Eine Rechnung ist schnell geschrieben, wenn du weißt worauf du achten musst.
Im vorherigen Blogpost habe ich dir gezeigt, wie du ein Gewerbe anmeldest und was du dabei alles beachten musst. Das sind eigentlich nur Vorbereitungen, damit du Rechnungen ausstellen darfst.
Hier kannst du meine Rechnungsvorlage als kostenloses Muster herunterladen.
Bei deinen Rechnungen musst du einige rechtlichen Anforderungen erfüllen, um später keinen Ärger mit dem Finanzamt zu kriegen. Doch soweit wird es in den wenigsten Fällen kommen.
Ich machte eher die Erfahrungen, dass mich Firmeninhaber oder die Buchhalterin meiner Kunden auf jeden Fehler hinweisen. Dann bekomme ich erst einmal kein Geld, muss meinen Fehler korrigieren und die Rechnung erneut verschicken.
Wie sieht eine richtige Rechnung aus?
Im geschäftlichen Leben haben sich die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes als Anforderungen durchgesetzt, was auf einer Rechnung stehen muss:
- Dein Name und Anschrift
- Kundenname und Anschrift
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer
- Umfang, Art und Zeitpunkt der Leistung
- Rechnungssumme und ausgewiesene Mehrwertsteuer
- Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Andere Firmen achten deshalb so penibel darauf, weil sie bei fehlerhaften Rechnungen die Berechtigung zum Vorsteuerabzug verlieren könnten.
Also gewöhne dir am besten ebenfalls gleich an, jede Rechnung zu kontrollieren, die du bezahlst.
Kostenlose Rechnungsvorlage downloaden
Hier kannst du meine Vorlage als Rechnungsmuster herunterladen. Klicke mit der rechten Maustaste auf einen der folgenden Links und wähle „Speichern unter" ...
Die Datei lässt sich mit wenigen Klicks in Word oder Excel importieren. Dann kannst du eigene Rechnungen schreiben, indem du die Vorlage an deine Bedürfnisse anpasst.
1. Dein Name und Anschrift
Weil in jedem Briefkopf sowieso dein Name und die Anschrift steht, gehe ich auf diesen ersten Punkt nicht weiter ein.
Zusätzlich würde ich die Telefonnummer und deine E-Mail-Adresse ergänzen. Auf jeder Rechnung kannst du den Briefkopf als Werbefläche für deine Internetseite nutzen.
2. Kundenname und Anschrift
An wen schickst du deine Rechnung? So klar ist dieser Punkt nicht, wie er auf den ersten Blick erscheint.
Der Name des Rechnungsempfängers ist bei mir der häufigste Reklamationsgrund, warum ich eine neue Rechnung ausstellen muss.
Am besten klärst du die genaue Firmenbezeichnung vorher mit deinen Auftraggebern. Denn nicht immer stimmt die Firmenanschrift im Impressum der Webseite mit den Wünschen der Auftraggeber überein.
Und bei längeren Geschäftsbeziehungen ändert sich schon mal der Firmenname oder die Rechtsform des Rechnungsempfängers.
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
Außerordentlich wichtig ist die Steuernummer. Darüber kann das Finanzamt im Zweifelsfall prüfen, ob deine ausgestellte Rechnung auch in deiner eigenen Buchhaltung auftaucht.
Entweder gibst du deine dreiteilige Steuernummer an oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Deshalb gebe ich dir, im Blogpost zur Gewerbeanmeldung, den Rat gleich eine Umsatzsteuer-ID beim Bundeszentralamt für Steuern zu beantragen.
4. Ausstellungsdatum
Das Rechnungsdatum könnte später einmal wichtig werden, falls dein Kunde nicht zahlt.
Ich verzichte darauf ein Zahlungsziel oder ein Fälligkeitsdatum anzugeben. Einerseits ist das keine rechtliche Anforderung. Und andererseits beobachte ich bei Neukunden deren Zahlungsverhalten.
Falls mir eine Firma negativ auffällt, weil sie Rechnung sehr spät überweisen, werde ich mir in Zukunft sehr genau überlegen, ob ich weiterhin für sie tätig sein will.
5. Rechnungsnummer
Laut Gesetz muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein.
Diese Anforderung habe ich lange Zeit falsch interpretiert. Deshalb stellte ich meine erste Rechnung mit der Rechnungsnummer 1 aus. Seitdem zähle ich bei jeder weiteren Rechnung die Rechnungsnummer hoch.
Den Finanzämtern geht es vor allem um eine eindeutige Nummer. Du musst nur sicherstellen, dass niemals eine Nummer doppelt vergeben werden kann.
Ob du dafür einen Hashwert aus der Kundennummer und dem Datum bildest oder dir Nummernkreise für deine weltweiten Zweigniederlassungen überlegst, bleibt dir als Unternehmer überlassen. In einem Anwendungserlass stellt das Bundesfinanzministerium klar:
„Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine
oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend."
Quelle: Bundesfinanzministerium.de, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 19. Dezember 2016, Seite 479
Zunächst dachte ich ebenfalls, dass auf keinen Fall eine Lücke zwischen zwei Nummern entstehen dürfte. Wie du siehst, sind meine beiden Vermutungen falsch.
Bis ich mir ein besseres System überlege, führe ich weiterhin eine Excel Liste, in die ich alle ausgestellten Rechnungen mit Rechnungsnummer und Datum eintrage. Später ist diese Tabelle meine Ausgangsbasis, um meine Einnahmen zu errechnen.
6. Umfang, Art und Zeitpunkt der Leistung
Jedem Rechnungsposten musst du eine Zeilennummer voranstellen. Danach musst du Art, Umfang und Zeitpunkt der Leistung beschreiben. Gewünscht sind handelsübliche Bezeichnungen, wobei diese Definition etwas Gestaltungsspielraum zulässt.
