Solltest du als digitaler Nomade oder Freelancer viel unterwegs sein, kannst du dir viele Ausgaben bei der Steuererklärung anrechnen lassen. Welche Kosten dafür in Frage kommen und wie du dem Finanzamt gegenüber argumentieren kannst, erklärt dir Steuerberater Arno Böttcher.
Im Blog ging es schon öfter um nervige, aber unausweichliche Steuerfragen für Selbständige. Ein Thema, das dabei in der Regel zu kurz kam, war die steuerliche Absetzbarkeit von Reisekosten, die du als digitaler Nomade mit Sicherheit hast.
Deshalb freue ich mich sehr, dass sich Arno Böttcher von der Hamburger Steuerkanzlei Böttcher die Zeit genommen hat, um in einem Gastbeitrag Steuertipps für Reisende, Freelancer und digitale Nomaden zu geben.
Arno Böttcher, Inhaber der Steuerkanzlei Böttcher aus Hamburg ist selbst beruflich viel gereist und betreut mittlerweile viele digitale Nomaden, die Ihren Arbeitsplatz in die Sonne verlegt haben. Arno kennt die Tricks & Kniffe und zeigt dir, wie du durch die richtigen Kenntnisse, ein wenig Disziplin und der korrekten Archivierung von Belegen Geld sparen kannst. Die Kanzlei Böttcher hat uns aus ihrer Erfahrung einen Überblick zu den wichtigsten Steuertipps für Reisende, Freelancer und digitale Nomaden zusammengestellt.
Vorhang auf für Arno
“Die Welt ist mein Büro” – wer solche Aussagen nicht nur als Träume formuliert, sondern bereits umgesetzt hat, bzw. plant seinen Arbeitsplatz an die schönsten Plätze dieser Erde zu verlegen, steht vor einer Herausforderung: Der Fiskus reist zwar nicht direkt mit, trotzdem muss man ihm gegenüber Rechenschaft ablegen.
“Reisekosten” – alle Aufwendungen die beim Reisen anfallen
Ein großer Kostenblock und damit ein Potenzial zum Absetzen von Reisekosten bietet der Verpflegungsmehraufwand, auch bekannt unter der “Verpflegungspauschale“.
Die Idee des Fiskus dahinter ist simpel: Der Reisende kann sich fernab von zuhause nicht mehr einfach ein Brot schmieren oder günstig kochen, sondern ist auf Angebote im Ausland angewiesen. Es entstehen unweigerlich höhere Kosten. Wenn die Reise beruflich bedingt ist, lassen sich diese Mehrkosten steuerlich geltend machen.
Wie hoch diese Mehrkosten anzusetzen sind hängt vom entsprechenden Reiseland ab. In Reisen innerhalb Deutschlands betragen diese 24 EUR für jeden Kalendertag, an dem der Reisende 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist. Die Pauschalbeträge für weitere Länder findest du auf der Seite des Bundeswirtschaftsministeriums.
Bei Übernachtungskosten – Einzelbelege sammeln!
Beim Verpflegungsmehraufwand unterscheidet der Fiskus nicht zwischen Selbständigen und Arbeitnehmern – bei der Übernachtungspauschale jedoch sehr wohl: Arbeitnehmer können hier auch Pauschalbeträge annehmen.
Selbständige und Freiberufler dürfen bzw. müssen die Übernachtungskosten anhand von Einzelbelegen ansetzen. Am Ende des Jahres können diese Kosten einen erheblichen Kostenblock ausmachen, welcher als Betriebsausgabe in der Steuererklärung abgesetzt werden kann.
Aber Achtung: Der betriebliche Zweck der Dienstreise muss dem Finanzamt nachgewiesen werden. Dieser kann anhand von Gesprächsprotokollen mit den entsprechenden beruflichen Kontakten vor Ort nachgewiesen werden.
Urlaub und Reisen lässt sich kombinieren – sagt auch der Fiskus
In der Realität ist der Zweck einer Reise häufig zwiespältig; wer liebt es nicht Urlaub und Reisen zu verbinden und so kostenmäßige Synergien vor Ort zu nutzen? Auch dies ist rechtens und sollte sogar offen und ausführlich gegenüber dem Finanzamt erläutert werden.
