Der Zugang zu Online-Tools und unterschiedlichster Software gehört heutzutage zu den größten Vorteilen für Freelancer. Denn wenn du als Freelancer auf dich allein gestellt bist, hast du entsprechend begrenzte Mittel für die tägliche Organisation zur Verfügung. Darüber hinaus ist auch die Akquise mit einem nicht zu unterschätzenden Aufwand verbunden.
Software-Lösungen wie SaaS-Software können diesbezüglich sehr hilfreich sein, um Prozesse effizienter zu gestalten und damit mehr Zeit für die Kernaufgaben deines Geschäfts zu schaffen. Doch welche SaaS-Lösungen sind für die speziellen Anforderungen von Freelancern sinnvoll?
SaaS – was bedeutet das eigentlich?
SaaS, das steht kurz für ‚Software as a Service‘. Im Rahmen von SaaS werden bestimmte Softwarelösungen und Anwendungen sowie die ihnen zugrunde liegende Infrastruktur von einem Anbieter via Internet zur Verfügung gestellt.
Ganz konkret bedeutet dies, dass du eine bestimmte Software nicht kaufen und lokal auf deinem Laptop oder PC installieren musst. Stattdessen mietest du die Software über einen Anbieter und nutzt sie über das Internet. Dabei stellt der SaaS-Anbieter dir nicht nur die Anwendungen bereit, er ist auch für Wartung, Aktualisierung und Sicherheit der Software verantwortlich.
Du hast Zugang zu unterschiedlichen Funktionen der Software und bezahlst dem Anbieter dafür monatlich oder jährlich eine Gebühr.
Als Freelancer kannst du SaaS – Software as a Service – nutzen, um deine Arbeitsprozesse zu automatisieren, effizienter zu gestalten und zu vereinfachen. Prominente Beispiele für SaaS-Lösungen, die sich für Freelancer anbieten, sind Projektmanagement-Tools, Buchhaltungssoftware und Kommunikationsplattformen. All diese Lösungen können über das Internet genutzt werden und du musst sie nicht eigens kaufen und auf dem Computer installieren. Auf diese Weise kannst du auch von unterschiedlichen Endgeräten und von überall auf der Welt auf deine Daten und Anwendungen zugreifen. Zudem kannst du sie gemeinsam mit Projektmitarbeitern, Kunden und Auftraggebern nutzen.
Sinnvolle SaaS-Lösungen für Freelancer im Überblick
Software as a Service ist in vielen unterschiedlichen Bereichen verfügbar. Welche SaaS-Lösungen für wen geeignet sind, hängt dabei nicht zuletzt von der genauen Arbeit ab. Denn einige Anwendungen sind auf spezielle Berufsgruppen zugeschnitten.
Andere Anwendungen sind allerdings für einen Großteil von Freelancern sinnvoll und ermöglichen die Senkung von IT-Kosten sowie flexibleres und effizienteres Arbeiten. Dazu gehören SaaS-Lösungen für Finanzbuchhaltung, Projektmanagement, Customer Relationship und E-Mail-Marketing.
SaaS-Lösungen für die Finanzbuchhaltung
Buchhaltung, Steuern, Finanzen – für viele Freelancer leidige Themen, aber sie gehören nun einmal zum täglichen Geschäft. Für eine effizientere Verwaltung und Organisation der Buchhaltung und der Finanzen gibt es inzwischen zahlreiche Anbieter von SaaS-Lösungen. Die Anwendungen bieten dir in der Regel Funktionen zur Rechnungsstellung, Kontenverwaltung, Finanzberichterstellung sowie zur Steuerdokumentation. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass du deine Finanzen im Blick behältst. Du kannst deine Finanzen automatisch verbuchen, was Planung und Budgetierung erleichtert. Zudem kannst du besser dafür Sorge tragen, dass du alle erforderlichen Dokumente stets rechtzeitig beim Finanzamt einreichst.
SaaS-Projektmanagement-Tools
Software as a Service im Bereich Projektmanagement kann dich bei der Verwaltung und Organisation unterschiedlicher Projekte unterstützen. Mit den Anwendungen kannst du Funktionen zur Aufgabenplanung, zum Dokumentenmanagement, zur Zeiterfassung und Kommunikation nutzen. Die Tools helfen dir dabei, einen besseren Überblick über deine Projekte zu behalten und mit deinen Auftraggebern in Kontakt zu bleiben. Darüber hinaus ermöglichen dir viele Projektmanagement-Tools eine Automatisierung bestimmter Arbeitsprozesse und bringen damit eine Zeitersparnis.
SaaS und CRM
SaaS-Lösungen gibt es auch für den Bereich des Customer Relationship Managements. Sie helfen dir dabei, deine Beziehungen zu deinen Auftraggebern und potenziellen Kunden zu verwalten und zu organisieren. Dabei kommen Tools wie Kontaktverwaltungsfunktionen, Funktionen zur Verkaufsverfolgung, Marketingautomatisierungen und Funktionen zur Kundenbetreuung zum Einsatz. Mit diesen Anwendungen kannst du Kontakte und Interaktionen verwalten und tracken, was wiederum die Basis für die Automatisierung von Verkaufsprozessen ist und deine Kundenbeziehungen verbessern kann.
Auch eine bessere Planung deiner Marketingstrategien und Marketingaktivitäten ist mit CRM-Tools möglich, denn sie geben dir einen Einblick in die Verhaltensmuster deiner Kunden und verschaffen einen Überblick über die Erfolgsraten deiner Marketingbemühungen.
