Im Juli wünschte sich einer meiner Hörer in den iTunes-Rezensionen, dass der Houseschuh-Podcast täglich erscheinen solle. Dies wäre eine Daueraufgabe für mich, weil ich 8 Stunden benötige, um eine Folge zu produzieren.
In den Kommentaren schrieb Thomas jedoch eine interessanten Anmerkung, dass jeder von uns genau die gleichen 24 Stunden pro Tag zur Verfügung habe. Das brachte mich auf den Gedanken, wie effizient nutze ich eigentlich meine 168 Stunden pro Woche?
Einerseits wird meine Aufgabenliste immer länger. Auf der anderen Seite leiere ich mir jede Woche 8 Stunden aus den Rippen, um eine neue Podcast-Folge zu produzieren.
Doch nach wie vor vergeude ich viel Zeit mit unnützem Kleinkram. Dabei hatte ein Zeitmanagement-Tipp enormen Einfluss auf meine Produktivität. Den wichtigsten Schritt für mehr Zeit in unserer hektischen Welt teile ich hier mit dir: Schalte die automatische Zustellung von E-Mails ab.
Produktiväts-Gurus empfehlen alle möglichen Zeitmanagement-Methoden, um die Flut an E-Mails in den Griff zu bekommen. Aber ich schlage dir jetzt gar nicht vor, sämtliche Aufgaben in einem Schwung zu erledigen oder zu priorisieren.
Ich befolge lieber eine simple Regel: Lass dich nicht von E-Mails in deiner Arbeit unterbrechen. Damit gewinnst du die Kontrolle, wann du dich unterbrechen lässt.
Push-Benachrichtigungen abschalten
Stelle dein E-Mail-Programm so ein, dass die Nachrichten nur noch vom Server abgeholt werden, wenn du sie aktiv abrufst. Auf keinen Fall, darf dein E-Mail-Programm neue E-Mails von selbst abholen und dir sofort anzeigen. Zurzeit rufe ich meine E-Mails nur noch zwei Mal am Tag ab. Im Screenshot habe ich die Einstellung für das Mail-Programm von Apple markiert. Bei Outlook funktioniert das ähnlich.
Wenn ich kreativ arbeiten will, dann stelle ich außerdem mein Telefon lautlos und lege es auf das Display, sodass ich SMS oder Anrufer-Infos gar nicht sehe.
Somit vermeide ich Unterbrechungen und kann mich auf die Aufgabe konzentrieren, die ich tun möchte: Kreativ sein oder die vielen kleinen Dinge erledigen.
"E-Mails abschalten" mag trivial klingen. Für mich hat sich dieser Trick zu einem wahren Produktivitätsschub entwickelt.
Zu viel Information wird zum Rauschen
Im Büroalltag gibt es die Weisheit, dass wir alle 11 Minuten unterbrochen werden, sei es per E-Mail, Telefon oder von einem Kollegen.
Das Telefon klingelt, WhatApp-Nachrichten kündigen sich mit einem Ton-Signal an, E-Mails kommen ständig rein, Skype-Nachrichten poppen hoch, Software-Aktualisierungs-Alarme schlagen zu, der Fernseher läuft im Hintergrund. Die Liste an Ablenkungen ist schier endlos.
Manche Menschen scheinen damit prima zurecht zu kommen. Für meine Kreativität ist Ablenkung tödlich.
Deshalb zog ich die Notbremse und schalte oft alles ab. Dann werde ich unerreichbar.
Das kann ich doch nicht machen!
Mit meinem Verhalten habe ich meine Familie, Freunde und Arbeitskollegen sehr irritiert. Anfangs erntete ich komische Blicke und verständnislose Kommentare, wenn ich jemand traf und sie/er mir sagte: "Aber ich hab' dir doch eine E-Mail geschickt! Hast du sie nicht gesehen?"
Bei Anrufen ist es noch offensichtlicher, wenn ich nicht mehr sofort rangehe, sondern drei Stunden später zurückrufe. Für meine Umwelt war es ein Umgewöhnungsprozess. Doch so schaffte ich mir die Freiheit, um kreativ arbeiten zu können.
Und wenn du es nicht ganz so ignorant anstellst - wie ich - und dein Verhalten erklärst, wird sich deine Umwelt an zeitversetzte Antworten gewöhnen. Trotzdem wird dir niemand diesen Tipp zum Zeitmanagement nachmachen.
