Wann ist der richtige Zeitpunkt um über ein Projekt zu informieren?

Carl hat eine richtig gute Idee. Eine kleine Software-Anpassung und schon würden die Abläufe in der Auftragsabwicklung seines Unternehmens viel einfacher laufen. Daten müssten nicht mehr manuell übertragen werden und die Kollegen vom Controlling bekämen ihre Auswertungen auch viel schneller. Eine richtig gute Idee, findet Carl. Er redet mit einigen Kollegen aus der IT darüber. Auch die finden die Idee gut. Er redet mit seinem Chef darüber, ob er die Anpassung in der nächsten Zeit einfach mal umsetzen soll und legt ihm einen Projektplan vor.
Doch wie das so ist, mit Projekten, die man für eine gute Idee hält, es gibt immer auch eine andere Meinung zu der Idee. Carl war so begeistert von seinem zukünftigen Projekt, dass er an diese Möglichkeit gar nicht dachte.
Der Leiter der Auftragsabwicklung war gar nicht begeistert von Carls Idee. Einer seiner Mitarbeiter hatte ihm davon erzählt, nachdem Carl am Rande eines Meetings zu einem andern Thema begeistern von seinem neuen Projekt erzählt hatte. Das Gespräch war nur kurz, obwohl Carl gerne ausführlicher über seine Idee diskutiert hätte. Doch der Kollege hatte sich ein paar Details gemerkt und berichtete dem Leiter der Auftragsbearbeitung davon. Ein kurzes Gespräch mit dem IT-Leiter, Carls Chef, und das Projekt wurde gestoppt, bevor es angefangen hatte. Carl erfuhr nie den Grund.
Seine Begeisterung hatte schlussendlich dazu geführt, dass der sich in seiner Motivation gebremst fühlte und der Leiter der Auftragsabwicklung verärgert war über eigenmächtige Eingriffe in die Abläufe seiner Abteilung.
Es hätte auch ganz anders laufen können.
Auch wenn Carl von dem Nutzen seiner Idee vollkommen überzeugt ist bedeutet das nicht automatisch, dass andere Kollegen es auch sofort sind. Daher lohnen sich ein paar Überlegungen im Vorfeld, zum Beispiel:
Über das Umfeld des Projektes:
- Wie ist das Umfeld (wer ist für / wer ist gegen das Projekt ---> das ist die klassische „Stakeholderanalyse“)
- Wer ist in welcher Form von dem Projekt betroffen und welche Reaktionen können sich daraus ergeben?
- Wen brauche ich, um mein Projekt zu unterstützen?
Über den gegenwärtigen Projektzustand:
- wo steht mein Projekt? Was habe ich schon / Was fehlt noch?
- Was ist das größte Risiko?
Über eine „geschickt eingefädelte“ Kommunikation: - wen informiere ich wann am besten über das Projekt?
- in welcher Detailtiefe?
- in welcher Form (persönlich, schriftlich, öffentlich, unter 4 Augen, etc.)?
- wann informiere ich worüber?
Zuviel Details können zum falschen Zeitpunkt für Verwirrung und Ablehnung stoßen.
Zuwenig Information oder zu späte Information kann ebenfalls zur ablehnenden Reaktionen führen.
Das sind nur ein paar Fragen, um den "richtigen Zeitpunkt" zu finden. Je nach Projekt und Umfeld, fallen Euch bestimmt noch mehr ein.
Entscheidend ist oft, die Art und Weise, wie ich über das Projekt informiere. Dabei auch immer die Reaktionen des Gegenübers beachten. Bei Themen, bei denen ich mit einer großen emotionalen Reaktion rechnen muss, muss ich sensibler vorgehen, als bei Themen, die eher nüchtern bewertet werden. Das hat übrigens nichts mit dem Thema zu tun. Auch technische Themen können sehr emotionale Reaktionen hervorrufen. Je emotionaler, desto sorgfältiger muss ich informieren, da hier die Risiken von Missverständnissen in der Kommunikation steigen.