Stundenbericht – auf dem iPad und alle relevanten Daten werden schnell und einfach erfasst

Betriebe oder Selbstständige rechnen meist ihre erbrachten Leistungen anhand von Stundenberichten mit evtl. Materialverbrauch ab. Diese müssen oftmals aufwendig per Hand ausgefüllt werden und bergen die Gefahr unvollständig, unleserlich zu sein oder verloren zu gehen. In der Buchhaltung erfolgt dann eine zeitaufwendige Übertragung in die Firmen eigene EDV zur Erstellung einer Rechnung.

Mit der App Stundenbericht besteht die Möglichkeit, alle Daten vor Ort zu erfassen und später gleich in eine Rechnung umzuwandeln.

Der Stundenbericht basiert auf langjähriger Praxiserfahrung. Er wurde zum Eigengebrauch in dem Unternehmen Hinz Steuerung- und Datentechnik zum Versand per E-Mail entwickelt. Ständig aus der Praxis heraus verbessert, expandierte er bald zu einer großen, branchenübergreifenden Lösung, die auch Ihnen als iPad-Anwendung zur Verfügung steht.

Die App Stundenbericht ermöglicht es Ihnen, die geleisteten Arbeiten schnell und komfortabel einzugeben, unterschreiben zu lassen und ins Büro zu senden.

Unter Konfiguration erfassen Sie alle Stammdaten Ihres Unternehmens, wie Adresse, E-Mail-Account für die Stundenberichte, das Layout für die gedruckte Form. Fügen Sie ein Firmenlogo ein, legen ein Hintergrundbild fest und versehen Ihren Bericht mit einer Fußzeile. Zusätzlichen können Sie für den Export der Daten die Formate XML und CSV aktivieren. Ist der Versand von Zusatzanhängen aktiviert, synchronisieren Sie Ihre Berichte via iTunes.  So übertragen Sie so z. B. Ihre auf dem Rechner hinterlegten AGB’s als PDF zur Berichts-App. Alle in diesem Hauptverzeichnis  befindlichen PDF Dateien werden als Dateianhang beim Versenden des Berichtes angehängt.

Neben dieser Stammdaten-Erfassung konfigurieren Sie unter ‘Beschriftungen‘ die Standardfelder auf Grund Ihrer Anforderungen mit eigenen Bezeichnungen. Im Feld ‘Fußzeile‘ tragen Sie z. B. Ihre AGB’s und allgemeine Hinweise ein. Diese erscheinen später jeweils unterhalb der Unterschrift.

Starten wir den Stundenbericht,  erfassen Sie als Erstes die Rechnungsadresse, die Sie aus dem Adressbuch übernehmen oder eingeben sowie den Ausführungsort, z. B. Baustelle X. Eine Berichtsnummer wird nach Konfiguration des Ausgangswertes automatisch vergeben.

In einem Textfeld beschreiben Sie die ausgeführten Arbeiten. Im Feld Zeiterfassung bringt Sie ein Klick auf das PLUS zur Eingabemaske, in der Sie neben Datum, die Fahrzeit und Kilometer oder eine km-Pauschale und Stundensatz eintragen bzw. aus der Datenbank übernehmen. Zur Erfassung der Arbeitszeit geben Sie mittels Wählrad Beginn und Ende ein, die App errechnet dann automatisch die Zeit in Stunden und Minuten. Zusätzlich werden die Angaben mit dem Namen des Mitarbeiters und dem Stundensatz aus der Datenbank versehen. Ebenso halten Sie die Pausenzeiten und eine evtl. 2. Fahrzeit fest.

Auf die gleiche Art erfassen Sie den Materialverbrauch. Dieser enthält in der Eingabemaske die Datensätze der Datenbank, wie Artikelnummer und -bezeichnungen, Mengenangaben, Verpackungseinheiten und den Einzelpreis. Anhand der Mengenangabe errechnet die App automatisch den Gesamtpreis. Zusätzlich stehen Felder zur freien Texteingabe oder für Textbausteine zur Verfügung, die evtl. Erläuterungen zum Materialverbrauch enthalten.

Sowohl für die Erfassung von den ausgeführten Arbeiten, wie die Zeiterfassung und  den Materialverbrauch greifen Sie auf eine Datenbank zu. Auf dieser legen Sie die Mitarbeiterkonten mit Name, Fahrzeit- und Arbeitsstundensatz sowie Fahrstreckenpauschale an. Des Weiteren importieren Sie die Datensätze aus Ihrer Warenwirtschaft wie Material-Tabellen mit Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Verpackungseinheit, Einzelpreis. Ebenso erstellen Sie für wiederkehrende Arbeiten Textbausteine, die Ihr Mitarbeiter vor Ort nur noch per Klick in den Bericht einfügt. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis und Vermeiden von Fehlerquellen bzw. evtl. Sprachschwierigkeiten. Die auf dem Mac erstellten Datensätze bzw. Textbausteine synchronisieren Sie via iTunes mit der App.

