Was du vorher aber bestimmt nicht wusstest, ist, dass ein kleiner, aber nicht unbedeutender Teil deiner Selbstständigkeit auch das Erledigen deiner Buchhaltung ausmacht – und Buchhaltung kann für Freiberufler eine echte Herausforderung sein.
Aber mach dir keine Sorgen – Buchhaltung kann in der ersten Zeit für Selbstständige zwar ganz schön überfordernd sein, mit ein paar Kniffen und Tricks, ist die unliebsame Tätigkeit aber gar nicht schlimm. In diesem Blogbeitrag verraten wir dir, was du bei deiner Buchhaltung für Freiberufler beachten solltest.
Behalte einen Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben
Bei vielen Einnahmen und Ausgaben kann es schonmal passieren, dass du den Überblick verlierst. Wir empfehlen dir, organisiert und strukturiert zu bleiben. Ordnung ist das A und O bei der Buchhaltung für Freiberufler.
Einige Freelancer scheitern an ihrer Selbstständigkeit, weil sie ihre Ausgaben nicht im Griff haben und deshalb zahlungsunfähig werden. Du solltest also unbedingt auflisten, was du monatlich ausgibst und wie viel Geld du einnimmst.
Du solltest auch im Auge behalten, für was du dein Geld eigentlich ausgibst und am Ende des Jahres oder des Quartals kannst du einen Rückblick machen, ob sich die Ausgaben rentiert haben oder ob du lieber in andere Bereiche deines Business investieren solltest, um dieses wachsen zu lassen.
Dafür solltest du dir eine übersichtliche Methode aneignen und dieses Controlling konstant weiterführen. Du könntest zum Beispiel Tabellen anlegen und deine Einnahmen und Ausgaben hier sauber anlegen. Dies wird dir auch später helfen, wenn du deine Einnahmenüberschussrechnung fertigstellen musst.
Sammle deine Belege und Quittungen
Dass Ordnung das Wichtigste bei der Buchhaltung für Freiberufler ist, zeigt auch dieser Punkt. Sammelst du deine Belege und Quittungen, fotografierst oder scannst sie regelmäßig ab und fügst sie im besten Fall passend zu deiner Einnahmen- und Ausgabenliste zu, hast du schon halb gewonnen. Natürlich solltest du diese Liste gut aufbewahren, am besten online, sodass du immer und überall Zugriff darauf hast und nie lange nach einem bestimmten Beleg suchen musst.
Nichts ist so nervenaufreibend, wie am Ende des Jahres nach sämtlichen Belegen zu suchen und vielleicht sogar zu merken, dass gar nicht alle Belege auffindbar sind. In diesem Fall musst du nämlich viele Mails und Anrufe tätigen, um hinter den Quittungen herzurennen und verlierst eventuell sogar eine Menge Geld, spätestens, wenn du deine Steuererklärung abgibst. Das Finanzamt kann dir nämlich nur dann etwas erstatten, wenn der Beleg wirklich vorliegt.
Viele Freelancer vergessen bei ihrer Buchhaltung, dass sie beispielsweise Reisen, Restaurantbesuche und Materialkosten, die für das Business relevant sind, steuerlich absetzen können und heben die Belege nicht auf. Dies ist ein großer Fehler, denn, wenn am Ende alle Ausgaben, sogar die ganz kleinen (zum Beispiel für den Bleistift oder den Fahrschein), zusammengezählt werden, rentiert sich die Summe – allerdings nur mit Beleg.
Regelmäßiges Erstellen von Rechnungen, Mahnungen und Angeboten
Bei der Buchhaltung für Selbstständige ist das zeitige Erstellen von rechtskonformen Rechnungen entscheidend. Nachdem deine Arbeit erledigt ist und du ein Projekt abgeschlossen hast, solltest du deinem Kunden eine Rechnung ausstellen, die alle nötigen Pflichtangaben enthält.
Nur mit einer gültigen Rechnung kann dein Kunde die Zahlung begleichen und du bekommst dein Geld. Das rechtzeitige Absenden deiner Rechnungen ist wichtig, damit du zahlungsfähig bleibst.
Stelle sicher, dass deine Rechnungen alle nötigen Pflichtangaben enthalten, wie zum Beispiel deine Steuer ID und/oder deine Umsatzsteuer ID, Leistungs- und Rechnungsdatum, deine und die Adresse sowie der Namen deines Kunden, die Leistung bzw. das Produkt und den richtigen Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer und Steuersatz. Nur mit diesen Angaben ist deine Rechnung rechtskonform und wird vom Finanzamt anerkannt.
Zahlt dein Kunde mal nicht bzw. überschreitet das Zahlungsziel, solltest du ihn freundlich an die Rechnung erinnern. Behalte immer im Auge, welche Zahlungen bereits eingegangen sind und welche Zahlungen fehlen.
Überweist der Kunde nach mehrmaliger Aufforderung allerdings immer noch nicht, wird es Zeit, eine erste Mahnung und dann eventuell auch eine zweite Mahnung zu versenden. Informiere dich auch hier über die Pflichtangaben der Mahnung.
Fordert dein Kunde ein Angebot oder einen Lieferschein, solltest du ihm entgegenkommen und auch dieses Dokument erstellen und ihm aushändigen bzw. zusenden.
Such dir Hilfe, falls du überfordert bist
Du bist mit deiner Buchhaltung für Freiberufler völlig überfordert? Dann solltest du dir im Ernstfall Hilfe suchen. Leider ist die Buchhaltung für Selbstständige in den meisten Fällen nicht kostenlos. Aber die Investition in einen Steuerberater lohnt sich ungemein.
So kannst du dir sicher sein, dass deine Steuererklärung, Umsatzsteuervoranmeldung etc. sauber und professionell sind und dich keine bösen Überraschungen und Nachzahlungen am Ende des Geschäftsjahres erwarten.
Eine Buchhaltungssoftware für Freiberufler nimmt dir Arbeit ab
Der Geheimtipp kommt zum Schluss: Deine Buchhaltung bekommst du als Freiberufler ganz einfach und automatisch online unter Dach und Fach. Es gibt Rechnungsprogramme, die mit wenigen Klicks Ordnung in dein Steuer-Chaos bringen.
So bleibt die Buchhaltung für Selbstständige auch fast kostenlos – die meisten Rechnungsprogramme kosten im Monat nämlich gerade einmal soviel wie ein Latte Macchiato in deinem Lieblingscafe. Diese Investition lohnt sich also allemal!
Eine Software für Buchhaltung, die genau auf die Bedürfnisse für Freiberufler zugeschnitten ist, nimmt dir so manche Arbeit und Sorgen ab. Von dem Erstellen von rechtskonformen Rechnungen, Mahnungen und Angeboten über Hilfe bei der Umsatzsteuervoranmeldung bis hin zu der Verwahrung von Belegen und Quittungen an einem Ort – eine Buchhaltungssoftware für Freiberufler bietet so einiges.
Außerdem kannst du oftmals deinen Steuerberater einladen und ihm einen eigenen Zugang zur Verfügung stellen, damit sparst du auch bei den Steuerberaterkosten, da er durch die Software weniger Arbeit hat. Probiere ein Rechnungsprogramm doch einfach mal kostenlos für ein paar Tage aus und du wirst sehen wie einfach deine Buchhaltung als Freelancer sein kann.