Die Sofortmeldung ist ein Werkzeug der Deutschen Sozialversicherung, welches seit Anfang 2009 benutzt wird um die Schwarzarbeit zu bekämpfen. Diese Sofortmeldung muss spätestens am ersten Tag der Arbeitsaufnahme eines neuen Mitarbeiters erfolgen, sogar wenn es sich um eine Probearbeit handelt und man noch gar nicht weiss, ob man den neuen Angestellten auch wirklich einstellen möchte.
Natürlich erledigt ein Steuerberater diese Arbeit für einen, jedoch lässt er sich das auch gut bezahlen. Aus eigener Erfahrung werden pro Sofortmeldung zwischen 10 € und 15 € fällig. Entscheidet man sich dann doch nicht für diesen Mitarbeiter, wird die selbe Summe noch einmal für die Abmeldung fällig. Um diese Kosten für ein paar Minuten Arbeit zu sparen, zeige ich in diesem Artikel wie man eine Sofortmeldung selbst erstellen kann.
Wer muss eine Sofortmeldung erstellen?
Sofortmeldungen müssen nur von Unternehmen bestimmter Wirtschaftszweige für Ihre Angestellten erstellt werden, und zwar welcher die "traditionell" Schwarzarbeitsanfällig sind. Die Wirtschaftszweige sind:
- Gastronomie
- Baugewerbe
- Personenbeförderungen
- Transportgewerbe
- Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Fleischwirtschaft
Was muss in einer Sofortmeldung angegeben werden?
Folgende Informationen des Angestellten müssen in der Sofortmeldung angegeben sein:
- Kompletter Name
- Sozialversicherungsnummer
- Datum der Arbeitsaufnahme
- Anschrift
- Betriebsnummer Ihres Unternehmens
Besitzt der Arbeitnehmer noch keine Sozialversicherungsnummer, müssen zusätzlich der Geburtsort und Geburtsdatum angegeben werden.
Wie stellt man eine Sofortmeldung?
Dies ist recht unkompliziert und dauert nur ein paar Minuten. Zum einen kann man das über sein Lohnabrechnungsprogramm machen oder direkt über sv.net (Sozialversicherung im Internet).
Lässt man seine Lohnabrechnungen von einem Steuerberater machen und möchte nur Geld für die Erledigung der Sofortmeldungen sparen, empfielt sich die Nutzung von sv.net. Als erstes muss man sich dazu auf der Seite registrieren. Dazu gibt es einen Link oben im Menü gleich unter dem Logo. Wenn man sich erst einmal registriert hat kann man über diesen Link direkt zu den Sofortmeldungen gelangen. Die Webseite ist leicht aufgebaut und selbsterklärend.
Nutzt man jedoch schon ein Lohnabrechnungsprogramm, sollte man seine Sofortmeldungen auch direkt darüber erledigen. Im folgenden zeige ich wie man mit SageOne eine Sofortmeldungen erstellt.
Sofortmeldung mit SageOne Lohn & Gehalt machen
Es gibt nichts leichteres als eine Sofortmeldung mit SageOne zu machen. Das einzige was man dazu machen muss, ist einen neuen Mitarbeiter anzulegen. Du musst dich natürlich vorher bei SageOne Lohn & Gehalt angemeldet haben. Eine Beschreibung wie du das machst und wie du einen neuen Mitarbeiter kannst du in meinem Artikel nachlesen in dem ich erklärt habe, wie du deine Lohnabrechnung selbst machen kannst.
Sobald du deinen neuen Mitarbeiter anlegt hast, versendet SageOne automatisch eine Sofortmeldung an die betreffende Krankenkasse des Angestellten. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass du beim Anlegen deiner Firma eine Branche angeben hast für die Sofortmeldungen notwendig sind. Du musst also nach der Anmeldung bei SageOne deine Firmendaten sorgfältig eingegeben haben, bevor du Mitarbeiter anlegen und damit automatisierte Sofortmeldungen erstellen kannst. Das Erstellen deiner Firma in SageOne ist auch im oben genannten Artikel beschrieben.
Nachdem du deinen Mitarbeiter angelegt hast, kannst du im Programm auf den Reiter "Dokumente" gehen. Dort findest du ein Dokument namens "DEÜV-Meldeprotokolle April 2015″. Hier findest du pro Monat sortiert alle Sofortmeldungen, An- & Abmeldungen deiner Angestellten. Diese Dokumente solltest du deinen Mitarbeitern immer mit der Lohnabrechnung übergeben.
So einfach ist es eine Sofortmeldung mit SageOne zu erstellen. Jedoch möchte ich noch eines erwähnen. Legst du einen neuen Mitarbeiter an der noch keine Sozialversicherungsnummer besitzt, musst du anstatt seinen Geburtsort angeben. SageOne beantragt daraufhin automatisch eine Sozialversicherungsnummer für den neuen Mitarbeiter. Der Clou ist jedoch, das SageOne auch automatisch von der Rentenversicherung die Sozialversicherungsnummer mitgeteilt bekommt und in deinen Mitarbeiterdaten automatisch einpflegt. Du musst dich quasi um nichts mehr kümmern.
Fazit
Selbst wer davor zurück schreckt die Buchhaltung selbst zu machen, sollte keine Angst vor der Lohnabrechnung haben. Die Programme die es auf dem Markt gibt machen es einem wirklich einfach und übernehmen automatisch die Aufgaben die es schwer machen würden, würde es diesen Automatismus nicht geben.