Der Bundesfinanzhof spricht hier von “gemischten Reisen, die in einen betrieblichen und einen privaten Anteil aufgeteilt werden“. Entscheidend für den Fiskus ist der Aufteilungsmaßstab, der vom Reisenden angelegt wird. Die Aufteilung kann in Zeitanteilen angegeben oder in Prozent geschätzt werden.
Entscheidend ist: Die Aufteilung muss plausibel und nachvollziehbar sein. Genauso wie die Argumentation warum eine Aktivität vor Ort der beruflichen Tätigkeit zugeordnet wird. Hierbei helfen Tages-Protokolle, die dem Fiskus den Tagesablauf erläutern und die Relevanz zur eigenen beruflichen Tätigkeit klar machen. Beispielsweise Gesprächsprotokolle mit Personen, in denen auch die Hintergründe der Gesprächspartner vor Ort und deren Bezug zur eigenen betrieblichen Motivation dargelegt werden.
Eine genau Zuordnung der Tätigkeit zur Geschäftstätigkeit hängt von deinem spezifischen Profil ab – argumentiere glaubhaft und schau’ nach Kriterien der Tätigkeit, die einen wirklichen Bezug zu deiner Berufsausübung haben.
Ein Beispiel eines Falles vom Bundesfinanzhof vom 21.09.2009 fasst die dargestellte Problematik sehr gut zusammen:
Der Kläger besuchte als Teilnehmer eine IT-Messe in Las Vegas, USA. Von den sieben Tagen, die sich der Selbstständige in Las Vegas aufhielt, entfielen vier Tage auf eine Computermesse. Drei Tage nutzte er, um privaten (touristischen) Interessen nachzugehen.
Das Finanzamt erkannte die Kongressgebühren, die Kosten für 4 Übernachtungen und Verpflegungsaufwendungen für 5 Tage (wegen An- und Abreise) als Werbungskosten an. Den Abzug der Flugkosten lehnte das Finanzamt zunächst insgesamt ab. In der nächsten Instanz erkannte der BFH jedoch 4/7 der Flugkosten, entsprechend der Dauer des beruflichen Aufenthalts, als steuerlich abziehbar an.
Das Beispiel verdeutlicht: Es kann ein sinnvoller Schritt sein dem Finanzamt mit einer transparenten Darstellung der “gemischten Reise” zu begegnen. Du zeigst implizit dein Verständnis für die Problematik, erleichterst dem Finanzamt die Arbeit durch die detaillierte Auflistung und gehst proaktiv mit der Ermessensentscheidung um.
Den Fiskus an den (Material-)Kosten fürs Reisen beteiligen
Wenn Du als digitaler Nomade weltweit unterwegs bist, brauchst Du dafür Reisegepäck. Ob Du lieber mit einem Koffer oder mit einem Rucksack unterwegs bist, entscheidest Du und lässt dabei Deine persönliche Vorliebe gelten, aber an den Kosten dafür kannst Du den Fiskus beteiligen. Bei dienstlich motivierten Reisen lässt sich der Kaufpreis für Koffer oder Rucksack durchaus steuerlich geltend machen. Deswegen kannst Du als Freelancer mit der korrekten Ablage der Kaufbelege deine zu zahlende Steuerlast ein wenig mindern.
Für digitale Nomaden und Freelancer ist ein Koffer ein Arbeitsmittel
Für jemanden, der beruflich oder dienstlich reist, ist ein dafür betrieblich oder beruflich genutzter Koffer ein Arbeitsmittel. So entschied das hessische Finanzgericht. Nachlesen kannst Du das Urteil unter dem Aktenzeichen (FG 3 K 2035/ 06).
Bist Du als Arbeitnehmer angestellt, setzt Du die Kosten für die Anschaffung des Koffers als Werbungskosten ab, wenn Du als Freelancer unterwegs bist, gehören die Kosten zu Deinen Betriebsausgaben. Steuertipps für Reisende helfen Dir dabei, wenn es gilt, die an den Fiskus zu zahlenden Steuern so gering wie möglich zu halten.