Ausprobieren und weitere Ausnahmen
Den Trick mit der E-Mail-Benachrichtigung musst du mir nicht glauben. Beobachte in den nächsten sieben Tagen ganz bewusst, wie oft sich deine Freunde von Push-Benachrichtigungen diverser Apps ablenken lassen.
Probiere es aus. Und beobachte dich selbst, wie du aus Gewohnheit nach einiger Zeit anfangen wirst, deine E-Mails abzurufen. Das ist dann vielleicht der Punkt an dem du eine Pause einlegen solltest. Oder eine Person aus deiner Anruferliste zurückzurufen.
Sollte ich gerade bei meiner Steuererklärung sein, dann nehme ich jede Ablenkung natürlich dankbar an. Und ich bin noch lange kein Meister daran, mich strikt an meine eigenen Regeln zur Selbstorganisation zu halten.
Manchmal ertappe ich mich dabei in alte Gewohnheiten zu verfallen und wie hypnotisiert auf den E-Mail-Abruf-Button zu drücken. Nur um zu sehen, ob ich nicht doch etwas "Wichtiges" verpasst habe.
Bin ich ein kreativer Typ oder ein Manager?
Manche Leute nutzen ihre Zeit sehr weise, andere hetzen sich von Termin zu Termin und wieder andere delegieren möglichst viele Aufgaben an ihre Sekretärin.
Dann stellt sich die Frage, bist du Manager oder Maker (der kreative Typ). Über dieses Konzept von Paul Graham stieß ich erst neulich. Nach seiner Erklärung gibt es diese zwei Typen von Menschen.
Die Manager leben und denken in Zeit-Einheiten von einer Stunde. Sie können von Aufgabe zu Aufgabe springen, ohne einen besonders hohen Preis für das Umschalten ihrer Gedanken aufwenden zu müssen. In der oben indirekt zitierten Studie der Forscherin Gloria Mark, werden Manager sogar als dankbar für jede Unterbrechung beschrieben.
Das Leben eines Managers hört sich zunächst nach dem angestrebten Idealbild unserer Gesellschaft an. Jede Stunde wird eine weitere Aufgabe erledigt und auf der ToDo-Liste abgehakt. Effizient und präzise wie ein Uhrwerk. Wurde mir nicht so das Idealbild des Zeitmanagements vermittelt?
Bei mir funktioniert dieses Zeitmanagement-Modell nicht, weil ich anders ticke.
Kreative ticken anders
Die Kreativen dagegen brauchen Zeit, um in einen Flow-Zustand zu kommen. Die kleinste Ablenkung und ich fange wieder bei Null an. Gesetzt den Fall, du bist ein kreativer Mensch, dann wirft dich jede Unterbrechung weiter zurück. Danach dauert es 20 bis 40 Minuten bis du wieder an dem Punkt bist, an dem du unterbrochen wurdest.
Ich benötige außerdem eine Aufwärmphase, bevor die Ideen aus mir heraussprudeln. Und sei es nur die richtige Reihenfolge der Lieder des nächsten Podcasts festzulegen.
Kreatives Arbeiten unter ständigen Unterbrechungen
Kennst du das? Du arbeitest konzentriert an etwas, bist kreativ, vergisst die Zeit um dich herum und bist in einem Zustand deines kreativen Flows. Das Telefon klingelt.
So ging es mir, bevor ich diesen Artikel schrieb. Ich saß auf der Terrasse und schrieb die Lobeshymne über meinen DJ-Kopfhörer HD 25. Es dauerte bestimmt eine halbe Stunde bis ich wirklich kreativ wurde und ich die Worte zu Papier brachte. Ich war im Flow. Es lief super. Mitten in diesem Schreibprozess sprach mich ein Nachbar an, "ob ich ihm eine Gartenschere ausleihen könne".
Bumm, ich war draußen. Das realisierte ich allerdings erst Minuten später. Dann startete ich einen neuen Versuch und schrieb den ersten Entwurf zu diesem Blogpost. Doch dieses Mal drehte ich den Liegestuhl auf die andere Seite. Ich sah niemanden und reagierte nur noch auf die Tastatur unter meinen Fingern.
Im Zeitalter allgegenwärtiger Kommunikation und ständiger Erreichbarkeit widerspricht meine Lösung die E-Mails-Benachrichtigung abzuschalten jeder Intuition. Ich bin gespannt auf deine Erlebnisse und Ausreden, warum du E-Mails weiterhin sofort bekommen musst. Schreibe bitte deinen Kommentar weiter unten auf dieser Seite. Ich sammle auch gerne noch weitere Tipps zum Zeitmanagement.