Ganz wichtig ist außerdem, dass du den Einzelpreis angibst sowie den Gesamtpreis.
7. Rechnungssumme und ausgewiesene Mehrwertsteuer
Auf der Rechnung musst du eine Gesamtsumme ausweisen und die Steuern, die du abführen musst.
Im Gesetzestext steht „(das) nach Steuersätzen ... aufgeschlüsselte Entgelt für die ... Leistung".
Bei Rechnungsbeträgen unter 150 Euro gelten vereinfachte Regeln. Ich würde trotzdem immer eine Rechnung ausstellen, die den maximalen Anforderungen genügt. Wozu solltest du dir das Leben noch komplizierter machen.
8. Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Als DJ wirst du fast nur steuerpflichtige Umsätze machen, für die ein Steuersatz von 19 % gilt.
Falls du die Kleinunternehmer-Regelung nutzt, darfst du keine Mehrwertsteuer in deinen Rechnungen ausweisen.
Was muss auf einer Rechnung für Kleinunternehmer stehen?
Als Kleinunternehmer musst du in deinen Rechnungen unbedingt auf die Kleinunternehmer-Regelung nach Paragraf 19 UstG hinweisen. Zum Beispiel kannst du diesen Satz verwenden:
„Kein gesonderter Ausweis der Umsatzsteuer, Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz"
Wie soll das Geld bezahlt werden?
Auf deinen Rechnungen musst du keine Bankverbindung angeben. Und die Rechnung musst du nicht zwingend unterschreiben.
Wobei die Bankverbindung natürlich trotzdem wichtig ist, weil du dein Geld sonst nicht bekommen kannst.
Unterschrift
Mit deiner Unterschrift machst du aus dem Stück Papier ein Geschäftsdokument. Falls du die Rechnung ausdruckst und deinem Kunden übergibst, solltest du die Rechnung unbedingt unterschreiben.
Wenn ich mit meinen Auftraggebern ausgemacht habe, dass ich das Geld gleich bar am Abend erhalte, ersetze ich den Überweisungshinweis durch folgende Zahlungsbestätigung „Rechnungsbetrag dankend bar erhalten".
Sind Rechnungen per E-Mail erlaubt?
Doch wie funktioniert das bei einer Rechnung, die du per E-Mail verschickst? Lange Zeit hatte ich ein komisches Gefühl dabei, ob das Finanzamt solche Rechnungen anerkennen würde.
Elektronische Rechnungen werden mittlerweile ohne Unterschrift anerkannt, auch wenn du sie zum Beispiel als PDF-Datei per E-Mail an deinen Auftraggeber schickst.
Das war früher nicht möglich, weil das Internet als sehr unsicheres Übertragungsmedium gilt. Deshalb wurden lange Zeit nur digital signierte Dokumente anerkannt.
Seit dem 1. Juli 2011 ist diese Regelung sehr stark vereinfacht. Jetzt reicht es aus, wenn dein Kunde den Inhalt deiner Rechnung prüft und bezahlt.
Weil niemand falsche Rechnungen bezahlen würde, geht das Finanzamt davon aus, dass „... die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts ..." (Quelle: Bundesfinanzministerium.de) deiner Rechnung in Ordnung sind.
10 Jahre gesetzliche Aufbewahrungspflicht
Am besten druckst du deine Rechnung zweimal aus. Ein Exemplar bekommt dein Kunde und ein Exemplar legst du in deiner Buchhaltung ab.
Denke daran, dass du Rechnungen und Geschäftsunterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahren musst.
Falls du auf deinen Ausdruck verzichtest, solltest du diese Rechnung unbedingt mehrfach sichern. Hier findest du meinen Blogpost, wie wichtig eine Datensicherung ist. Das gilt eben nicht nur für deine Musik als Geschäftsgrundlage, sondern auch für alle geschäftlichen Unterlagen, die du nur digital besitzt.
Wann ist eine Rechnung GoBD konform?
Vielleicht hast du in diesem Zusammenhang schon einmal gehört, dass Buchhaltungssoftware damit wirbt GoBD konform zu arbeiten. Aber was heißt das genau?
Für die Erklärung müssen wir etwas ausholen. Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".
Ich kenne GoDB auch als Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Unter anderem wird dort geregelt was du beim Rechnung schreiben zu beachten hast. Und wie du deine Buchhaltungs-Unterlagen über 10 Jahre aufheben musst.
Im Falle einer Betriebsprüfung musst du die elektronische Rechnungen wieder lesbar machen können. Wird das bei Word, Excel, PDF noch funktionieren, wenn du in ein paar Jahren eine andere Software verwendest?
Denke daran, im Jahr 2032 wird dein Betriebssystem ungefähr zehn Versionen weiter sein? Und ich bin gespannt, ob ich meine archivierten E-Mails überhaupt noch lesen kann.
Noch mehr Tipps für dein DJ Business
Die geschäftliche Seite ist eine wesentliche Säule, wenn dein DJ Business Spaß machen soll. Die kostenlose Rechnungsvorlage soll dich dabei unterstützen und dir Zeit sparen. Die fertige Rechnung kannst du einfach ausdrucken.
Oder du nutzt fürs Rechnungen schreiben deine Office-Programme wie Word, Excel oder OpenOffice um daraus eine PDF Rechnung zu erzeugen. Die kannst du deinem Kunden anschließend per E-Mail zuschicken.
Hier findest du weitere Tipps:
Hast du weitere Tipps, um Rechnung auszustellen? Oder hast du eine Frage zur Rechnungsvorlage? Schreibe bitte einen Kommentar, weiter unten.
