit dem CRM hast. Überlege dir, wie viel Support der CRM-Anbieter bereit ist, zu leisten, wenn diese Probleme auftreten.
Bietet er kostenlosen, persönlichen Support an? Gibt es telefonischen Support oder ist die einzige Option ein langes Benutzerhandbuch? Gibt es genügend Anleitungen für komplexe Vorgänge oder müssen deine Mitarbeiter/innen auf einer Website nach Antworten suchen?
Welche Marketing-Tools bietet es?
In den letzten zehn Jahren haben die meisten CRM-Hersteller die Marketingfunktionen auf ihren Plattformen erweitert. In einigen Fällen sind CRMs inzwischen so fortschrittlich, dass sie andere Marketing-Software und -Dienste vollständig ersetzen können. Überprüfe deine aktuelle Marketingstrategie, um festzustellen, ob die Funktionen des CRM geeignet sind.
Verfügt es über einen Helpdesk?
Ein in ein CRM integrierter Helpdesk kann für Unternehmen, die häufig Kundensupport leisten, sehr nützlich sein. Ein Helpdesk erleichtert die Bearbeitung von Kundenanfragen und stellt sicher, dass alle Kunden die gewünschte Unterstützung erhalten. Er kann dir auch helfen, Verkaufschancen unter den Kundenanfragen zu erkennen, einschließlich Up-Selling- und Cross-Selling-Möglichkeiten.
Sind Social CRM-Funktionen verfügbar?
Social CRM integriert Social-Media-Kanäle mit CRM-Funktionen. Es ermöglicht Unternehmen, die Verbraucher mit ihren Social Media-Aktivitäten zu verknüpfen – so erhält das Unternehmen viel mehr Einblick in die Vorlieben und Bedürfnisse der Verbraucher.
Bietet das CRM eine vollständige Kontaktansicht?
Hochwertige CRM-Software bietet eine 360-Grad-Ansicht jedes Kontakts, sodass dein Unternehmen alle Kontakte eines Interessenten oder Kunden sehen kann. Das bedeutet, dass dein Vertriebsteam frühere Verkaufsanfragen, Supportanfragen und andere Kontakte eines potenziellen Kunden sehen kann.
Wie anpassungsfähig sind Dashboards?
Die meisten CRM-Systeme nutzen Dashboards, um den Nutzern Zugang zu ihren Lieblingsfunktionen und den Berichten zu geben, die sie am meisten interessieren. Dashboards können die Produktivität verbessern und den Mitarbeitern die Erledigung ihrer täglichen Aufgaben erleichtern.
Es ist wichtig zu wissen, dass der Umfang der Anpassungsmöglichkeiten für Dashboards je nach CRM-Systemanbieter sehr unterschiedlich sein kann. Bei einigen CRM-Systemen können die Nutzer/innen praktisch jeden Bericht oder jede Funktion in ihr personalisiertes Dashboard einfügen, bei anderen sind die Möglichkeiten recht begrenzt.
Benötigst du mobilen Zugang?
In den letzten Jahren ist es viel üblicher geworden, dass die Beschäftigten mit mobilen Geräten arbeiten. Wenn das bei deinem Team der Fall ist, solltest du dich für eine CRM-Lösung entscheiden, die mobilfreundlich ist.
Benötigst du eine Integration mit anderer Software?
Wenn du bereits eine Marketingplattform oder andere Arten von Software hast, solltest du ein CRM wählen, das sich leicht in andere Plattformen integrieren lässt. So kannst du das Beste aus deinem CRM herausholen.
Lies einige Bewertungen
Eine der besten Möglichkeiten, ein Produkt genau zu beurteilen, ist das Lesen unvoreingenommener CRM-Bewertungen, die von anderen Unternehmern geschrieben wurden. Auf Websites wie G2Crowd, Capterra und BestVendor findest du Tausende von Bewertungen von Nutzern aus der Praxis.
Die Lektüre dieser Bewertungen hilft dir zu verstehen, wie leicht sich bestimmte CRMs integrieren lassen, welche Funktionen besonders nützlich sind, wie gut der Support des Anbieters ist und vieles mehr.
Kontaktiere den Anbieter bei Fragen
Wenn du dir über die Möglichkeiten eines bestimmten CRM unsicher bist, wende dich an den Anbieter. Er wird dir gerne alle Fragen beantworten, die du hast. In vielen Fällen wird er dir eine Demonstration der Funktionen seines Produkts anbieten, damit du dir ein Bild davon machen kannst, ob es deinen Anforderungen entspricht.