E-Mail-Marketing
Zahlreiche SaaS-Lösungen im Bereich E-Mail-Marketing sind nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für Freelancer geeignet. Sie beinhalten Funktionen wie E-Mail-Vorlagen, Kontaktlistenverwaltung und Analysen und ermöglichen automatisierte E-Mail-Kampagnen. Einige Anbieter der SaaS-Lösungen für das E-Mail-Marketing bieten zudem integrierte Landingpages und Formulare, um deine Lead-Generierung und damit das Wachstum deines Business bestmöglich zu unterstützen.
Die Vorteile von SaaS-Lösungen für Freelancer
Automatisierung: Es gibt zahlreiche SaaS-Lösungen, die es dir ermöglichen, bestimmte Prozesse zu automatisieren – zum Beispiel dein E-Mail-Marketing oder deine Buchhaltung. Dadurch erfährst du eine nicht unerhebliche Entlastung in deinem Arbeitsalltag und schaufelst dir mehr Zeit für die Kernaufgaben deines Geschäfts frei.
Kosteneffizienz: Für große Unternehmen mit hohen Gewinnen mag es sich lohnen, bestimmte Softwarelösungen zu kaufen und diese durch die hauseigene IT-Abteilung warten und aktualisieren zu lassen. Doch für Freelancer sind viele Softwarelösungen kaum erschwinglich, wenn teure Hardware und Lizenzen dafür notwendig sind. Durch die monatliche oder jährliche Zahlung, ähnlich wie bei einer Miete oder einem Abo, kannst du dir durch SaaS-Lösungen viele Softwaretools leisten, auf die du sonst verzichten müsstest.
Flexibilität: Deine SaaS-Lösungen kannst du von überall auf Welt über das Internet nutzen. Auf diese Weise kannst du auch von unterwegs auf deine Daten und Applikationen zugreifen. Das lässt dich deutlich flexibler arbeiten.
Hohe Skalierbarkeit: SaaS-Lösungen zeichnen sich durch eine hohe Skalierbarkeit aus. Ändern sich deine Ansprüche an deine Software, weil sich dein Unternehmen weiterentwickelt, kannst du SaaS-Lösungen in der Regel ganz einfach erweitern bzw. anpassen.
Automatische Aktualisierungen: Der Service von SaaS-Lösungen hört nicht beim reinen Zugriff auf die Anwendungen auf. So sind die Anbieter auch für die Wartung, für Updates und die Sicherheit der Software verantwortlich. Für dich bedeutet das ganz konkret, dass du dir über diese Punkte keine Gedanken machen musst, was ebenfalls eine gewisse Zeitersparnis mit sich bringt. Zudem sind die Anbieter von SaaS-Lösungen daran interessiert, dass die Anwendungen für ihre Kunden immer weiter optimiert werden und den Ansprüchen genügen. Du kannst also davon ausgehen, dass sich die Software stetig weiterentwickeln und verbessern wird.
Support: Sollte es doch einmal Probleme mit einer SaaS-Anwendung geben, kannst du dich jederzeit an den Support deines Anbieters wenden und er hilft dir bei der Lösungsfindung.
Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Kunden: Arbeitest du gemeinsam mit anderen an einem Projekt, dann ist ein zeitnaher und verlässlicher Datenaustausch wichtig. Viele Freelancer arbeiten zudem über größere Entfernungen mit Auftraggebern zusammen. SaaS-Lösungen erleichtern den Datenaustausch und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten und Projekten.
Darauf solltest du bei der Wahl von SaaS-Lösungen achten
Wenn du dich für SaaS-Lösungen zur Unterstützung seines Business entscheidest, stehen dir in den meisten Fällen mehrere Anbieter zur Wahl. Vor der Entscheidung für einen bestimmten Anbieter solltest du ausführlich vergleichen. Dabei sollte es nicht nur um den günstigsten Preis gehen. Es heißt, langfristig zu denken und verschiedene Faktoren zu berücksichtigen, um den Anbieter zu finden, der auch mit einem Wachstum deines Unternehmens standhalten kann und die Kombination mit anderen Lösungen erlaubt. In diesem Sinne solltest du folgende Punkte prüfen und vergleichen:
- Funktionen der Anwendung: Stelle sicher, dass du alle Funktionen erhältst, die für deine Ansprüche erforderlich sind.
- Integrationsmöglichkeiten: Die SaaS-Lösung deiner Wahl sollte mit anderen Tools, die du nutzt oder eventuell einmal nutzen wirst, kompatibel sein. So sollte beispielsweise eine SaaS-Lösung für dein E-Mail-Marketing zu deinem Landing-Page-Tool und deinem CRM-System passen.
- Preis: Natürlich muss auch der Preis für dich stimmen. Auch bei gleichen Funktionen und Integrationsmöglichkeiten kann sich dieser von Anbieter zu Anbieter unterscheiden.
- Support: Achte darauf, dass der Anbieter einen guten Kundensupport bietet. Einen guten Support erkennst du unter anderem daran, dass er auf verschiedenen Wegen erreichbar ist und nicht nur zu sehr eingeschränkten Zeiten persönlich erreicht werden kann.
- Sicherheit: Vergleiche die Anbieter auch hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit. Datenschutz und Datensicherheit müssen konform mit den aktuell geltenden Regelungen sein.
- Benutzerfreundlichkeit: Das beste Tool nutzt dir wenig, wenn du nicht damit zurechtkommst. Entscheide dich für eine Lösung, die dir eine intuitive Bedienbarkeit ermöglicht.