Bei dem oben vom hessischen Finanzgericht entschiedenen Fall war ein Mitglied des Vorstandes eines international agierenden Konzerns weltweit unterwegs und legte dabei jedes Jahr gut anderthalb Millionen Kilometer mit dem Flugzeug zurück. Er argumentierte vor Gericht damit, dass sein Bedarf und der Verschleiß an Koffern weitaus höher sei, als bei einem normalen Bürger. Diesem Argument folgten die Richter am Finanzgericht. Er durfte daraufhin die Kosten für die Anschaffung der Koffer in Höhe von mehr als 1000 Euro als Werbungskosten ansetzen.
Private Kleidung im Koffer? Trotzdem steuerlich absetzbar!
Auch wenn private Kleidung in einem Koffer oder Rucksack transportiert wird, lassen sich die Anschaffungskosten für den Koffer absetzen. Zwar hatte vor vielen Jahren ein Finanzgericht damit argumentiert, dass mit dem Transport privater Kleidung die steuerliche Absetzbarkeit als Werbungskosten ausgeschlossen sei, diese Ansicht wurde jedoch gleich mehrfach in aktuellen Urteilen zurückgewiesen.
Der “Reise-Rasierer” ist absetzbar – wenn zuhause der “Premium-Rasierer” liegt
Wenn Du als Freelancer unterwegs bist, und in Deutschland immer noch gemeldet bist und Deine Basis hast, die Du mindestens ein halbes Jahr lang nutzt, dann kannst Du auch Deinen Wecker und Deinen Rasierer von Deiner zu zahlenden Steuer absetzen.
Sollte der Finanzbeamte etwas gegen diesen Abzug der Werbungskosten haben, kannst Du ihn gerne auf das oben erwähnte Urteil aufmerksam machen. Das kann sich nämlich durchaus auch auf die anderen Ausgaben auswirken, die Du als Freelancer reisebedingt hast. Dein Argument dabei sollte sein, dass Du auf jeden Fall mindestens zwei der entsprechenden Geräte besitzt, von denen Du eines von der Steuer absetzen willst.
Beispielsweise liegt der teure und bessere Rasierer zu Hause in Deinem Bad, während Du auf Deinen ausgedehnten Reisen in der ganzen Welt einen leichteren und kleineren Rasierer benutzt. Hierbei ist es hilfreich, wenn Du anhand der Quittungen nachweisen kannst, dass Deine Geräte, die Du zu Hause benutzt, den auf der Reise genutzten in Leistung und Funktion überlegen sind.
Auf “Nummer sicher”: Die anteiligen Kosten geltend machen
Sollte der Beamte im Finanzamt wirklich unnachgiebig sein, kannst Du selbstverständlich vor dem Finanzgericht klagen. Oder Du berufst Dich auf ein Urteil des BFH (Aktenzeichen GrS 1/ 06): Nach diesem Urteil kannst Du die Kosten wenigstens anteilig geltend machen, da das Urteil sogenannte gemischt veranlasste Kosten ausdrücklich erlaubt.
Unter’m Strich: Wer die Steuertipps im Hinterkopf reist entspannter
Die genannten “Steuertipps für Reisende” sind ein kurzer Abriss über die wichtigsten und einfach umsetzbaren Steuertipps. Wenn du diese befolgst, wirst du am Ende des Jahres Geld sparen und vor allem durch die fortlaufende Archivierung einen besseren Überblick für die anstehende Einkommenssteuererklärung haben.
Zudem hast du einen groben Leitfaden was du steuerlich geltend machen kannst. So kannst du dich beim Reisen auf die angenehmen Dinge konzentrieren und das Leben des digitalen Nomaden genießen – ohne am Ende des Jahres eine unangenehme Überraschung durch den Fiskus zu erleben.
Vielen Dank an Arno für diese erste Steuertipps. Ich denke sie konnten dir sehr anschaulich zeigen, welchen Handlungsspielraum du hast, sobald deine Reisen auch nur annähernd etwas mit deiner selbständigen Tätigkeit zu tun haben.
Solltest du spezielle Fragen zur steuerlichen Absetzbarkeit von Reisekosten haben, dann schreibe sie in die Kommentare oder wende dich an Arno und sein Team von der Steuerkanzlei Böttcher.
