Wenn eine Aufgabe als Projekt endet

Es gibt Aufgaben, die klingen anfangs einfach und überschaubar, doch kaum hat man sie begonnen, zeigt sich, wie komplex sie sind. Der Rollout einer neuen Software, die Einführung neuer Tools oder die Neugestaltung der Firmenwebseite sind solche Aufgaben. Weil sie häufig zusätzlich zum Tagesgeschäft bewältigt werden müssen, stoßen Verantwortliche schnell an ihre Grenzen. Denn Projekte wie diese müssen sorgfältig geplant, souverän gesteuert und laufend überwacht werden. Das kann ein Vollzeitjob sein.
Wann wird aus einer Aufgabe ein Projekt?
Peter Kaiser ist Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens im Anlagenbau mit rund 250 Mitarbeitern. Herr Kaiser hatte erkannt, dass die Unternehmenswebseite völlig veraltet war. Die Inhalte waren nicht mehr korrekt, das Design war aus der Mode gekommen und die Funktionalität musste verbessert werden, um Interessenten leichter zu Kunden zu machen. Also beauftragte Herr Kaiser eine Agentur zur Überarbeitung der Webseite.
Recht zügig legte diese einen übersichtlichen und gut strukturierten Meilensteinplan vor. Ziel: die neue Webseite ist in 2,5 Monaten online. Herr Kaiser war erfreut, dass das so schnell gehen sollte. Er gab den Meilensteinplan frei und die Agentur begann mit der Umsetzung.

Die erste Hürde

Alles verlief reibungslos, bis die Agentur den ersten Entwurf des Layouts zur Freigabe schickte. Herr Kaiser war zu diesem Zeitpunkt mit seinem Vertriebsleiter auf Geschäftsreise in China und hatte keinen Freiraum, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Folgerichtig delegierte er das Thema an seine Assistentin, Tanja Walter. Sie war, nach ihm und dem Vertriebsleiter, am ehesten vertraut mit dem Projekt. „Bitte treiben Sie das Projekt weiter voran und führen Sie eine Entscheidung herbei“, lautete sein Auftrag.
Bei der Besprechung nach Herrn Kaisers Rückkehr eröffnete ihm seine Assistentin: „Wir haben uns leider auf kein Design einigen können. Jeder Beteiligte hat andere Vorstellungen, wie die Seite aussehen soll. Die Diskussion war uferlos! Was machen wir jetzt?“ „Keine Sorge, Frau Walter, wir finden bestimmt eine Lösung“, beruhigte sie der Geschäftsführer. „Welche Punkte sind denn konkret offen?“ „Nun, wir müssen entscheiden, welche Inhalte auf die Seite sollen und wer die Produktbeschreibungen und die Unternehmensdarstellung textet. Vertrieb und Marketing waren sich hier überhaupt nicht einig. Außerdem hatten die Kollegen vom Außendienst noch einige gute Ideen für den Webshop, die allerdings Auswirkungen auf das Design haben. Und an die Karriereseite hatten wir nicht gedacht, bis uns die Personalleiterin darauf hinwies. Die Agentur verlangt von uns eine schnelle Entscheidung, sonst kann sie die Termine nicht einhalten“, schloss Tanja Walter, sichtlich außer Atem.
Läuft das Projekt aus dem Ruder?
Herrn Kaiser war der Kern der vielen Fragen von Frau Walter klar: „Wer koordiniert intern das Projekt?“ Er ging im Kopf die Möglichkeiten durch: Der Vertriebsleiter wäre die beste Wahl, aber er und sein Team sind aktuell mit der Vorbereitung der wichtigsten Branchenmesse völlig ausgelastet, für die auch die Webseite rechtzeitig fertig sein muss. Seine Assistentin wiederum brauchte er dringend für die Nacharbeitung der Chinareise. „Wir brauchen jemanden, der Zeit und Geduld hat, Ergebnisse und Entscheidungen einzufordern und mit der Agentur zu kommunizieren“, sprach er seine Gedanken laut aus. „Die Person muss neutral genug sein, um widersprüchliche Anforderungen zu Kompromissen zu machen.“ „Genau!“ warf Frau Walter ein. „Am besten wäre ein Projektleiter, der die Sprache der Agentur versteht und die Webseite ausführlich für uns testen kann, bevor sie online geht.“
Das EBH - Team ist der Ansprechpartner für Ihre Aufgaben, die als Projekt enden. Egal, ob es um Ihre neue Webseite, den Rollout eines neuen EDV-Systems oder die Einführung neuer Tools geht: Wir helfen Ihnen, Ihr Projekt zu führen. Wir reden mit allen Beteiligten im Unternehmen, stimmen uns mit Ihren Lieferanten in Ihrem Sinne ab und sorgen dafür, dass Meilensteine erreicht und Entscheidungen getroffen werden.
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