Was passiert hinter den Fassaden, nachdem die Bestellung im Onlineshop eingegangen ist? Diesem Thema widmet sich der folgende Artikel. Denn mit den richtigen Prozessen hinter den Kulissen kann Zeit und Geld gespart werden. Beispielhaft wurde der Prozess vom Onlineshopsystem shopcloud.io herangezogen, um das Onlineshop Management vorzustellen.
Der Prozess
Der Prozess nach dem Bestelleingang ist im wesentlichen in die folgenden 4 Schritte eingeteilt.
Bestelleingang
Über einen Bestelleingang kann der Shopbetreiber jeder Zeit per Email benachrichtigt werden. Außerdem wird im Administrationsbereich die Anzahl der eingegangenen Bestellungen konstant angezeigt.
Bestellungen checken mit visueller Prüfung
Zahlreiche Onlineshop legen Wert auf die visuelle Überprüfung aller Bestellungen. Es gibt zahlreiche Gründe, warum eine Bestellung nicht ausgeliefert werden soll.
- Doppelte Bestellung
- Unrealistische Mengen
- Falsche Kreditkartendetails
- Fake Bestellung
Damit die Überprüfung der Bestellung entsprechend wenig Zeit in Anspruch nimmt, sollten alle wichtigen Informationen in einer Übersicht dargestellt werden. Im folgenden Beispiel gibt es vier Bereiche. Im ersten Abschnitt werden alle Informationen zum Kunden dargestellt. Im zweiten und dritten Abschnitt sind alle relevanten Informationen zur eingegangenen Bestellung abgebildet. Zudem ist die komplette Historie aller Informationen, die bereit vom Shop an den Kunden gegangen ist, aufgelistet. Im letzten Bereich stehen alle möglichen nächsten Schritte mit dieser Bestellung zur Auswahl.
In der Regel wird die Bestellung als „plausibel" freigegeben und gelangt zum Warenausgang.
Der Warenausgang
Der Warenausgang wird in der Regel von Logistikmitarbeitern bedient, und kann in der Referenzsoftware shopcloud durch entsprechende Mitarbeiterberechtigungen organisiert werden. Somit können Mitarbeiter in der eingeschränkten Softwareumgebung relevante Aufgaben prozessorientiert abhandeln.
Im Warenausgang werden folgende Dokumente automatisiert vom System erstellt und für den Druck vorbereitet:
Rechnung und Retourenschein werden im Lager gedruckt und in die Bestellung gepackt. Der Kommissionsschein dient in erster Linie dem Mitarbeiter beim Packen des Paketes, kann aber auch der Bestellung beigelegt werden.
Optional kann das Picken der Bestellung selbstverständlich auf Wiedervorlage gelegt werden, wenn beispielsweise Ware nicht auf Lager ist. Mit einem Klick können automatisiert die Informationen zur Lieferverzögerung versandt werden. Sobald die Ware wieder auf Lager ist, erscheint die Lieferung wieder im Warenausgang, und somit auf der Todo Liste der Mitarbeiter in der Logistik.
Tagesabschluß
Nachdem die Pakete erfolgreich gepackt wurden, erfolgt die Übergabe an den Frachtführer. Der Tagesabschluß erfolgt täglich zu einer vorab definierten Zeit. Alle Pakete, die bis zu diesem Zeitpunkt fertig gepackt wurden, werden nun an den Versanddienstleister gemeldet und zur Abholung bereit gestellt.
Übersicht
Der komplette Prozess zum Managen der Bestellung ist nochmals in der folgenden Grafik übersichtlich dargestellt.