Haben Sie oder Ihr Mitarbeiter alles erfasst, dann lassen Sie den Kunden den Bericht nochmals überprüfen. Anschließend unterschreibt der Kunde  mit einem Klick auf ‘Unterschrift’ direkt handschriftlich in der App. Versenden Sie nun den Bericht per E-Mail an das Büro und an den Kunden und/oder drucken ihn per Air-Print aus. Haben Sie in den Stammdaten den zusätzlichen Versand als XML-Datei aktiviert, besteht die Möglichkeit zur Weiterverarbeitung mit Ihrem Warenwirtschaftssystem.

Benötigen Sie zusätzliche Felder in Ihrem Bericht so richten Sie diese unter ‘Zusatzfelder’ ein. Mit dem Menüpunkt ‘Aktive Spalten’ deaktivieren Sie einzelne nicht benötigte Felder.

Seit dem Update auf Version 8 besteht die Möglichkeit Bilder aus ‘Fotos’ an den zu versendenden Bericht anzuhängen. So dokumentieren z. B. Ihre für die Hausverwaltung tätigen Hausmeister Beschädigungen. Oder sollten Sie in der Schädlingsbekämpfungsbranche tätig sein, den Befall vor der Behandlung. Eine weitere Neuerung stellt die Platzhalter-Funktion da, die eine bessere Filterung der eingehenden Berichte in Ihrem E-Mail Programm ermöglicht. So können unterschiedliche Texte für den ‘Nachrichtentext, Nachrichtenbetreff und Nachrichtenanhang’ (XML, CSV Datei) eingetragen werden. Die entsprechenden Kürzel finden Sie im Fenster Nachrichtentext für den E-Mail-Versand mit Klick auf das – i – .

Akquirieren Ihre Außendienstmitarbeiter z. B. Angebote, so steht hierfür eine eigenständige App zur Verfügung. Akzeptiert der Kunde das Angebot vor Ort mit Unterschrift direkt auf dem iPad, kann Ihr Mitarbeiter es mit der Auftrags-App öffnen, alle Daten werden dabei übernommen und sich den Auftrag vom Kunden bestätigen lassen. Anhand dieses Auftrages können Sie mit der heute besprochenen Stundenbericht-App oder einer Montageberichts-App einen weiteren Mitarbeiter beauftragen, die Arbeiten durchzuführen. Mittels einer ebenfalls erhältlichen Rechnungs-App übernehmen Sie wieder alle Daten und erstellen gleich eine Rechnung. Das ‘Komplettpaket’ besteht aus gehenden vom Angebot -> Auftrag -> Montagebericht /Stundenbericht -> Abnahmebericht -> Rechnungsbeleg. Des Weiteren bietet Hinz Steuerungs- & Datentechnik folgende Spezialberichtsformen für das iPad an: MängelberichtQuittungsblockTherapiebricht undTierarztbericht sowie ganz neu repV-reports. Damit können Sie vomAngebot bis zur Rechnungsstellung alles mit einem App-Baukastensystem abdecken bzw. erstellen und vermeiden so evtl. Synchronisationsschwierigkeiten.

FAZIT: Sie sehen, die App wird ständig aus der Praxis für die Praxis weiterentwickelt und bietet immer wieder neue zusätzliche und nützliche Funktionen an. Sie wurde nicht wie manch eine andere App am ‘grünen Tisch’ entworfen. Auf Grund des klar strukturierten Interface kann sie jeder Ihrer Mitarbeiter draußen vor Ort bedienen. Dies erleichtert Ihrem Mitarbeiter das Ausfüllen der Berichte, speziell auch Mitarbeitern mit Migrationshintergrund. Für Sie als Unternehmer bedeutet sie eine enorme Zeitersparnis, da sofort nach Fertigstellung der Bericht mit allen Daten per E-Mail an die Zentrale zur Weiterverarbeitung übermittelt wird. Mit dem App-System erstellen Sie vom Angebot bis zur Rechnung alles mit einem System und vermeiden so evtl. Schwierigkeiten bei der Datenübernahme bzw. Synchronisation. Auch halten sich die Kosten gerade für kleinere UnternehmenHandwerksbetriebe oder Hausverwaltungen im Rahmen, jede der genannten Apps, bis auf die repV-reports, kostet 49,99 Euro.  Da sie nach dem Baukastenprinzip aufgebaut sind, zahlen Sie für Berichtsformen, die Sie auch wirklich benötigen. Für alle Servicedienstleister von der HausverwaltungImmobilienverwaltungSchädlingsbeschämpfungsfirmaHandwerksbetrieben, über den Satelliten-Anlangenbau bis zu Montage- und AnlagenbauSubunternehmern im Bauwesen, Tierärzten, Therapeuten usw. eine sehr empfehlenswerte App, die Zeit und Kosten erspart.

Stundenbericht - HINZ Steuerungs- & Datentechnik Stundenbericht, die 2.5 MB große App für das iPad aus dem App Store, in der aktuellen Version 8.0, setzt iOS 5.0 voraus.

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